¿Cómo administrar mi tiempo?- La guía definitiva

Si me he decidido a crear una guía sobre administración del tiempo es porque todos, del primero al último, hemos empezado por ahí: por querer administrar nuestro tiempo un poco mejor.

Ahora bien, para que yo y tantos otros hablemos de productividad personal y no de administración del tiempo, algo ha debido de pasarnos a todos en el medio para haber cambiado tanto el discurso.

Y esto incomoda, porque, cada vez que te lees un blog de productividad personal es como llegar a una conversación empezada en la que todo el mundo habla de mil cosas raras excepto de lo básico: ¿cómo administro yo mejor mi tiempo?

Así que para que las cosas queden claras, esta guía pretende darte una visión de conjunto etapa por etapa de cómo puede una persona normal lograr eso que comúnmente llamamos «administrar mejor nuestro tiempo» y por qué, ahora todo el mundo habla de la susodicha productividad personal.

Vamos a ello.

¿Cómo administro yo mejor mi tiempo? Recolocar tareas no basta

Como tú probablemente ahora mismo, muchos hemos empezado intentando «administrar mejor nuestro tiempo» en alguna ocasión.

Nos hemos sentado frente al problema, lo hemos mirado y remirado y en vez de pasar a otra cosa hemos roído el hueso hasta llegar a una conclusión.

Y es que, verás, la administración del tiempo parte de la idea un tanto dudosa de que basta con recolocar tus tareas y organizarte un poquito mejor para que te dé tiempo a hacerlo todo.

Imagina tu agenda:

Pues intentar administrar el tiempo es como intentar jugar al Tetris con tu agenda:

Que te esmeres por colocar bien tus tareas no está mal pero, tiene un grave inconveniente si pretendes que esta técnica te baste para organizarte.

¿Qué inconveniente? Uno muy simple. Cuando intentas organizar tu agenda, se dan dos casos posibles:

• Que haya menos tareas que tiempo disponible. En este caso no hay problema. Recolocarlas es suficiente para que entren todas.
• Que haya más tareas que tiempo disponible. Caso en el que limitarte a recolocar no sirve para cubrir todo.

Desgraciadamente, la mayoría del tiempo nos vamos a encontrar en el segundo caso. Con más cosas que hacer que tiempo para hacerlas, por lo que debemos gestionar estas tareas.

¿Entiendes ahora por donde va la idea?

Se necesita una alternativa a recolocar tareas

Recolocar las tareas, moverlas al sábado o ponerlas en el lunes a mediodía no es la solución. No existe ninguna organización que te permita encajar 26 horas de tareas en un día de 24.

Además, «recolocar» es una mecánica centrada en hacer todo, algo que los expertos estamos cada vez más convencidos de que no solo es imposible sino que es una muy mala estrategia (¡una pérdida de tiempo gigante!).

Pero claro, esto que te acabo de decir no te resuelve el problema.

Sigues teniendo las mismas tareas, mañana va a ser un día agotador y te sigue faltando una solución. ¿Me equivoco?

No te preocupes. Afortunadamente, no nos hemos parado ahí. Existe solución y vamos a ver cómo se hace.

¿Qué alternativas existen a la administración del tiempo?

A ver, volvamos a la agenda:

Por el momento, seguiremos suponiendo que el objetivo es que entre todo pero tenemos claramente más cosas que tiempo para hacerlas. ¿Qué podemos hacer?

Las 3 grandes estrategias de administración del tiempo

Las ideas disponibles en grandes líneas se reducen a las 3 estrategias siguientes:

1. Puedes trabajar más horas al día (más espacio)
2. Puedes intentar que cada tarea te lleve menos (eficacia)
3. Puedes eliminar unas cuantas tareas (reducción de carga)

Bien, estas ideas hay que traducirlas en acciones concretas para cada situación pero son estrategias que, combinadas, ya pueden llegar a donde la administración del tiempo no llega. Es decir, a que seas capaz de hacer todo lo que te propongas hacer.

¡Genial! ¡Victoria! ¡Eureka!

¿Eso es todo? Espera, ¿por qué queda más de medio artículo si ya «hemos resuelto el problema»?

Pues porque, una vez más, los expertos de productividad personal no se han parado ahí (¡por suerte!).

La alternativa inteligente: ¡nunca se trata de hacerlo todo!

