Guía completa – Productividad personal desde cero

Este artículo forma parte de mi guía de productividad personal para principiantes. Puedes encontrar más guías y artículos destacados usando la función de búsqueda en al pie del blog buscando «guía».

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Antes de nada, quiero mencionar que esta introducción está verdaderamente dirigida a todos aquellos que quieran poner bases sólidas a lo que saben de organización personal.

Parto del principio de que nadie es totalmente novato aunque esta guía retoma explicaciones claritas de productividad personal desde el principio para quien las pueda necesitar (tanto intermedios como principiantes).

Además, aprovecho para señalarte que he escrito un libro (La revolución productiva) donde detallo en más de 100 páginas cada una de las preguntas y etapas típicas que tiene una persona desde que quiere organizarse hasta que tiene un método en marcha y que funciona. Esta guía la he escrito para los que buscan una versión gratuita, más corta o los que tienen dudas pero para los que lo que quereis es detalle, entrar en materia desde el principio o simplemente os lo podeis permitir el libro es la explicación más completa y estructurada

Dicho esto, vamos al tema y no dudes en revisitar este contenido si algún día estás un poco perdido. Recuerda que cuanto más sólidas sean tus bases, más alto podrás construir sobre ellas.

Productividad personal: definiciones y diferencias

Lo primero de todo es definir la productividad personal. Ya de entrada te aviso que no es fácil. Muchos «avanzados» descubren tras años en el asunto que se han perdido una parte importante de las mejoras posibles que podrían haber implementado por haberse basado en una mala definición inicial.

Por eso, para entender exactamente lo que es la productividad personal, necesito asegurarme antes de que dominas un par de definiciones estrechamente relacionadas. En cuanto sepas ponerles nombre y diferenciar cada cosa, te va a resultar mucho más fácil saber qué forma parte y qué no de la productividad personal.

Eficacia

La eficacia mide el éxito que tenemos en una tarea puntual y perfectamente acotada.

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Por ejemplo, si un jugador de baloncesto lanza un triple y lo mete, diremos que su tiro ha sido eficaz. Si no lo mete, diremos que su tiro no ha sido eficaz. En este caso la eficacia es de sí o no, pero a veces la eficacia es parcial. Por ejemplo, un medicamento que ha curado a 4 de cada 5 paciences ha tenido una eficacia del 80%.

Insisto, la eficacia es tan solo la medida del éxito y nada más. Para matar a una mosca, tanto un matamoscas como una bomba nuclear son medidas que podrían ser eficaces porque pueden puntualmente conseguirlo. Aunque, como es evidente, si apuntas mal con el matamoscas, puede que no tengas éxito y que por lo tanto el intento no sea eficaz.

Esto pone de manifiesto una cosa clave y es que la eficacia solo puede medirse tras la realización de una tarea. No puedes saber nunca antes si algo será o no eficaz, sólo puedes basarte en el pasado. Asegúrate de recordar bien esta regla o acabarás confundiendo eficacia y eficiencia.

Eficiencia

La eficiencia mide la relación entre lo mucho que alcanzamos el objetivo y los recursos que hemos usado para alcanzarlo.

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Por ejemplo un coche que consume 5.5 litros de gasolina para recorrer 100 km es más eficiente que uno que requiere 7.5, porque el primero necesita dos litros menos para hacer lo mismo.

La dificultad de diferenciar eficiencia de eficacia viene de que, a menudo, medimos la eficiencia media a través de la eficacia pasada. Es decir, si un jugador de baloncesto ha metido 4 de 10 triples tendemos a decir que tiene una eficacia del 40%. En realidad, no deberíamos. La eficacia de un motor es calculable, la de un humano, no. Que el jugador haya hecho hoy el 40% no quiere decir que mañana no meta el 50% o el 0% de lo que lance. Por eso la eficacia solo tiene sentido en cosas calculables, muy estables o a posteriori.

La eficiencia, no obstante, tiene la ventaja de que permite comparar elementos sacados de condiciones diferentes. Piénsalo con un vendedor en una empresa, por ejemplo. Puedes comparar la eficiencia de dos vendedores aunque no trabajen el mismo tiempo. Un vendedor será el doble de eficiente que otro tanto si vende el doble en el mismo tiempo como si vende lo mismo que el otro trabajando a media jornada.

