Distracciones en el trabajo, esas cosas tan malignas que te impiden constantemente el conseguir lo que te propones. ¡Son tan evidentes!
Resulta increíblemente fácil mirar a lo que hiciste ayer y señalar los puntos en los que perdiste descaradamente tu tiempo de trabajo. Y antes de ayer, tres cuartos de lo mismo. Diferentes motivos pero mismo resultado.
Oye, y digo yo, ¿las distracciones en el trabajo se pueden evitar? Vale que es fácil ver en qué perdiste el tiempo ayer y antes de ayer, pero lo que estaría realmente genial es poder darse cuenta de cuando una distracción aparece y evitarla. Claro que para eso habría que saber la pinta que tiene una distracción. ¿Alguna idea? Pues presta atención que lo que viene es importante.
Cómo identificar una distracción
Una distracción es fundamentalmente una actividad. Cuando tu vecino hace ruido, eso puede molestarte pero no es ni la mitad de peligroso que una verdadera distracción que es cuando encuentras una actividad o tarea y decides interrumpir la que estabas haciendo.
Pero las distracciones se pueden identificar. La mayoría de ellas provienen de alguna de las tres razones siguientes:
- Novedad: Encuentras algo nuevo o recuerdas algo olvidado (que a efectos prácticos es lo mismo)
- Falta de perspectiva: Ves una tarea dónde no la hay y te convences de que hay que hacerla
- Prioridades: Olvidas momentáneamente que existen prioridades y que constantemente tenemos más cosas que hacer que tiempo para hacerlas
¿Ya está? ¿Ya se acabó? Sí. Esa es toda la teoría habida y por haber sobre las distracciones. Parece demasiado simple. Y es que en organización y productividad las cosas más importantes son las simples, pero el verdadero cambio viene cuando te esmeras en implementarlas.
Así que, ¿qué tal si te propongo 8 ejemplos fáciles de cómo implementar lo que acabas de aprender?
8 fuentes de distracciones a evitar en el trabajo
1. Papeles sueltos que te encuentras de repente
La pregunta no es ¿cómo acabo esto rápidamente? sino, ¿cómo es que esto no tiene un lugar en dónde no me moleste? Acción: No trates el papel en el momento, mételo en tu bandeja de entrada y ya le tocará su turno (aquí tienes otra idea al respecto).
2. Outlook, Gmail u otro gestor de e-mail abierto
Si te llega un e-mail, te aparece un recordatorio: mala cosa. Sobre todo con la de spam que hay hoy en día. Acción: Abre el e-mail una vez al día y mantenlo cerrado durante el resto del tiempo.
3. Mensajes de actualización del antinvirus, lector de pdfs, etc.
Ídem que el e-mail pero al antivirus deberías hacerle caso. Al resto, realmente da igual si tienes la versión 1.87b o la 1.89z . Acción: Al antivirus permítele que se actualice automáticamente pero en silencio y al resto, que no hagan ruido.
4. Skype, messgenger, chats…
Como el e-mail y las actualizaciones. Podría mencionar mil tipos más de programas de ordenador y la idea sería la misma: no les permitas que te interrumpan.
5. Tareas sin hacer a simple vista
Hacer la cama ya es una tarea de interés cuestionable, pero lo que es completamente absurdo, es que pares cualquier tarea importante para hacer esa. Acción: Interioriza bien la diferencia entre organización y orden (si no te lo has leído, ¡recomendadísimo!) y aprende a convivir con un desorden razonable para cuando sea necesario.
6. Recordatorios de cosas por hacer en el escritorio
El recordatorio de una tarea poco importante sólo puede conseguir dos cosas: que te añada presión por no haberla acabado y que le acabes dando prioridad cuando no la merece. Acción: Archiva todos esos recordatorios, créate una lista de tareas si no la tienes y pon allí una línea sobre la tarea.
7. Las notificaciones del móvil
Los smartphones son dinamita para la productividad. Si tienen conexión a internet te aparecerá una lluvia continua de notificaciones. Acción: Elimina las aplicaciones que abusen de esto, limita las que quieres conservar y considera el no estar siempre conectado a internet.
8. Navegar por internet
Todos lo hemos experimentado, es increíblemente fácil desviarse click tras click y perder de vista el objetivo inicial. Acción: Crea una lista y guarda el link que quieras mirar en vez de hacer click inmediatamente. A parte de evitar interrupciones, verás que muchos links no te interesan tanto como la primera vez que los viste.
¿9?¿10?¿11?
