Se me acumulan los emails en la bandeja: ¿cómo lo soluciono?

Este tema llueva o truene no para de ser uno de los temas sobre los que más me pregunta todo el mundo.

En mi experiencia hay muchas razones por las que una cuenta de correo se empieza a sobrecargar de emails pero:

• (1) Si nunca te han enseñado en una formación propiamente dicha conceptos macro de productividad (y te cuesta diferenciar cosas como una bandeja de entrada de un contendor de información)
  
• (2) O llevas un tiempo no sabiendo exactamente cómo se debería gestionar bien tu email (y mientras pasa el tiempo los emails se acumulan)
  
• (3) O tienes clientes y contactos algo abusivos (tan comunes ahora) que te envían de todo y te exigen respuestas para ya. (Quizás te interese mi artículo sobre cómo organizar clientes).
  
• (4) O tienes tan poco margen que no tienes realmente tiempo para llevar bien tu email con lo que todo se vuelve más urgente y peligroso (tanto como perder clientes)

este artículo te va a encantar.

Vamos a poner reglas claritas sobre la mesa que te ayuden a sufrir menos eso de tratar cada día con tus emails.

1. El email es una bandeja de entrada, no un almacén

A tu cuenta de email, deberías tratarla como a una pista de despegue. Es tan solo para que lleguen emails y se vayan. No es un sitio para dejar nada ahí parado.

A Google, Yahoo, Outlook y compañía les encantaría que hagas con ellos mil cosas más que recibir emails. Así tienen tus datos, pasas tiempo con ellos y te pueden poner toda la publicidad del mundo.

Pero tu obligación es ponerle freno a sus abusos porque tu email profesional necesita estar siempre despejado para funcionar. Igualito que una pista de aterrizaje.

Lo importante para que tu bandeja de entrada siga operativa y puedas tanto notar que hay nuevos correos como controlar la información vieja es que en el buzón solo estén las nuevas y que al descubrirlas te las lleves de ahí.

Así que vete cada día a tu bandeja, coge tus correos, llévate la información fuera y que no te engañen ni Gmail, ni Outlook ni nadie con sus funciones cutres extra. El email es para ir, recoger tu correo y salir.

Pero claro, ese cambio de comportamiento levanta un par de nuevas preguntas. Aún así, no te preocupes, vamos por la buena senda y es más rentable responderlas que quedarse como estabas.

2. ¿Cómo hago para borrar correos?

La clave está en procesarlos.

De hecho a un email no deberías ir nunca a «leer», sino a «procesar».

Procesarlos no es «hacer las tareas», sino despojar a cada email de su contenido hasta poder borrarlo.

Existen bastantes tipos de información que pueden venir en un email y cada tipo de información idealmente tiene que ir a un sitio distinto.

Las tareas van a listas de tareas, la información a contenedores de información (ej: como un número de teléfono se apunta en tu móvil) y así vas despojando a cada línea del email de su valor y lo vas dejando listo para ser borrado.

Si ves que no se te dá bien hacer esto de primeras es normal. Existen un montón de tipos de información y puedes aprender de esto como un Pro en el Curso del Método OSEI, aunque sin él puedes ir probando intuitivamente a hacerlo por tu cuenta.

3. ¿Y no sería mejor guardarlo todo en el correo y así no perder tiempo?

La respuesta es rotundamente no.

Esta etapa a muchos novatos les parece «un sobrecoste».

Pero no almacenes nunca tus emails en tu bandeja de entrada ni concibas tu email como un almacén.

Y la razón de este cambio es que lo que te hace perder más tiempo hoy en día no es pasar unas pocas informaciones de un sitio a otro, sino:

• abrir cada vez el navegador o aplicación,
• esperar hasta que cargue,
• hacer 2 o 3 búsquedas hasta dar con el buen email y luego
• leer 12 líneas (de media) de un email para encontrar esa información.

Un proceso por cierto que en ciertos emails puedes releer hasta 10 o 15 veces (y desgraciadamente no exagero…). 3 o 4 relecturas es casi el lastre normal que te genera un correo que «duerme» tan solo una noche en tu bandeja.

Los 10 segundos parecerán un añadido, cierto, pero son muy muy rentables. Hoy en día 10 veces más tiempo al tener toda esa información apelotonada en el email y con el tiempo aprenderás a sacar solo la esencia y a optimizar este proceso de despojar a cada email de lo importante.