Organización personal

La organización (personal) son todos los procesos, habilidades y medios que ponemos en marcha con el fin de ser más eficaces y más eficientes.

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Una herramienta de organización personal es por ejemplo una agenda. Puedes instaurar una agenda como herramienta de organización, entre otros, para lograr hacer todas tus tareas. El hecho de tener una agenda te permite no olvidarte de ellas contribuyendo a que las acabes haciendo. La agenda aumenta tu eficacia si además de hacer las que hubieses hecho sin agenda, logras evitar olvidar algunas gracias a ella. Conclusión, el que tiene agenda puede acabar siendo más eficaz. De la misma manera si, te ayuda a hacer las mismas tareas que sin agenda, pero a perder menos tiempo identificándolas serás más eficiente (por gastar menos tiempo en lo mismo).

Y ahora sí, ¿qué es la productividad personal?

Productividad personal

La productividad personal es la combinación de eficacia haciendo lo que te propones y pertinencia proponiéndote solo lo que realmente te importa.

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¿Qué quiere decir esto? Pues que la productividad personal va un paso más allá de las 3 definiciones anteriores porque incluye la noción de pertinencia de lo que haces. Una tarea solo puede ser productiva si contribuye efectivamente a tus objetivos. Podrías ser eficaz en una tarea (porque la logras), podrías ser eficiente al hacerla (porque te llevase poco tiempo, por ejemplo) y podrías estar muy bien organizado (poniendo los medios para asegurar que sale bien) y seguir aún sin ser productivo. Si la tarea que has acabado no contribuye para nada a tus objetivos, da igual que la hayas hecho perfecta. Tu productividad ha sido nula.

Nuestros objetivos a veces están difusos, los perseguimos mal, partimos de supuestos sin verificar o simplemente nos dejamos llevar por la rutina haciendo que acabemos trabajando todo el día en una cantidad ingente de basura que no aporta nada. La pregunta de oro a hacerse aquí es: ¿cuántos puntos consigue un jugador que marca el 100% de las canastas que tira y que hace 20 lanzamientos en la canasta equivocada? Cero. Exactamente cero. Ha sudado, ha corrido, se ha estresado, ha empujado al adversario, ha perdido energías e incluso las veces que encesta no consigue ni un mísero punto. ¿Por qué? Porque en todo el partido no ha apuntado ni una sola vez a la canasta correcta.

Por lo tanto, es imprescindible entender que la productividad requiere una doble dimensión de eficacia completando tus tareas y (tanto o más importante) pertinencia afrontando siempre única y exclusivamente aquello que te hace avanzar hacia tus objetivos.

Recapitulando

  • Eficacia es lograr tu objetivo
  • Eficiencia es hacerlo con cuantos menos recursos posible
  • Organización personal son las medidas que pones para mejorar los resultados de tu trabajo
  • Productividad personal son las medidas que contribuyen a que seas eficaz y que lo que haces sea pertinente. Y en la práctica, como no tienes recursos infinitos, exige que seas eficiente.

Productividad personal: la visión de conjunto

Ahora que tenemos claro que la productividad personal no es solo ir más rápido y producir más en menos tiempo, hablemos de lo que puedes cambiar tú en tu día a día para ser al fin del día más productivo.

Lo que pretendo hacer ahora es darte una visión de conjunto de los principales aspectos de la productividad. Es relativamente fácil perderse en cuestiones abstractas y quiero que seas capaz desde este momento de asociar rápidamente a cada aspecto de la productividad las cosas concretas que puedes cambiar tú al respecto. Por lo que a cada categoría que voy a presentarte le he asociado un ejemplo práctico. Los ejemplos, que son artículos del blog, no te los pongo necesariamente para que lo leas ahora mismo (que estás empezando y quiero que adquieras primero la visión general), pero no pierdas de vista que todo esto no es «bla bla» abstracto sino que estamos hablando de cosas reales que luego aprenderemos y aplicaremos realmente en el blog.

