Cómo coordinar tus objetivos: La diferencia entre planificar y programar tareas

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Productividad, no es ni más ni menos que el conjunto de conceptos que te permiten alcanzar tus objetivos de la manera más eficaz posible. Como seres humanos perseguimos más de un objetivo, y a todos ellos debemos dedicarles tiempo, atención y recursos para sacarlos adelante.

Pero he aquí el problema, no podemos hacerlos de uno en uno. Por ejemplo, en condiciones normales, no podemos parar de trabajar para aprender inglés intensivamente, o no podemos coger el hábito de hacer deporte en 1 semana (se necesita la constancia de varias).

Coordinar objetivos y sus acciones

Como estamos obligados a convivir con varios objetivos, necesitaremos coordinar sus exigencias. No podemos trabajar en el mismo momento en 2 frentes distintos ni podemos reservarle a cada objetivo más tiempo por separado del que disponemos si sumamos todos los objetivos juntos.

Pues bien, aquí viene la artillería. Para que 2 o más proyectos puedan ocupar tu cabeza tienes que saber coordinar bien cuando llevarás a cabo las acciones de cada proyecto.

Esta coordinación se consigue gracias a primero la planificación y luego la programación.

La planificación

Planificar (= plan, ~estrategia). Sirve para determinar en una semana la cantidad de horas que le atribuyes a cada proyecto. Planificar es hacer una lista, y en esa lista figurará cada proyecto y el número de horas que le reservas para esa semana (Instrumento musical: 8h, Libre: 16h, Deporte: 4h).

La planificación sirve para:

  • Decidir cuánto tiempo dedicamos a cada proyecto
  • Saber cuándo una semana es imposible, antes de que pase
  • Abrir un nuevo proyecto cuando podamos prever disponer de tiempo
  • Saber cuándo un proyecto no va a avanzar (si planificas 0 horas para él)

La planificación no dice qué acciones concretas harás en ese tiempo, sino que indica el tiempo que cada proyecto necesita. La planificación tiene en cuenta el tiempo disponible (¡que varía cada semana!), y te permite ajustar en cada objetivo en función del tiempo del que dispongas.

Una buena planificación te quita mucha presión. Para empezar, todos tenemos demasiados deseos, pero sólo disponemos de un número limitado de horas. Esta vista te hace ser realista: hay que elegir.

Algunas conclusiones rápidas

  • Lo que no haces, o no tienes tiempo para ello o está fuera del plan porque hay algo más importante antes. Y recuerda, lo prioritario es lo importante, aquí tienes explicada la diferencia si dudas entre ambas. En tal caso no es culpa tuya que no avance ese proyecto, simplemente es imposible (¡así que deja de sentirte mal si no puedes con todo!).
  • Una semana no tiene 7×24 horas disponibles, ya que usas unas 8 en dormir y unas 40 o más en trabajar y transportes. Algunas semanas tienes más tiempo disponible que otras. Si quieres las cifras exactas miradas con lupa, este otro artículo te va a encantar
  • Resérvate tiempo libre. Si no lo haces acabarás rebelándote una y otra vez e ignorando tu planificación. Recuerda que todo día debe tener 2 elementos imprescindibles.

La programación

Programación (= programa, ~ruta a seguir). Programar es adjudicar a tus planes, el momento exacto en que harás cada cosa. En tu plan, habías atribuido a cada proyecto un número de horas diferente. «Programar la semana» es traducir esas necesidades en un programa (un horario) que te diga en qué proyecto trabajas cada día.

Programar la semana sirve para:

  • Saber en cada momento qué te corresponde hacer y por lo tanto poder concentrarte sin preocuparte por el resto.
  • Poder dedicar a cada proyecto su lista de tareas, lo cual te evita tener una gran lista con muchas tareas que no es el momento de hacer o no dispones de los medios.
  • Poder usar inteligentemente tu tiempo libre. Porque si hay un concierto en la semana de exámenes finales y te lo puedes permitir, ¡debería ser anticonstitucional que no te organices bien!

