Probablemente has llegado a la conclusión de que tu empresa necesita aumentar su productividad. No sé si es porque notas que podría dar mejores resultados o has visto algo en el último balance mensual. Pero lo cierto es que hay periódicamente indicadores que nos confrontan a la realidad y nos hacen sospechar que podríamos estar haciéndolo mejor.
Las pequeñas decisiones de diario se transforman en resultados, los resultados buenos y malos van sumando y restando, y al final de mes llegan los números definitivos.
Así que sí: todo lo que hacemos tanto jefas/es como empleadas/os importa, y para mejorar la productividad de tu empresa vas a necesitar incentivar todo aquello que suma y disuadir todo aquello resta.
Pero si te voy a ayudar en este artículo a que mejores la productividad de tu empresa, primero necesitamos estar de acuerdo en lo que eso significa. Así que:
¿Qué es la productividad empresarial?
La productividad en términos genéricos es:
La capacidad de producir los resultados deseados de manera fiable, sostenible y repetible en el tiempo.
Como la productividad es, ante todo, una capacidad, también es algo que puedes aprender (no se nace con ello).
La única diferencia en tu caso, es que para tu cometido con tu empresa necesitarás aplicar la productividad general (ese arte de producir resultados que vale en casi cualquier contexto) a un dominio en particular: tu empresa.
Eso implica que los resultados deseados (el objetivo) no será el tuyo personal, o el de tu departamento, sino el de tu empresa. Y que los medios de los que deberás disponer (normalmente en tu estrategia) no será solo lo que puedes hacer tú, sino toda la empresa.
Cómo se mejora la productividad empresarial
Mucha gente cree que la productividad en una empresa aumenta de manera pasiva por mejora continua aunque eso es demasiado difuso como para que puedas llevar a cabo acciones concretas y rentables.
Para que te hagas una idea rápido y no te líes con conceptos abstractos, piensa que casi todas las mejoras de productividad tienen un camino parecido:
- Se detecta una anomalía / oportunidad.
- Se diseña un plan de acción o mejora.
- Se implementa.
Con eso teóricamente, tu empresa que antes producía X valor y gastaba N recursos, al final de esta transformación producirá más valor y gastará menos recursos.
Digo «valor» por una razón, aunque si por el momento quieres pensar en que tu empresa producirá más beneficio a final de mes (en euros), por el momento está bien.
¿Qué pinta tiene una mejora de productividad? Un ejemplo concreto
Pues si tomásemos una empresa que vende drones, por ejemplo, un caso concreto de mejora de productividad podría ser el siguiente:
- Detecto que estamos perdiendo mucho dinero al hacer la contabilidad a mano (porque la empresa creció muy rápido).
- Elegimos un programa informático para automatizar la facturación y la contabilidad. Diseñamos un plan de migración (para pasar de hacerlo a mano a hacerlo con el programa).
- El departamento de contabilidad, IT, compras y dirección hacen las tareas. Se pilota el proyecto y logramos empezar a ahorrar 2000€/mes.
Lo que antes me costaba mucho dinero, ahora me cuesta 2000€ menos al mes (porque necesito menos personas para hacer la contabilidad, por ejemplo). Y ahí está mi mejora de productividad: con menos, hago lo mismo (o incluso más).
Técnicas para aumentar la productividad empresarial
Por cierto, a estas técnicas les llamo técnicas, pero no es para que escojas la que más te gusta (1 de ellas), sino más bien consejos y pasos que te recomiendo que apliques en conjunto y no te saltes (es decir, puedes usarlas todas y a menudo será lo mejor).
Veamos las técnicas principales para aumentar la productividad en tu empresa:
Técnica 1 – Define tu perímetro
Voy a asumir que o bien eres empresaria/o y quieres hacer algo para mejorar los resultados de tu empresa o bien eres un mando intermedio (directora de IT, director de ventas, etc.) y o te lo han pedido desde arriba o quieres mejorar los resultados (pero tan solo de tu departamento).
Por eso lo primero que te recomiendo clarificar en tu cabeza es elegir «a qué perímetro» le quieres mejorar su productividad. Puede ser una persona, un equipo, un departamento, la empresa entera u otro.
¿Por qué es importante? Porque si es un departamento dispondrás de los medios, personas y activos del departamento, pero si es la empresa entera tendrás que pensar en todo (aunque seas la responsable de recursos humanos).