Vamos con las categorías. Aprender productividad personal es en realidad aprender de:

Objetivos

Objetivos

La primera cuestión en la que puedes ganar el máximo de productividad con un esfuerzo relativamente pequeño, es estableciendo tu primera lista de objetivos personales. A veces no es tan fácil porque implica decidir. Definir lo que quieres es en parte renunciar al resto. Pero los beneficios son gigantes y una vez que empiezas te preguntas qué hacías hasta ahora sin ningún tipo de lista de lo que quieres perseguir en tu día a día. A partir de ahí aprender de objetivos es mejorar cada vez más esa definición con todas las sutilidades que irás aprendiendo.
Ejemplo de técnica: Objetivos nobles, objetivos lastre

Estrategias

Estrategias

Los objetivos no se consiguen solos. Para alcanzarlos lo primero que hace falta es idear una estrategia y esto también se aprende. Las primeras cuestiones que aprendemos en productividad sobre este tema son el descubrir qué forma tiene una estrategia, el crear planes factibles y el reaccionar ante imprevistos. Lo más gratificante de crear tus primeras estrategias es que empiezas a ver que de lo que ayer eran objetivos abstractos, casi irreales solo te separan un puñado de tareas.
Ejemplo de técnica: Qué hacer cuando no sabes por dónde empezar (aprender a diseñar estrategias)

Disciplina y mentalidad

Disciplina

Tendemos a pensar que el miedo, la memoria, la falta de hábitos, la falta de constancia y muchos elementos más son cuestión de nacimiento: o los tienes o no los tienes. Pero no es verdad. La verdad es que el miedo se reduce con análisis y garantías, la memoria se entrena, los hábitos se adquieren y la constancia se incentiva. Aprendiendo productividad acabas por demostrarte que puedes influir más de lo que parece en tus propias cualidades. Y acabas volviéndote más sólido y fiable. No porque lo diga yo, sino porque controlarás mejor los riesgos y la perspectiva y acabarás viendo las tareas como retos menos aleatorios.
Ejemplo de técnica: Cómo reaccionar cuando tus propios proyectos ya no te motivan

Prioridades y orden

Prioridades

Hay un mundo de diferencia entre quién sabe decidir y quién hace simplemente lo que le llega. La sensación de tomar las riendas y de priorizar sin miedo es increíble. Para ello hay que aprender los criterios en los que puedas confiar ciegamente porque no olvides que seguimos en el mundo real. Mañana te asaltará de nuevo la rutina y será más difícil mantener presentes tus objetivos recientemente definidos. Aprendiendo de productividad, aprenderás a diferenciar las tareas en que debes cede y hacer lo que no te gusta, de aquellas que puedes desechar para no distraerte de tus objetivos (que son lo que importa).
Ejemplo de técnica: La diferencia entre lo urgente y lo importante

Herramientas

Herramientas

Todo lo anterior no se consigue con magia, sino con cambios bien pensados y a veces con material que te ayude. Para que ese material nos ayude hay primero que enterarse de que existe, hay que saber configurarlo bien y hay que aprender a definir el uso que queremos darle. Este material puede ir desde una agenda a un calendario o a un par de listas de tareas. Y una vez que las pones en marcha todavía puedes ganar mucha más eficiencia aprendiendo a coordinarlas. Cuando haces lo mismo que antes en la mitad de tiempo, entiendes por qué valen la pena sin necesidad de más explicaciones.
Ejemplo de técnica: Trello: aplicación web para gestionar tareas individualmente o en grupo

Planificación

Planning

El lunes que viene por la mañana esto podría ser un bonito recuerdo porque vas a tener que atender a cosas más inmediatas (el trabajo, el teléfono, el email). Digo podría porque existe la posibilidad de hacer que varios proyectos avancen en paralelo planificando bien el tiempo. Por ello en productividad también necesitamos aprender a reservar bloques de tiempo para cada objetivo, a planificar para evitar sobrecargas y anticipar las urgencias (pero no ceder ante todas). Estos malabarismos a pesar de parecer complicados desde fuera son bastante asequibles y te proporcionan una capacidad tremenda de hacer viables tus proyectos. Una vez tienes las prioridades claras aún puedes mejorar tu rendimiento planificándolas bien.
Ejemplo de técnica: Cómo crear un planning eficaz

