¿Cómo puedo mejorar la productividad?

Vamos a empezar por la base definiendo lo que toca definir para poder mejorar la productividad en esta vida: la propia productividad.

Productividad: la definición corta

La productividad es ante todo una capacidad.

Igual que unos tienen la capacidad de cocinar muy bien y eso les reporta algo, la productividad es la capacidad de hacer ciertas cosas. Puedes mejorar tu productividad, tal y como puedes mejorar en la cocina.

En concreto:

La productividad es la capacidad que optimiza la transición de una situación A (actual) a una situación B (objetivo).

Pero, a fin de cuentas eso quiere decir que la productividad es la capacidad de sacarle el máximo partido a cada situación, porque da igual cuál sea tu situación actual o tu objetivo que las técnicas que necesitas y aprenderás son exactamente las mismas.

Tipos de productividad

• Productividad personal: La productividad personal es la combinación de eficacia haciendo lo que te propones y pertinencia proponiéndote solo lo que realmente te importa. Aquí tienes más información sobre productividad personal.

• Productividad profesional: Hablar de productividad profesional sería hablar de productividad aplicada a temas profesionales (mejorar tu carrera, optimizar tu empresa, ascender, o lo que sea que quieras).

¿Productividad personal, profesional o productividad a secas?

El mejor plan con esto de la productividad es aprender productividad de manera abstracta porque cuanto más genérico lo aprendas más versátil te resultará.

Y, ¿hay diferencias? Algún detallito cambia. Pero, insisto, aprender solo productividad profesional es tontería. Sería como aprender contabilidad para tu empresa y no usarla en tu propia casa.

Además lo gordo gordo a aprender son cosas comunes (cómo marcarse objetivos, cómo seguirlos, como gestionar tareas, información, prioridades, etc.). Así que mi consejo es: aprende genérico y úsalo siempre que puedas.

¿Cómo mejorar mi productividad?

Entonces, ¿qué necesita aprender el que quiera mejorar su productividad?

Necesitarás aprender el método OSEI, que se compone en estos 4 pilares:

• Objetivos
• eStrategias
• Ejecución
• Infraestructuras

Vamos a ver detenidamente de qué va cada uno de estos pilares.

Los 4 pilares para mejorar mi productividad

Domina estos 4 aspectos y serás un genio de la productividad.

Veamos de qué va cada pilar.

1. Objetivos

Retomando la explicación inicial, es imposible alcanzar tu objetivo (y por lo tanto ser productivo) si no tienes claro a dónde quieres llegar (es decir, tu objetivo).

Típicamente cuando acompaño tanto a autónomos como a personas a título individual que tienen en este aspecto su punto débil tratamos de mejorar esos objetivos.

Ejemplos de qué mejorar en este aspecto:

Tus objetivos pueden no estar claros o no estar cumpliendo su función por múltiples motivos:

• porque no tienen forma de objetivo (no 🙂 , un objetivo no es cualquier churro 😀 ),
• porque no son concretos o son demasiados,
• porque no hay un esfuerzo por mantenerlos presentes cada día,
• porque los que están son de cara a la galería y los reales no figuran,
• porque hay más de uno y son contradictorios,
• porque no están suficientemente descompuestos y resultan inaplicables,
• etc.

A cada tema su respuesta pero, trabajar sobre tus objetivos empieza por aquí. Y, es muy agradable porque no requiere taaaanto esfuerzo para lo muchísimo que paga.

2. Estrategias

La estrategia es decidir exactamente qué vas a hacer tú y cómo para pasar de esa situación A (la actual) a tu situación B ideal (tu objetivo).

Se ha escrito largo y tendido sobre estrategias para empresas como colectivos pero, a nivel individual, seguimos haciendo bastante las cosas como nos da la gana. Y, la verdad, hay un mundo de diferencia entre un profesional que sabe lo que hace y otro que hace lo que se encuentra.

No hay color.

Ejemplos de qué mejorar en este aspecto:

Por ejemplo, con un freelance, empezaría por verificar:

• que tiene una estrategia escrita en algún sitio (perenne / referencia) más allá de lo operacional,
• que la estrategia le lleva efectivamente a lograr su objetivo,
• que la estrategia no requiere una capacidad sobrehumana (de voluntad, de energía, de inspiración, etc.) con la que no pueda contar,
• que cuenta con todos los recursos e infraestructuras necesarios para las etapas intermedias,
• que asume su estrategia y no está de cara a la galería,
• que es resiliente y prevé margen frente a adversidades,
• etc.

No es para nada raro encontrarme profesionales que tienen 0 estrategia «real». Todo el mundo piensa tener algo pero, si estás sistemáticamente sobrecargado por ejecutar tareas es por defecto acabas no teniendo ni tiempo para pensar un poco a largo plazo. Y así se le pasan los años a mucha gente. Tener una estrategia para alcanzar tus objetivos es clave a la hora de mejorar tu productividad.

La buena noticia es que tiene fácil solución (con el acompañamiento adecuado).

3. Ejecución

La ejecución es todo aquel tiempo que pasas en acción pura tomando la siguiente tarea de tu lista (pre-pensada) para ir de ese punto A a ese otro punto B. Porque los cambios se consiguen con acciones y cada tarea idealmente es una acción.