Y por cierto: es muy común que te confundan y te intenten engañar. El caso típico es que la dueña de la empresa le pasa al director de recursos humanos «que mejore la productividad (de toda la empresa)» pero le deja entrever al director de recursos humanos que solo puede contar con el presupuesto libre de recursos humanos.
Que no te engañen: si te dan un perímetro más grande del que sueles encargarte, también tienen que darte más recursos (tiempo, personas, presupuesto, etc.).
Técnica 2 – Elige qué rol quieres jugar: Contratar VS Aprender la capacidad
Para mejorar la productividad de tu empresa tienes 2 grandes opciones:
- (1) O bien intentas hacerlo tú (con lo que eso pueda conllevar)
- (2) O bien contratas a alguien como yo (experto en el tema) que lo haga directamente por ti.
Y en el medio de esos 2 extremos hay una gran cantidad (y muy interesante) de opciones híbridas como:
- Formarte – Que es para «hacerlo tú mismo» pero siguiendo una metodología probada (que no debas reinventar)
- Contratar ayuda puntual – Que es para «hacerlo tú mismo» pero te puede resultar muy útil (por ejemplo con auditorías o asesorías) que te desbloqueen si te atascas (porque no sabes ver qué podrías mejorar o no se te ocurre cómo mejorarlo) .
- Las combinaciones que se te ocurran
Inciso: ¿Qué es mejor contratar o hacerlo yo?
La versión rápida: lo que yo recomiendo para todo dirigente de empresa, alto mando e incluso autónomo es formarte para hacer tú la parte más estratégica de la productividad de tu empresa (con ayudas puntuales externas).
¿Por qué? Porque en mi opinión usarás la productividad con tanta frecuencia que te compensa aprenderla a contratarla a cada vez.
Es tan frecuente como que un/a dirigente de empresa o un/a jefe/a de departamento que sea responsable en su trabajo va todos los días a las 9 am a intentar mejorar la productividad de su empresa.
Evidentemente no vas a poder formarte de la noche a la mañana pero, si lo pones en marcha hoy, en días o semanas puedes estar empezando a aplicar los primeros beneficios.
Y por cierto: formarse no requiere un master de 12000€ y 2 años.
En esta misma web tienes un curso de 12h por 299€ o el programa de mentorías en 3 meses. Y ambas empiezan a dar resultados desde el primer contenido que aprendes.
Estamos hablando de presupuestos ridículos para alguien que tiene personas a cargo y que se rentabilizan muy muy fácil (aunque aprovechases tan solo una pequeña parte).
La única excepción – No te formes en productividad si…
La única excepción: cuando estés empezando un negocio, olvídate un poco de la productividad.
En mi experiencia, lo importante en un negocio empezando no es ser más o menos productiva/o, sino conseguir vender algo que la gente compre. O dicho de otro modo: yo no te recomiendo que optimices la productividad de tu fábrica de sombreros, antes de saber si la gente de tu ciudad quiere sombreros.
La productividad es la prioridad de negocios semi-validados, en crecimiento o consolidados.
Técnica 3 – Intentarlo sin formación
Si eres de los que te gustan «hacer las cosas a tu manera» es muy probable que te esté dando vueltas una pregunta especialmente simple pero no por ello menos importante: «Y ¿por qué no lo hago yo sin formarme?»
Y mi respuesta es: adelante. Tienes todo el derecho y no está nada mal si quieres intentarlo.
Como te comentaba antes, simplificando mucho, tan solo necesitas:
- detectar una anomalía / oportunidad en tu empresa,
- diseñar un plan de acción que mejore su productividad
- e implementarlo.
Pero si tu siguiente pregunta es «Bueno, vale. Y ¿cómo detecto una buena oportunidad?» entonces para eso sirve la formación con un programa como el de mentoría empresarial de productividad.
Si no tu única alternativa es intentarlo lo mejor que puedas con la vieja y conocida técnica de «Prueba y error».
Que si no me lo has oído en otras ocasiones, te lo confirmo ahora: efectivamente, «Prueba y Error» es el método más caro y peor que puedes usar en una empresa. Siempre que tengas una alternativa más barata (en tiempo o dinero), úsala porque te compensará.
Técnica 4 – Consigue recursos para mejorar o contratar
Si no tienes ahora mismo los recursos para formarte en productividad ni para contratar ayuda yo me plantearía priorizar primero eso: consigue recursos (ahorra un mes o un par de ellos, consigue financiación o crea un presupuesto y luego inviértelo en esto).