Realización de tareas

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Entre el momento que tienes una tarea y el momento que la acabas pasan muchas cosas. Aquí no influyen ni los objetivos ni las estrategias, sólo lo bueno que seas haciéndolo. Ahora sí es como el jugador de baloncesto. El mejor en esto es el que mejores triples tira y el que más mete. En el mundo real para acabar tareas hay que saber ejecutar lo que debes hacer y hay que saber nunca estar bloqueado. Hay que salir a correr a pesar de la lluvia y conseguir acabar una presentación cuando tienes pocas energías. Una vez más, en este terreno también hay teoría que puedes aprender y aplicar.
Ejemplo de técnica: Aprende a desbloquear tareas y a trabajar en modo degradado para avanzar pese a los inconvenientes

Siguientes pasos

Ahora que están claras las definiciones y que ya hemos visto ejemplos de aspectos que mejoran nuestra productividad, es hora de ponerse manos a la obra.

Verás, en esto de la productividad la gente no suele hacer las cosas perfectas por sí solos porque se requiere perspectiva, conocimientos y una cierta confianza en que lo que intentas es mejor que lo que tienes. Cuando aplicas lo que acabas de aprender de productividad, con frecuencia te vas a ver contra las cuerdas como un náufrago.

Si a un náufrago que se está ahogando alguien le propone que abra piernas y manos y se deje flotar tranquilamente, lo más probable es que te ignore. Con la productividad pasa lo mismo. La gente que más lo necesita es la que más se está ahogando. Cada brazada que dejan de dar es más agua que se tragan, y cuanta más agua tragan, más miedo les entra.

Parte siempre del principio de que si no haces ya algo que esté descrito en un artículo de productividad es principalmente porque existe alguna barrera natural que lo penaliza. Cambiar de un modo de funcionamiento a otro requiere valentía, requiere confianza y de vez en cuando, requiere tragar un poco de agua. Pero no te preocupes porque esta vez no estás solo.

Lo que te propongo a lo largo y ancho de este blog son precisamente las claves para que no tengas miedo a dejar de chapotear unos segundos y empieces a flotar. Y no porque confíes en mí ciegamente, sino porque pretendo transmitirte las explicaciones necesarias para que acabes entendiendo que flotar es físicamente posible (y no un milagro), que tu cuerpo puede hacerlo, el cómo deberías hacerlo y que incluso si tragas agua durante unos pocos segundos, al cabo de un rato estarás ya en mejor situación que si no hubieses intentado flotar.

A partir de esa primera evolución tendrás la estabilidad de no estar hundiéndote. Y ahí, de nuevo, veremos que lo más productivo es pensar en cómo podemos hacer para nadar, hacer un par pruebas (volviendo a tragar agua) y aprender hasta llegar con suerte, muchos experimentos y algo de agua tragada, a una playa. Llegado a ese punto lo más probable es que ni siquiera necesites a alguien que te explique que es aún posible mejorar tu situación. Te has superado ya dos veces y has experimentado por ti mismo que lo que parecía complicado puede hacerse si sabes lo que haces.

Ahora bien, el primer paso para hacer maravillas es empezar por dejar de ahogarnos con el día a día y conseguir flotar un poco. Eso implica que necesitarás abortar proyectos obsoletos, reajustar en muchos sitios y tomar algunas decisiones. Para guiarte en estas primeras etapas del proceso he creado una serie inicial de 3 artículos prácticos titulada «¿Cómo puedo organizarme?» (y si ya te sientes con más ganas, mi recomendación es atacar directamente La Revolución productiva).

Así que ¡buena lectura! y recuerda: si en algún momento te atascas o te queda alguna pregunta, basta con ponerme un comentario y estoy aquí para responderlo.

Siguiente etapa: ir al artículo «¿Cómo puedo organizarme?»

Iago Fraga

Iago Fraga

Soy consultor, mentor y formador en productividad. En este blog encontrarás la ayuda necesaria para ser más productivo y eficaz

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16 comentarios

  1. ¡Gracias por la guía! A mí me gustaría recomendaros a todos la herramienta Kanban Tool (kanbantool.com/es). Creo que es una de las mejores herramientas de gestión de proyectos personales.

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