Este es de largo el aspecto por el que más me llaman pero también de largo aquel con el que una persona va a «transformar» menos su vida. Digamos que, mejorando solo tu ejecución vas a ser más «eficaz». Pero si aquello en lo que eres eficaz no te es pertinente, entonces nunca serás productivo.

Estarás muy ocupado, eso sí. Pero tú mismo te darás cuenta de que no estás siendo productivo.

Ejemplos de qué mejorar en este aspecto:

Por ejemplo, con un alto ejecutivo de una gran empresa que me pidiese ayuda para mejorar en este aspecto empezaríamos por verificar:

• que sabe definir tareas claras y unitarias (teoría y práctica),
• que tiene un algoritmo claro para encontrar la siguiente tarea por hacer,
• que en la ejecución se limita a ejecutar (y no cambia ni objetivos ni estrategias),
• que tiene recursos frente a tareas engorrosas, que se complican o la procrastinación,
• que tiene capacidad (y herramientas) para gestionar un volumen grande de información,
• que sabe convivir con luces en rojo (y mil aspectos más de mentalidad),
• etc.

4. Infraestructuras

Las infraestructuras son opciones con que las que te equipas para poder contar con ellas en tus estrategias.

Las infraestructuras son todo aquello que usas o bien para llevar a cabo tus tareas de una forma más fácil o bien para hacer posible el realizarlas de una cierta manera.

Ejemplos: sin un puente no puedes cruzar un río a esa altura y con una impresora puedes crear documentos infinitamente más rápido (que a mano).

Las mejores infraestructuras suelen nacer de dos cosas:

• Un efecto palanca que hace mucho más fácil o eficiente el hacer la tarea de un cierto modo.
• Una comprensión excepcional de tu situación que te permite proponer la mejor palanca en el sitio indicado.

Ejemplos de qué mejorar en este aspecto:

Típicamente, trabajando con la propietaria de una PYME y auditando sus infraestructuras empezaría por verificar:

• que domina, tiene y usa infraestructuras básicas de productividad (bandeja de entrada, calendario, listas de tareas, lista de objetivos, paneles de control, etc.),
• que domina, tiene y usa infraestructuras básicas de su oficio o tareas más frecuentes,
• que su actividad está suficientemente industrializada,
• que conoce y usa más tipos de infraestructuras que las físicas (formación, software, red de contactos, etc.),
• que no tiene duplicados,
• que se desprende y no paga el mantenimiento de infraestructuras obsoletas,
• etc.

A mí las infraestructuras en concreto es un tema que me encanta porque es un desafío creativo y, además, me encantan esos momentos de epic win en los que gracias a una idea absurdamente simple bien situada resuelves un problemón que te hubiese costado un mundo de otro modo.

Siempre me acordaré, por ejemplo, de unos días antes del lanzamiento del curso del Método OSEI en el último sprint del proyecto cuando me di cuenta de que la plataforma de gestión de cuentas y pagos estaba en inglés y eso podría ser una barrera para muchos interesados.

De esas cosas en tu negocio pueden caerte todos los días por muy preparado que vayas.

Contándolo en breve, me apliqué el cuento recorriendo mi lista de infraestructuras, mi «base de conocimiento» y algunas webs que tengo para explorar alternativas y acabé encontrando entre mis propias herramientas que tenía dos programitas que podían hacer cada uno la mitad del trabajo.

Moraleja: combinando dos infraestructuras que ya poseía logré traducir unas 6000 entradas de 8000 con una calidad más que aceptable y todo eso automáticamente mientras me iba a cenar.

¡Ni que decir tiene que ha sido una de las cenas más ricas de mi vida 😀 !

Para mí esta parte de la productividad es super-importante porque es la que logra que pases de sufrir cada tarea a darte el gustazo de disfrutar de lo que haces.

Bueno, y entonces, ¿por dónde empiezo a mejorar mi productividad?

La productividad no se mejora con uno de los pilares.

Tu máximo de productividad lo define es eslabón más débil de la cadena.

Piénsalo. ¿Eres un crack de ejecutar tareas pero no tienen sentido las que haces? Productividad 0.

¿Tienes objetivos perfectamente definidos pero una total desconexión entre ellos y las tareas que haces en la oficina? ¡Te falta estrategia y descomponerlos en tareas!

Así que aquí voy a devolverte la pregunta y no tengas miedo de equivocarte respondiendo.

Siguiendo tu intuición: ¿cuál es tu eslabón más débil?

Y en función de lo que decidas…

• Para los objetivos – Tienes esta página dedicada a mejorar tus objetivos
• Para las estrategias – Te recomiendo el curso del Método OSEI
• Para la ejecución – Inscríbete (o retoma un reto antiguo) del Gimnasio Productivo
• Para las infraestructuras – Visita el Centro de recursos que allí tienes ¡de todo!

Si te parece poco, puedes descargar mi guía de productividad gratuita aquí mismo.

Y si le quieres meter el turbo a tu empresa yo que tú me hacía directamente con el curso del Método OSEI donde te guiaré con cada uno de los 4 pilares paso a paso y de dónde han salido la mayoría de conceptos de este artículo.

¿Te animas a decirle al mundo en un comentario cuál es tu eslabón débil?