Una vez que llenas toda tu agenda (reduciendo tareas, eliminando algunas innecesarias y trabajando un par de horas más al día) vas a llegar a la mayor conclusión que puede llegar un ser humano en productividad: ¿para qué rayos estoy haciendo horas extra, trabajando tanto y completando tantas tareas?

¿Era realmente el objetivo hacerlo todo? No.

¿Cuál es el objetivo entonces? Avanzar, sacarle el máximo partido a tu vida, hacer cosas que te llenen, lograr lo que te propones, pero desde luego no limitarte a hipotecar todo el tiempo de tu agenda para hacer cualquier tontería que se cuele en tu lista de tareas.

Tu agenda es mucho más que una «herramienta de organización«. Ten cuidado porque el caso aparentemente ideal de que te dé tiempo a hacer todo, desde el punto de vista de disfrutar la vida, puede ser el peor caso posible (si lo que te has comprometido a hacer son obligaciones tediosas y que en realidad no quieres hacer).

Echarle horas vs avanzar (¡ya no son lo mismo!)

Además, la forma en que trabajamos ha cambiado. Puede darse la paradoja (y de hecho es lo más frecuente) que cuando más sobrecargado estás y más trabajo haces menos avances en lo que te interesa y menos feliz te sientas.

Y entonces, si la solución no es echarle más horas al trabajo y hacer más cosas, ¿cuál es la solución?

Y ahí, amigo mío, es exactamente donde entra en juego la productividad personal.

Productividad VS administración del tiempo

La productividad personal es ante todo una habilidad.

Como el hablar inglés, dibujar pajaritos a mano alzada o hacer unos pasteles tan ricos que provocan una siesta al que se los come.

La productividad es una habilidad.

Y, en concreto:

La productividad es la habilidad de sacarle el máximo partido a tu vida optimizando el uso de tus recursos (tiempo, energía, dinero y demás)

Como ves, hay muchas decisiones que te ayudan a organizarte más allá de tan solo administrar tu tiempo.

Del mismo modo que la habilidad de hacer buenos pastelitos, la productividad se descompone en muchas sub-habilidades (como planificar y programar, ejecutar tareas sin interrupciones, definir objetivos, crear estrategias inteligentes, etc.) pero todo puede agruparse en dos grandes componentes:

• La eficacia – Que es ser capaz de hacer lo mejor posible las tareas que te propones.
• La pertinencia – Que es saber hacer todo lo que está en tu mano para estar siempre trabajando en lo que más te aporta.

Ahora te será más fácil ver que, cuando la gente quiere aprender sobre administración del tiempo, la inmensa mayoría están buscando técnicas para hacer todo lo que está apuntado en sus agendas.

Pero el objetivo nunca es hacerlo todo, sino sacarle el máximo partido a tu vida.

Y como no solo es posible hacerlo sin malgastar nuestro tiempo en tareas basura sino que es casi un requisito, qué mejor que empezar desde ya a aprender esa habilidad (la productividad) y no a administrar nuestro tiempo.

Bueno, vale ¡entendido! Pero, ¿con qué acciones concretas puedo ser más productivo entonces?

La idea detrás de la productividad es que te produzcas el máximo valor a ti mismo con el mínimo gasto en tiempo, energías y recursos:

Y aquí es importante entender que toda tarea tiene un gasto en energías y tiempo que puede ser de muy pequeño a muy grande pero no todas las tareas te aportan valor. Todo esto lo puedes encontrar en mi guía «cómo puedo organizarme» y que puedes descargar aquí mismo.

Del mismo modo, hay tareas y objetivos que nunca llegan a tu agenda, que en caso de completarlas te producirían un valor increíble (ya sea porque te hacen feliz, te permiten avanzar en un aspecto de tu vida o te quitan un problema gigante de encima).

Si estás tan ocupado cada semana gestionando tareas basura que no puedes ni levantar la cabeza para ver a dónde quieres dirigir tu vida, jamás saldrás de esa dinámica de hacer tareas basura.

Esta realidad es tan simple como frecuente.

Medidas que puedes tomar (de productividad) para administrar mejor tu tiempo

Ante una agenda llena de tareas como la anterior tienes dos tipos de acciones concretas:

1. Puedes tomar medidas inmediatas o de corto plazo – Como renunciar puntualmente a una tarea importante o adoptar una pequeña optimización o truquito para que te lleve menos alguna tarea.
2. Puedes tomar medidas estructurantes (grandes cambios) – Como el instaurar un filtro para eliminar tareas basura antes de que lleguen a tu agenda, automatizar ciertas tareas y el empezar a trabajar siempre centrado en objetivos (para evitar que pase el tiempo sin que avances en lo que importa).