¿Por qué? Primero, porque sin recursos te quitas las 2 mejores opciones de la mesa y, de nuevo, la única que te quedaría es la de «prueba y error». Y honestamente, lo que no pagues con euros, lo vas a tener que pagar con horas (solo que a base de prueba y error gastarás toneladas de horas).
Y segundo porque toda acción de productividad es una inversión. Es decir, cuando detectes una oportunidad de mejora de tu empresa, lo que vas a necesitar a continuación es tiempo y/o dinero para poner en marcha una solución que haga a tu empresa más productiva y rentable. Y si estás sin recursos, entonces no estás para aprovechar oportunidades aunque las detectes.
Así que es mejor conseguir primero los recursos.
Piénsalo así:
- Si un licenciado en derecho que cobra 150€/h se deja 2 meses en montar un proyecto de productividad (le habrá costado 2 * 22 * 8 * 150 = 52.800€).
- Pero si trabaja 1h de lo que se da bien, cobra 150€ y los destina, por ejemplo, en una consultoría de productividad, en 1h tendría las respuestas a las preguntas que le hubiesen llevado muchísimo más tiempo o directamente le hubiesen hecho abandonar.
Ya sé que todo eso depende del precio por hora, de si tiene carga de trabajo o no y de mil factores. Pero la comparación es tan abismal que importan poco los detalles.
Herramientas para mejorar la productividad de una empresa
Aunque las herramientas que pueden ayudar a mejorar la productividad de tu empresa dependerán mucho de la actividad de tu empresa, hay un par de herramientas que valen para todas:
1. Objetivos
Sé que puede sorprenderte verlos como una herramienta, pero es quizá uno de los consejos «más fáciles» de aplicar y a la vez más eficaces en una empresa.
Antes de ponerte a medir o lo que sea, escribir el objetivo de tu empresa y asegurarte de que todo el mundo lo conoce (y comparte) es la mejor herramienta que puedes usar. Así que, en vez de escribirlo en un papel y archivarlo en un cajón difúndelo y ten las charlas que debas tener para que la empresa tenga un objetivo claro y consensuado.
Pon un cuadro en la pared de cada oficina, hazlo aparecer como una diapositiva en cada presentación o lo que quieras. Pero cuando la gente use el objetivo de la empresa (como herramienta para tomar decisiones) todas esas decisiones tendrán mucho más sentido y coherencia en conjunto.
2. Paneles de control
Puedes construir un panel de control manualmente (con diapositivas) o con programas informáticos (google Analytics, por ejemplo, para una página web).
Pero la esencia de un panel de control es permitir en poco tiempo a la persona que lo observa saber dónde estamos con respecto al objetivo y monitorizar el avance de tu empresa.
Por eso te voy a dar 2 reglas que importan mucho más que en qué aplicación o software acabas creando el de tu empresa:
- (1) Usa un panel de control con métricas compartidas y consensuadas (el panel de control de dirección y de informática no debería ser el mismo, pero las métricas de informática que tenga dirección sí debería tenerlas informática en el suyo y vice-versa).
- (2) Mide lo que te acerque o distancie de tu objetivo (y sí, «si el objetivo de la empresa cambia, el panel debe cambiar»).
3. Comunicación y colaboración
Para que un equipo colabore no solo hace falta que «hagan su trabajo», sino que hará falta un gran volumen de intercambios de información, trabajo en equipo y colaboración.
Si detectas que es este área donde tu empresa puede ganar más productividad te animo a que te pongas en contacto con especialistas de la comunicación interna en empresa porque es un mundo en sí mismo, pero aquí tienes un par de claves:
- (1) Cada departamento puede tener unas necesidades diferentes – Típicamente el personal de ventas si hace su trabajo bien estará llamando mucho y los de ingeniería e innovación necesitan (bastantes) reuniones (para definir, pilotar e iterar).
- (2) Comunicar y colaborar es más que hablar y reuniones – Tus empleados se pasarán archivos por email o USB (y comportamientos similares) hasta que les des una solución mejor. Piensa menos en herramientas ideales y más en facilitarles lo que ahora hacen «en precario».