El blog está abierto a tus ideas y propuestas. Si sabes cómo tratar una distracción eres más que bienvenido en los comentarios al igual que para cualquier duda u opinión. No te cortes y añade tu idea por simple o extraña que parezca.
Cómo evitar distracciones en el trabajo: otros consejos
A continuación, te propongo otras acciones que pueden ayudarte a disminuir las distracciones mientras trabajas, es decir, a anticiparte a ellas y evitarlas.
1. Escucha música mientras trabajas
Si escuchar música es posible para ti mientras trabajas, te lo recomiendo.
Escuchar música mientras trabajas tiene dos beneficios, por un lado te ayudará a tener una línea de fondo continua que te permita seguir un ritmo continuo con tus tareas.
Por eso te recomiendo discos continuos o listas de spotify, o cualquier otra plataforma del estilo, en lugar de canciones sueltas.
El otro beneficio es el de aislamiento, bloqueando uno de tus 5 sentidos. De esta manera disminuirás notablemente el ruido de tu alrededor, tan molesto a la hora de trabajar.
2. Crea un ambiente relajado
Normalmente en las oficinas se respira un ajetreo colectivo. Aunque la tuya no sea así, es conveniente que evites posibles cortes en tu jornada de trabajo.
Deja claro de alguna manera que vas a trabajar y que no debes ser interrumpido/a. De otra manera, estarás cortando tu concentración constantemente y será mucho más difícil conseguirla de nuevo.
Esto también es aplicable si teletrabajas.
3. Si estás acompañado/a que sea de productividad
Los hábitos ajenos también pueden contribuir a nuestra productividad. Con esto quiero decir que, si te rodeas de un grupo de trabajo completamente concentrado, silencioso y aplicado, será mucho más sencillo aplicar la misma dinámica que ellos.
4. Evita las conversaciones
¿Cuántas veces llega un compañero/a a con alguna duda o historia y no se marcha? Muchas.
Debes evitar que se den estas situaciones porque cortan totalmente tu flujo de trabajo.
Pero, ¿cómo hacerlo sin parecer maleducados? Podemos acelerarlo haciendo preguntas concretas o proponiendo tomar un café en el descanso, por ejemplo. Todo está en la manera de decir las cosas.
Recuerda que identificar las distracciones es el primer paso para empezar a evitarlas. Verás que si las pones en práctica, tu productividad en el trabajo mejorará. Si realmente te interesa la productividad y quieres saber cómo organizarte mejor, te dejo mi guía gratuita aquí. Te ayudará a ahorrar tiempo a y utilizarlo mejor. Es corta, rápida y va al grano. Espero que te guste.
14 comentarios
Cada día que pasa esta web se vuelve mejor y mejor.
Yo creo que lo del canal abierto, con revisarlo únicamente a media mañana y a media tarde vale para casi todo el mundo ¿no?
Hola Iago en alguna ocasión anterior he comentado en tu blog, me parece muy muy interesante y he tomado algunas ideas para implementar ya que soy coach de un equipo de ventas de seguros, entonces llego a la siguiente duda:
Si yo digo a mis agentes de ventas que para organizar su tiempo deben de eliminar el correo electrónico o la mensajería de texto como el whats app podrían salirme con el comentario del señor Fernando, que ellos necesitan dar respuesta veloz a los clientes… ¿cómo rebato esta objeción? estoy de acuerdo con el punto que comentas de que a veces hay que aislarnos un poco para poder concentrarnos pero también estoy en lado de que si un cliente nos manda un mensaje en el whats app puede ser o que tuvo un siniestro y necesita urgente e importamente que le hagan caso, también puede ser que quiera asegurarse ya o ya y sino le respondes buscará a algún otro agente… al mismo tiempo puede ser tan solo una notificación inútil, ¿Cómo diferencio en este caso?
De antemano agradezco mucho cualquier aporte a mis comentarios y de nuevo te felicito por tu blog.
Hola Patricia.
Intuyo que la actividad que describes, sí tiene un componente en tiempo real. Si no respondes en el momento, pierdes eficacia. Voy a tomar eso como hipótesis, pero en el caso contrario, no está justificado que estén con tantos canales abiertos.
En un primer lugar diría que sí: que necesitas que estén escuchando constantemente para que tan pronto como un cliente les contacte, puedan reaccionar. De todas formas permíteme que reduzca eso que parece tan importante con muchos matices:
(1) Limítalo a 1 sólo canal disponible. Entra mucho menos polvo por una ventana abierta que por 17, de la misma manera, tus agentes están mucho menos interrumpidos si les limitas a sólo el teléfono de las urgencias, que si tienen que estar atentos a wasap, teléfono, email, etc. Que se encarguen ellos de difundir al cliente de que sólo por «teléfono urgente» se atenderán sus llamadas urgentes y verás como reduces de manera drástica las interrupciones.