¿Y cuáles me recomiendas?

Todo depende del tiempo que pongas a tu disposición.

Si estás en un estado de «extrema saturación» puntual las acciones que necesitas son más cortoplacistas. Decide qué tareas no puedes permitirte hacer, intenta reducir el tiempo de algunas, busca cómo delegar si puedes y pospón lo que te puedas permitir posponer.

Si tienes algo de tiempo disponible (margen de maniobra) o tienes la impresión de que llevas más de dos semanas saturado, las acciones que te convienen son las reestructuraciones y los cambios. Alguien que lleva más de 2 semanas en estado de tanta sobrecarga como para no tener tiempo para otra cosa no es que esté «sobrecargado» puntualmente sino que vive sobrecargado.

Es importante diferenciarlo porque si no todos estaríamos tentados a usar truquitos y nunca aprender nada nuevo pero eso es una mala filosofía.

Los truquitos a fin de cuentas funcionan mal, son el último recurso y te salvan hoy para crearte un problema mañana. Si hoy pides un favor para salir de una situación de sobrecarga, la semana que viene vas a estar sobrecargado y deber un favor (o esa es la idea).

A base de medidas inmediatas y truquitos, la semana que viene vas a volver a estar sobrecargado. Y así no hay quién viva.

Los grandes cambios aprendiendo técnicas de productividad personal que estructuren el cómo trabajas, son lo que te va a hacer crecer como persona y ser cada vez más eficiente.

Y lo que es más, una vez que dejes de estar sobrecargado, si sigues invirtiendo tiempo en aprender técnicas de productividad seguirás necesitando cada vez menos esfuerzo para hacer las mismas cosas. La productividad no es solo un «apaga fuegos» sino una habilidad para trabajar inteligente tanto en tu vida personal como profesional hasta donde te apetezca aplicar los principios.

De este modo, incluso cuando dejes de estar «sobrecargado» puedes seguir aprendiendo, creando herramientas, automatizando y aplicando principios de productividad para que cada semana te lleve menos tiempo y esfuerzo el hacer lo mismo. Cada vez tendrás que focalizarte en algo distinto email, objetivos, tareas, estrategias, gestión de notas, etc. Pero las pérdidas de tiempo actuales que tenemos son tan grandes que el margen de mejora es increíble.

Perdemos tanto tiempo actualmente que el margen de mejora es increíble.

Y para eso hay que tener el tiempo de pararse, aprender, construir herramientas, medir en qué vas bien y en qué no, pero, recuerda, todos tenemos el mismo tiempo cada semana. La única diferencia es en qué decidimos invertirlo.

¿Y si estoy tan saturado que no tengo ni tiempo para empezar?

Al principio siempre es un poco más difícil pero, mi recomendación en esos casos sería que

1. Empezases por revisar de tu lista de tareas y eliminases las tareas que definitivamente NO merecen tu atención
2. Luego separa a una hoja las tareas que tienen 0 urgencia (para no distraerte con ellas)

Si no sabes bien diferenciar lo que es una tarea urgente de una importante, te lo explico aquí con todo lujo de detalles.

Con este espacio habrás creado «un margen de maniobra», pero ese margen de maniobra no es para que hagas más tareas de tu lista, sino para que lo inviertas en aprender y aplicar nuevas ideas de productividad. ¿De acuerdo?

El objetivo es que cada vez te lleve menos tiempo hacer lo que haces y tengas más tiempo para abordar y mejorar en aspectos que antes simplemente estabas demasiado desbordado para retocar.

Si te comes el margen de maniobra, volvemos a la casilla de salida.

¡Genial! Por esta vez está bien. Ahora, ¿cómo evito volver a estar saturado? ¿Por qué me recomiendas empezar?

Esa pregunta me la han hecho tantos millones de veces, que he creado la Guía – ¿Cómo puedo organizarme? que justamente te acompaña paso a paso en los primeros pasos. Si no te la has leído aún ¡te la recomiendo una y mil veces!

Te la puedes descargar aquí.

Es cortita, muy visual y muy ilustrativa.

6 ejemplos de habilidades concretas que te van a ayudar con la administración del tiempo

Además, al descargar la guía, empezarás a recibir una serie de boletines por email para llevarte al terreno de lo concreto (mejorando un aspecto a cada vez).