Antes de programar a lo loco, igual que con la planificación, debes mirar los compromisos que ya tenías. No programes nada encima de una cita al dentista porque ese tiempo ya está ocupado. Sin embargo, antes o después de la cita, será el mejor momento para programar tareas que se deban hacer cerca.

Algunas conclusiones rápidas

  • Si programas el 100% de tu tiempo disponible, tienes 0 margen de error para imprevistos, no te pases de estricto y asume que dispones de menos tiempo del que pensabas.
  • Si no sigues tu programa puede que seas un poco más flexible, pero desafiando a tu programa no sólo deberás recuperar el tiempo usado en otra cosa, sino que vas a tener que gastar tiempo en reorganizar (a menos, claro está, que hagas menos cosas = menos productivo).

¿Y no es mejor la planificación natural?

Lo que hemos hecho toda la vida (organizarnos como podemos) funciona a veces sí, y a veces no. Eres totalmente libre de organizarte como prefieras pero hagas como lo hagas, todos planificamos y programamos de alguna manera, sólo que si lo haces con consciencia, ahora tendrás tú el control.

Si tu próximo plan falla, es importante ser capaz de reconocer de cuál de las dos etapas vino el error. Y cuando recibas tareas, deberías evitar la tentación de programarlas cuanto antes. Esperar hasta el domingo (o cuando sea que hagas tu programa) por si hubiese tareas más importantes o te apareciese una cita.

¿Qué opinas? ¿Te da miedo todo esto o crees que te puede facilitar el día a día? Estaré encantado como siempre de discutir con vosotros en los comentarios.

Fotografía original de Barry Haynes
Iago Fraga

Iago Fraga

Soy consultor, mentor y formador en productividad. En este blog encontrarás la ayuda necesaria para ser más productivo y eficaz

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16 comentarios

  1. Interesante el blog, gracias. Algo muy importante que habría que tomar en cuenta es la EVALUACION. Nos ayudara a mejorar en lo que se haga posteriormente en la futura planificación.
    Seria necesario tener también un glosario de las palabras que se usan en planificación. Distintas herramientas que se utilizan en la planificación: Estrategia, programación, organización… y otros relacionados.
    Gracias a todas y todos por compartir sus comentarios

    • ¡Gracias por el aporte, Carlos!

      En mi experiencia con la web, los glosarios acaban teniendo más bien pocas visitas y los que he tenido los he ido quitando pero, a día de hoy, lo que sí sigue en pie es este índice con 100 temas / conceptos que explico cuando explico productividad (y muchos de ellos son conceptos o principios de los que tengo algún contenido profundizando en ese tema).

      Te lo paso por si te ayuda y no sabías que existía: https://iagofraga.com/temas-productividad-personal/

      ¡Un saludo y muchas gracias 🙂 !

  2. Lago

    Tiene algun ejemplo de como organizar las planeacion y la programacion?

    Se que propones varias herramientas para esto, cual recomienda? Es posible que comparta alguns idea de como implementar su uso?

    Felicitaciones por el blog

    Un saludo

    • Hola Mauricio,

      Como señalo en el artículo: siempre primero planea (es decir, escoge qué grandes bloques harás) y luego programa (atribuye tiempos y horas a cada actividad). Puedes hacer ambas cosas el domingo cada semana para la semana que viene por ejemplo.

      En cuanto a herramientas, no necesitas nada especial para planificar (una hoja y un papel con tu lista de tareas basta mientras tengas claro de cuanto tiempo más o menos diposnes esta semana). Simplemente toma tareas hasta que ya creas que no podrás hacer más (y aún así es bueno dejarse un margen grande, 30-40% de tiempo libre al principio como mínimo). Con respecto a la programación cualquier herramienta de calendario vale (como Google Calendar) para las citas con hora y fecha exacta. El resto de tareas con tenerlas en una lista «para esta semana» llega.

      ¡Un saludo!

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