(2) ¿He oído que gestionas un equipo? Si es así, no es necesarios que CADA UNO esté pendiente del teléfono urgente, sino que es perfectamente posible que 1 sólo se encargue. NOTA: Si quieres de todos modos que cada agente trate los avisos de sus clientes (por una gestión personalizada al cliente), la persona detrás del «teléfono urgente» no tiene por qué resolver la situación ella misma, puede redirigírselo al agente que corresponde.
Como ves, si había 4 soportes por ejemplo (teléfono, wasap, email y fax, por ejemplo) y en el equipo tenías 5 personas, has reducido de 4×5=20 canales de distracción a tan sólo 1. En la medida en la que consigas ir cerrando canales, irás logrando mejoras, pero es un esfuerzo que os hará ganar en eficacia.
Entiendo, creo que es parte de crear cultura de «si es urgente, por favor, vía telefónica» y cualquier otro medio se entiende que puede esperar hasta llegada la hora de «revisión de «mails, de whats app, etc».
Aplicaré la estrategia a partir de ahora, muchas gracias y saludos cordiales!
Exacto Patricia. Que sea fácil de entender no quiere decir que sea fácil de conseguir pero el tener el principio clave es prerrequisito para lograrlo. ¡Un saludo!
Me está gustando mucho tu blog, Iago, estoy encontrando muchas ideas de utilidad para mi negocio, seguiré leyendo tus publicaciones.Un saludo.
Hola Patricia,
No dudes en usar la página de contacto o via comentario si te resulta difícil el encontrar el contenido o saber por dónde empezar, seguro que más de uno tiene las mismas dudas que tú puedas tener.
Por otro lado, si aún no te tropezaste con él, te dejo un artículo que va bien para empezar:
Cómo gestionar el exceso de ideas:
https://iagofraga.com/2011/08/exceso-de-ideas/
Ve paso a paso. Es más importante implementar que leer (si bien leer te deja un poso y configura tus decisiones futuras).
Un saludo, y que lo disfrutes 🙂
yo lo comenzare a implementar después de hoy, por que normalmente estas distracciones no me permiten cumplir mis objetivos.
Gracias a vosotros por comentar. No dejeis de indicar lo que más útil os resulta o lo que encontrais peor del artículo. Ese tipo de comentarios sobre todo son muy aprovechables para escoger el contenido de futuros artículos.
Un saludo a ambos.
Excelente articulo, me pasa todos los dias.
Hola.!!
Muy bueno este articulo.!
Gracias por tu ayuda¡…cariños.!
No estoy muy de acuerdo en eso de que hay que cerrar el correo para no distraerse, desconectarse de internet puede desconectarte del mundo, de atender a clientes y todo lo que implica dar una respuesta tarde. En un mundo en constante cambio supongo que hay que estar muy alerta.
Creo que para evitar distracciones es mejor organizarse que aislarse.
Es mi opinión y de esto no soy nada experto, así que no me gustaría que el autor se lo tomara a mal.
Hola Fernando,
No incomodas a nadie con tu comentario, más bien al contrario, tu punto es perfectamente legítimo.
La crítica que hacía en el artículo a tener el e-mail abierto en todo momento es que cualquier mensaje que llegue quitará tu atención de la tarea que estés haciendo en ese momento. Y eso sucede tanto con mensajes importantes y a la vez urgentes como con el resto. Pero la realidad hoy en día es que muy pocos e-mails son importantes y urgentes y esto está potenciado por el hecho de que toda cosa importante y urgente suele acabar comunicándose por teléfono y no por e-mail. Por eso no es tan descabellado mirar el e-mail una vez al día. Quizás te lleve 2 horas tratar todos las peticiones que te lleguen por e-mail de tus clientes y podrás hacerlo con el mismo esmero. Pero a cambio ganarás el evitar interrupciones cada X minutos lo cual pone en peligro tu ritmo normal de trabajo. Piensa que mientras escribas un e-mail importante también te interrumpirán los correos que sigan llegando.
Está claro que renunciar a la conexión al e-mail constante nos aisla un poco, pero a veces ese aislamiento es exactamente lo necesario para poder concentrarnos. Un saludo y de nuevo, no dudes en discrepar siempre que te parezca oportuno, toda opinión es bienvenida.