Toda persona productiva debe aprender a (y en el boletín se explican):

1. Crear tu primer sistema de notas (para apuntar, no perder y procesar lo que se te va ocurriendo desde tareas a ideas)
2. Aprender a reducir las fuentes de interrupciones (para trabajar más concentrado)
3. Aprender a hacer un vaciado mental eficaz (para ganar inmediatamente perspectiva)
4. Aprender a marcarte objetivos pequeños y seguirlos de A a Z (desde la idea hasta completar la última tarea)
5. Organizar los archivos de tu ordenador (crearte una base de conocimiento)
6. etc.

La productividad no es algo puntual, sino ir construyendo cada vez algo más eficaz

Como ves la productividad se centra en cada momento en «quitarte un peso de encima» o «darte una solución» para problemas del día a día que nos erosionan y nos hacen perder el tiempo aquí y allí.

Eso sí, para darte consejos sobre planificar, primero tengo que asegurarme de que planificas, para darte consejos sobre la lista de tareas primero tendremos que montar una lista de tareas y para que tus tareas contribuyan a tus objetivos, antes hay que escribir por primera vez tus objetivos. Esas son las cosas por las que este blog, la guía, el boletín y otros soportes tienen tanto contenido.

Hay mil cosas que mejorar y quiero realmente acompañarte paso a paso. En algunos puntos podrás ir más rápido y en otros que se te atasquen agradecerás que haya todos los detalles.

Paradójicamente, a la pregunta inicial de ¿cómo administro mejor mi tiempo? la respuesta es de alguna manera: cada vez teniendo menos cosas que administrar y, por supuesto, no intentando hacer todo lo que te pasa por las manso sino abordando cada vez tareas más y más interesantes para ti.

Los que llevamos mucho tiempo en esto ya trabajamos en afinar y optimizar nuestro método de productividad que es un poco el Santo Grial de la productividad, la herramienta definitiva que tiene en cuenta todas estas cosas sin que tú tengas que reinventar la rueda cada día.

Pero ya hablaremos más de eso en otro momento que, el primer paso para conducir un Ferrari, ¡es aprender a conducir :)!

Conclusión: la administración del tiempo es agua pasada

Y espero que este artículo tan detallado te haya ayudado a entender por qué recolocar tareas no es la solución.

Yo no quiero que dejes de hablar de «administrar tu tiempo» porque esté de moda, sino porque entiendes la nueva dimensión que pone sobre la mesa la productividad y que empieces a introducir cambios más allá de recolocar cosas en tu agenda y sentirte culpable cada semana porque todavía te quedan miles cosas por hacer al acabar el día.

Siempre va a ser así.

Lo que hacemos

Lo que hay que hacer

Siempre vas a tener más tareas en la cabeza que tiempo para hacerlas. Pero lo importante ante esa situación es lo que puedes hacer, las capacidades con las que cuentas y las herramientas de las que dispones para sacarle el máximo partido a cada oportunidad.

NOTA: En este artículo solo quería darte una visión de conjunto pero, nada te impide empezar hoy mismo con los temas que he mencionado. Prácticamente cada gráfico y habilidad que he mencionado tiene un artículo en el blog. Lo digo para que no esperes innecesariamente. Está todo a tu alcance y si no lo encuentras pregunta en un comentario.

Recuerda

• Recolocar elementos en tu agenda y rezar para que te dé tiempo a todo: mal asunto.
• Empezar a tomar decisiones diciendo que no a cosas importantes pero menos que tus objetivos en la vida: ese es el buen camino.
• Para ir desarrollando esas sub-habilidades que te hagan haciendo más productivo (si aún NO estás suscrito): empieza aquí.

¿Te ha quedado claro?

Este es un punto importante y una magnífica ocasión para decirme hola, ya seas visitante habitual o simplemente de paso.

Si necesitas ayuda profesional, tienes a tu disposición mis mentorías de productividad.

Si te ha quedado todo claro aunque sea solo por saludar puedes dejarme un comentario con un «Sí», y si no te ha quedado algo claro: ¡pregunta sin miedo! Normalmente por cada uno que pregunta hay 10 con la misma duda que no se atreven o no se les había ocurrido esa pregunta pero les interesa oír la respuesta.

Así que no dudes. Haz clic en la zona de comentarios, dime sinceramente lo que opinas e intentaré seguir clarificando el tema.

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