- (3) Las empresas son entes vivos y sus necesidades evolucionan – Así que ni te obsesiones una solución perfecta para hoy (porque evolucionarás) ni con pensar demasiado en el futuro (porque si mañana creces, ya tendrás más medios también). Preocúpate en pasar de tu fase actual a la siguiente.
De hecho, este último consejo es aplicable a todas las herramientas de tu empresa y te recomiendo que seas muy pragmática/o eligiendo herramientas.
4. Elige herramientas específicas a tu oficio
Indudablemente, si eres una agencia de viajes, tendrás que acceder a plataformas con paquetes de viajes, aviones y hoteles que puedas revender. Si eres una empresa que opera en bolsa necesitarás herramientas de información financiera. Y cada uno con su oficio.
Mi mayor consejo con estas herramientas específicas es que: si eres el director de empresa o de un departamento, no elijas nunca tú estas herramientas (y no aportes más que pequeños requisitos).
¿Por qué? Porque quién te tiene que decir si les resulta útil o no, ágiles o lentas estas herramientas son las personas que van a realizar el trabajo de campo. Así como tú tienes mucho que decir en el objetivo de la empresa y los paneles de control (porque son las que usarás a diario) aquí, como directiva/o, es mejor que dejes decidir a quién hará el trabajo (aunque para ti sean incómodas). Tú pon tus 2 o 3 requisitos imprescindibles (límite de precio, informes, limitaciones) y el resto que lo decida quién la va a usar a diario.
Así es como más ayudas a quién hará el trabajo y, en definitiva, al objetivo de tu empresa.
Empleados y productividad empresarial
Otra de las posibilidades de que estés buscando mejorar la productividad de tu empresa es que pienses que tus empleados/as podrían mejorar su productividad. Para eso, también tienes varias opciones y consejos que puedes aplicar.
Técnica 5 – Crea un contexto favorable
En un mundo democrático, no se puede forzar a nadie a que sea productivo (y menos mal).
Las leyes quizás te permitan como jefa/e de empresa exigirles a tus empleadas/os que estén presentes a ciertas horas. Pero el forzarles a traducir esas horas en resultados es prácticamente imposible.
Y si quieres un consejo de mi experiencia: cuando detectes que estás entrando en esquemas de forzar a tus empleados a hacer algo (quedarse X horas, hacer algo así o asá, etc.) detén lo que estés intentando completamente y pregúntate cómo has llegado hasta ese punto y por qué no necesitas que hagan las cosas como tu quieres.
La productividad es casi la antítesis de forzar comportamientos.
Piensa que las personas son más apasionadas en lo que les gusta. Hacen voluntariado sin ser por dinero, se apuntan a actividades en su tiempo libre, tienen hobbies de por sí, pero se rebelarán contra todo lo que parezca una imposición.
Por eso la mejor forma de conseguir resultados en el siglo XXI no es contratando a gente muy cualificada y luego diciéndole lo que tiene que hacer, sino contratando a gente apasionada por hacer algo y quitándole todas las barreras que puedas que le impidan hacerlo en tu empresa.
Si quieres a un gran referente para aprender sobre nuevas formas de motivar a empleados, te recomiendo el libro Drive (de Daniel Pink) del que te había hablado ya en este artículo con El top 5 expertas/os que seguir en 2022 para sentirte realizado y con motivación en el trabajo.
Técnica 6 – Habla con tus empleadas/os y, sobre todo, escúchales
Muchas veces tomamos a los empleados como máquinas y creemos que podemos decidir mejor que ellos/as, sabemos mejor lo que les conviene y lo que funcionará. Nada más alejado de la realidad.
Lo que pasa es que cuando ignoramos lo que piden y les damos lo que creemos que necesitan, nos sorprendemos de que la empresa no avance. ¿Por qué? Porque para que 2 partes funcionen juntas hace falta un acuerdo: no que una pida y la otra ignore.
Qué pasa si no escuchamos las peticiones de nuestros empleados
No te preocupes lo hacemos todos, yo el primero. No podemos atender a cada persona «a medida» o nos explotaría la cabeza.
Pero el punto aquí es que raramente es más productivo «ignorar» que «afrontar» y en la mayoría de empresas en las que he oído la frase de «creo que mis empleados no son demasiado productivos» hay a menudo una serie de recursos que hemos renunciado a intentar (con cierto pesimismo). El primero preguntarles y escuchar (de verdad) por qué no estamos funcionando ahora bien.
