¿Cuál es la mejor manera de organizar clientes y proyectos?

¿Cuál es la mejor manera de organizar clientes?

Seguro que te has planteado alguna vez esta pregunta. De hecho, seguro que ya has probado varias opciones para organizar a tus clientes y proyectos. Y con esto me refiero a tener un sistema (algo más allá de un CRM o una herramienta).

Este mismo caso es el que Nuria (una diseñadora freelance ficticia inspirada en un caso real de mentoría) me trajo un buen día hace un par de años. Hoy con lo que te cuento y con el vídeo de aquí abajo: voy a resolverlo delante de ti.

Pero antes de nada, vamos a aclarar un par de conceptos que trato en el vídeo.

¿Qué es una cartera de clientes?

Una cartera de clientes no deja de ser un registro de tus clientes. En éste, tienes la información de clientes presentes, empresas con las que tienes relación e incluso clientes potenciales (que todavía no lo son).

La función de la cartera de clientes es la de poner en orden todas las características y atributos de tus clientes para exprimir su potencial y que te beneficie a largo plazo.

Las hay básicas o más complejas, eso ya depende de ti.

En las carteras de clientes más básicas tan solo guardas información básica como atributos demográficos, datos de facturación, contacto, etc.

En las carteras de clientes más complejas, suelen permitirte conservar además de lo básico, información avanzada del cliente como datos de comportamiento, motivación junto con datos específicos de compra (qué compró, cuántas unidades, ticket medio, etc).

Como ves, puede ser tan completa como tú quieras si dispones de los datos.

Herramientas para gestionar clientes

  1. CRM (Customer Relationship Management).

Entre las herramientas que puedes usar para gestionar una cartera de clientes, están los CRM. 

Por si no lo sabes, un CRM es una aplicación que se conecta a tus bases de datos para brindar información ordenada de tus clientes.

Esto podría hacerse a base de reglas. 

  • Aquellos que contactaron para x servicio, por ejemplo llamadas telefónicas. 
  • Estos otros que compraron x artículo.
  •  Aquellos que rellenaron el formulario de contacto.

A través de estas reglas puedes obtener información valiosa para diseñar estrategias.

Es decir, segmenta a tus clientes en base a su comportamiento con la empresa.

Normalmente, los CRM son programas de pago.

  1. Otra herramienta sería Excel.

Con un excel puedes exportar e importar la información que quieras y crear reglas.

Rellenar aquellos datos que realmente te interesan de X clientes y llevar un control sobre su comportamiento y acciones.

Un excel es tan moldeable como quieras y se adapta a tus necesidades.

Aunque utilices una plantilla, podrás darle la forma que tú quieras y hacer que se adapte a tus necesidades.

Pero, ¿es esta la verdadera solución al problema de gestionar clientes?

¿Realmente piensas que una herramienta te cambiará la vida?

Para responder a estas preguntas te cuento el caso de Nuria y su problema para organizar clientes, después tú decides. Quizás te identifiques con ella.

Análisis de Caso: Nuria necesita «un Excel gigante» para organizar todos sus clientes y proyectos

Este es el vídeo, pero también te dejo el resumen aquí mismo por si prefieres leerlo.

Nuria siempre anda corriendo de aquí para allá y apagando fuegos con sus clientes.

Hace tiempo que busca organizarse para gestionar su cartera de clientes y no sabe cómo exactamente.

Nuria me pregunta ¿cómo puedo organizar clientes? ¿cómo gestiono todo esto?

Al tener clientes distintos, tiene muchas tareas en paralelo que se cortan y se pisan constantemente.

Más allá de organizar clientes

La pregunta que se me viene a la cabeza y que le hago a Nuria es ¿y realmente vale la pena trabajar de este modo con tus clientes? ¿Sus condiciones son las adecuadas?

Nuria me responde que es un tema que le estresa mucho, no sabe cómo organizarse y su hipoteca depende de sus clientes.

Es decir, se trata de un tema de productividad profesional.

Según mi punto de vista, Nuria tiene 3 niveles de intervención, vamos una por una:

  1. Excel y herramientas para gestionar clientes

Le enseño un Panel de estado, que viene del método OSEI (aquí os dejo más información) es un documento Excel con sus columnas, la información, etc 

¿Por qué no es la solución? Porque se trata de una herramienta para hacer el mismo trabajo.

Cada cliente tiene sus X tareas y esto es imposible de gestionar con un Excel o un CRM. 

Aquí existe un problema organizativo que va más allá del simple hecho de organizar clientes.

  1. Solución parcial estratégica: Renegociar su productividad (feedback con sus clientes, todo se paga y todo está tarificado)

Nuria ya no va a aceptar esa atención constante al cliente, que no la cobra y que al mismo tiempo le da más trabajo que diseñar.

Por eso va a establecer un filtro, lo que sí y lo que no se acepta.