Y lo que es peor: con emails apelotonados pierdes muchísimo control y perspectiva, algo clave si diriges tu propia empresa.

4. ¿Y qué hago con esos emails personales que no debería leer/procesar en el trabajo?

El email pro y el personal JAMÁS deben ser el mismo.

Me da igual la excusa que me vayas a poner. Las he oído todas.

Ninguna comodidad, obligación de trabajo, ni excusa compensa al hecho de que recibas en una misma bandeja de correo los emails del trabajo y personales juntos.

Y para ello quiero que tengas en cuenta 2 casos súper-flagrantes:

• (1) Ir el sábado a tu correo personal y ver un email urgente de un cliente es el mayor fastidia-sábados que existe pero la culpa es TUYA y solo tuya (si lees a tus clientes en un sábado)
  
• (2) El email personal puede tender al caos si quiere (y de hecho es lo normal) pero el profesional nunca. Si están ambos mezclados estás pasando tiempo de empresa en corregir lo personal cada semana.

Tecnológicamente además es facilisimo separarlos.

Y el pre-filtrado de que una dirección tuya reciba solo correos personales y otra solo profesionales es muy útil (como cuando en el supermercado te separan las cosas de nevera del resto).

5. ¿Y si no tengo tiempo para andar procesando los emails?

Entonces deberías replantearte tu función en tu negocio.

En serio, piénsalo. ¿Es necesario para ti tu email? ¿Marca una diferencia si respondes mejor o peor, antes o después a los emails que se te envían?

Si no importa cómo respondas a los emails: mi consejo es que los borres todos (total… ¡no importan!) pero si eres como los demás, tu email afecta a tu productividad y tu productividad es una de las variables más importantes de tu negocio.

A tus clientes no les importa si tienes 10 empleados atendiendo los emails o si tienes 1 pero bueno y productivo, pero a ti sí que te importa porque todos sabemos que la forma de hacer dinero y lograr más objetivos es la segunda.

Si además eres el jefe, tu tiempo tiene valor extra. Así que no lo pierdas. Y una manera de no perderlo es gestionando mejor tus emails. Sentándote un día a aprender mejores técnicas y al siguiente a hacer la transición (del método viejo al nuevo).

Lo que puedes empezar a hacer ya hoy es poner en práctica estas ideas como separar el email profesional del personal y empezar a procesar tus antiguos emails profesionales (hazme caso, ¡todavía te compensa!).

Conclusiones

Estos consejos son un punto de partida pero tener el email a 0 a diario es una tarea totalmente asequible para ti y además muy muy rentable.

La dificultad está simplemente en que no solemos saber cómo hacerlo, y hace falta empezar a hincarle el diente a bastantes nociones y herramientas al rededor de tu correo (porque si no el material se estanca) pero con las nociones correctas, procesar en sí es de lo más facilito de todo.

Lo que necesitamos a menudo es no infravalorar tanto el impacto de un correo que se atasca. ¿Cuantas horas piedes al día en tu correo? ¿Y a la semana? ¿No se merecerá unas horillas y unos eurillos si le damos tanta caña? Para mí cae de cajón, aunque es normal infravalorarlo e ir tirando como tantas cosas que nos «parecen sencillas» de organizarse bien y acabamos haciendo un poco «como salen».

Si quieres aprender a tratar tu email como un profesional recuerda que tengo un curso donde explico súper-clarito el proceso con vídeos explicativos (el curso del Método OSEI). Y si ves que no tienes tiempo pero querrías ponerlo en marcha en tu empresa junto con otras soluciones a medida también puedes solicitar mi ayuda personalizada en una mentoría de productividad.

Y ¡qué leches! A parte de hacerlo bien, tener visión y cada cosa en su sitio es una auténtica gozada empezar cada mañana y que a las 08h10 tu bandeja esté ya vacía y todas las novedades controladas.

¡Que se atasquen otros con sus correos y tú a brillar en lo que te gusta!

Por cierto, ¿qué te ha parecido este tema? ¿Es algo que te resulta práctico? Si quieres que escriba más artículos de este tipo, no dudes en dejarme un comentario abajo mencionándolo y si levanta suficiente interés miraré de organizar siguientes partes. ¡Gracias por estar ahí!