Cómo podemos hacerlo mejor
Por eso como jefe/a de empresa hay que ser pragmático y reconocer que «por muy buena pinta que tenga un plan de empresa (o departamento) en tu cabeza» nunca vas a llevarlo a cabo tú solo, sino que vas a tener que pactarlo con tus empleadas/os. Y si tú te saltas la fase de pactar, ellas/os se pueden saltar la fase de llevarlo a cabo.
Qué ventajas tienes a tu favor
A cambio tienes a tu favor el hecho de que no tienes que ser «la empresa perfecta» ni necesitas construir «planes injustos» para ti para que sean aceptados. Primero porque si alguien te pide unas exigencias irrealistas, no será rentable lo que te pide comparado a lo que aporta y lo desestimarás fácilmente, y segundo, porque tus empleados también saben lo que hay en otras empresas.
Así que habla con ellas/os y escúchales porque probablemente ya te hayan dicho lo que necesitan para funcionar mejor. Y, aunque no sea tu primera opción, quizás podáis encontrar un equilibrio más satisfactorio (que escribir planes irrealistas y luego gestionar los problemas de constatar que no avanzan).
Técnica 7 – Equipa a tu personal, acompáñalo y fórmalo
Va a parecer una tontería y seguramente me gane algún comentario negativo pero, hay un miedo demasiado común de recursos humanos que frena a muchas empresas a la hora de formar y equipar a sus empleados pensando en: «¿ qué pasa si formo a un empleado y se marcha?».
A lo cual te responderé con el también común (pero no tan extendido): «¿y que pasa si NO le formo y se queda?».
Lo mismo se aplica a otras herramientas.
Cuando un/a empleado/a no produce los resultados ideales puede haber muchas razones:
- Las expectativas son irrealistas
- Le faltan medios
- Le falta formación
- Nos falta comunicación/claridad en los objetivos
- etc.
El punto que quiero abordar en esta técnica es que después de crear un contexto favorable y «escuchar» la medida a aplicar no puede ser siempre la misma (de decirle «pues ahora haz lo que te he pedido» y creer que lo hace mal), sino que puedes ayudarles de muchos modos: ¡úsalos todos!
Conclusión
A fin de cuentas, la conclusión que quería transmitirte con todas estas técnicas es que, cuando intentes mejorar la productividad de un/a empleado/a te compensa poner el foco en qué puedes hacer tu mejor (como directivo) porque NUNCA vas a poder decidir qué hace o cómo hace las cosas.
Esto no quiere decir que puntualmente la mejor acción que puedas realizar no sea el despido o exigir que se respete un acuerdo sin renegociarlo (estás trabajando con personas libres, a veces hacen las cosas mal, es ley de vida). Pero tampoco es ese el único recurso y a menudo es de lo peor.
Si empiezas a verte más como un habilitador (que le quita barreras a sus colaboradores, los equipa, los forma y les escucha) que como un controlador (que vigila, que da toques de atención o que insiste en «cómo hay que hacer algo») tus esfuerzos serán mucho más productivos.
Primero porque controlar es una tarea fatigante y a posteriori (de ti contra ellos, y observas lo que ya ha pasado) y segundo porque habilitar es una tarea en equipo y proactiva (ambas/os trabajáis para un resultado deseado común y se evitan problemas antes de que pasen).
¿Qué acción priorizar a continuación?
Como te he dicho a lo largo de este artículo: depende mucho de tu empresa.
Al tratarse esto de un artículo no puedo decirte qué gran beneficio de productividad puedes desbloquear con un esfuerzo casi ridículo. Pero seguro que los hay: es casi el principio de por qué hacemos auditorías de productividad. Si quieres darle una prueba, puedes reservar una conmigo.
La gran recomendación si eres un/a directivo/a de empresa (o responsable de un departamento) es que te formes con un programa como esta mentoría de productividad conmigo. Porque, como te decía, cada mañana vamos a las 9 am a la empresa a producir resultados y aunque hacer mejoras de productividad va de «detectar oportunidades», «diseñar planes» y «aplicarlos» con una formación o mentorías básica, puedes ahorrarte mucho tiempo que rentabilizarás muy pronto en tu empresa.
Si tienes alguna pregunta específica, no dudes en ponerla en comentario e intentaré darte mi mejor respuesta. ¡Espero que salgas inspirada/o para mejorar la productividad de tu empresa!