Pero en este caso Nuria continúa reaccionando. Y continúa con un gran volumen de trabajo. 

Nuria está pensando en un excel para organizar sus clientes pero no está pensando en su primer problema, que son sus objetivos.

  1. Solución integral de productividad y ser proactiva

¿Dónde está en su organización de todos los días el “tengo que pagar una hipoteca”?

¿Dónde está en su organización de todos los días el “voy a tener una estrategia para conseguir que con mi trabajo todos mis problemas personales y mi situación financiera esté resuelta”?

Eso no figura ahí y es un fallo en la organización de Nuria.

Por eso, la solución normal en productividad es disponer de unas cuantas (pocas) herramientas y muy bien elegidas, funcionando como un engranaje.

Esto, empezando por los objetivos y estrategia, su consecución e infraestructuras es lo que enseña el método OSEI.

Son unos principios muy básicos, pero esto sí que tiene en cuenta el problema principal de Nuria, que es pagar su hipoteca y cubrir sus gastos. 

Con cada tarea que haga para sus clientes, hará avanzar sus objetivos.

Técnica para organizar clientes

Otra técnica que le comento a Nuria y que resolverá el problema de tareas para sus clientes es apuntar a menos del 100% de carga todos los días.

¿Cómo se hace esto y por qué?

Porque si apuntamos al 100% de carga, cada día que tengamos un poco más de trabajo que el resto de los días,  nos vamos a saturar.

Cada día que tengamos más trabajo de lo previsto, generamos un extra sobre el día siguiente y esto hará que vayamos pagando intereses de nuestro propio trabajo.

Se trata de un esquema deficitario.

En cambio, si apuntamos al 80% de carga, utilizamos los días tanto buenos como malos para hacer crecer nuestra empresa.

Aprendes herramientas, te formas, utilizas programas y cada vez te cuesta menos servir a cada cliente.

La decisión de Nuria en cuanto a su problema

Nuria elige hacer una mentoría de productividad, y aplicar el principio de carga máxima al 80%.

¿Cuánto le cuesta a Nuria este tipo de trabajo?

Balance de costes y beneficios de Nuria

-Costes

  • Se ha gastado el precio (150€) y 1 hora de consultoría

-Beneficios 

  • Resolvió su duda inicial, vio qué podía hacer un Excel y pasó página.
  • Se ahorró la creación del Excel y los test.
  • Nuria mejoró notablemente su estrategia de organización de clientes.
  • Nusia se lleva un plan de organización
  • Se lleva las herramientas y los recursos aplicables a otros puntos.
  • Se lleva una ilusión renovada.

Conclusión

No te dejes limitar por una mala organización. No pierdas la ilusión por ello.

Puede que no conocieses este tipo de ayuda antes pero no tiene sentido trabajar frustrado ni perder una gran cantidad de horas por mala organización cuando podrías estar brillando en lo que se te da mejor.

Corregir este tipo de problemas de negocio con la ayuda indicada es más fácil de lo que crees y espero que hayas aprendido del caso de Nuria.

Si te identificas, te propongo que realices una auditoría de productividad conmigo, estoy seguro de que podré ayudarte.

Mi auditoría es una vídeoconferencia en la que evalúo tu productividad a base de preguntas y pidiéndote acciones simples. Lo único que tienes que hacer es «responderlas lo mejor que sepas» y obtienes tu resultado en menos de 1h.

Obtendrás recomendaciones concretas y accionables que te quiten todas esas barreras que, como a Nuria, te puedan alejar cada día de tu objetivo.

Aquí tienes toda la información.

Si tienes alguna duda, te espero en comentarios 🙂

Iago Fraga

Iago Fraga

Soy consultor, mentor y formador en productividad. En este blog encontrarás la ayuda necesaria para ser más productivo y eficaz

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4 comentarios

  1. Hola Iago. Al final dice de ir a iagofraga.com para reservar pero no veo donde reservar. ¿Podrías decirme donde se hace?

    (Soy la misma Laura que por whatsap)

    ¡Muchas gracias!

    • Hola Laura, mea culpa, en el vídeo no queda muy claro pero aún no se puede (pero se podrá muy pronto, un par de semanas).

      También te hemos respondido por whatsapp (disculpa que no fuese antes, pero en fin de semana no trabajamos).

      Si estás inscrita al boletín, ya te avisamos nosotros en breves y pondremos el link directamente allí.

      ¡Un saludo 😀 !

  2. Cada vez me gustan más tus vídeos Iago.
    Deseando hacer el cusro en cuanto pueda.

    Gracias por tanto contenido educativo y de calidad!

    • ¡Gracias a ti, Ernesto!
      El curso te va a encantar, seguro.
      Pero como suelo decir «no esperes a tener tiempo para hacerlo, hazlo porque con él tendrás tiempo» ;).

      Un saludo

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