Urgente e importante: La diferencia

En primer lugar, gracias a Eva por señalarme en un comentario (con mucho acierto, por lo que he podido investigar) que resulta difícil a menudo diferenciar entre las tareas importantes y las urgentes en el día a día. De ahí ha nacido este artículo.

Seguro que has leído ya bastantes contenidos sobre cómo tratar cada tipo. No obstante, no tendría mucho sentido meternos en cómo deberías actuar con las tareas de cada tipo si no tenemos claro antes qué tareas son urgentes y qué tareas importantes.

Mea culpa y mil gracias por el aviso.

En realidad, no es una cosa tan complicada. Así que si quieres saber si una tarea es urgente, importante o ambas de manera casi instantánea, estos son los pasos que te recomiendo que apliques.

Las definiciones de urgente e importante (con ejemplos)

Que no te cuenten batallas, la diferencia entre urgente e importante es fácil. Tan fácil como que son dos conceptos totalmente distintos.

Así que si dudas en algún caso, por raro que sea, si una tarea es urgente o importante es que no estás mirando en el lugar correcto. Por eso vamos con las definiciones, que son el pilar básico que te va a permitir decir con total seguridad si una tarea es lo uno, lo otro o ambas cosas a la vez.

Tarea urgente

La urgencia es una cualidad asociada al tiempo. Aumenta tanto a medida que te queda menos tiempo para la fecha límite, como en función del volumen de la tarea.

• Entre dos tareas que requieran el mismo tiempo de realización, la más urgente es la que tenga la fecha límite antes.
• Entre dos tareas que tengan la misma fecha límite, la más urgente es la que lleve más tiempo hacer.
• Si se aplaza la fecha límite de una tarea, esta se vuelve menos urgente.
• Si descubres que una tarea será más larga de lo que pensabas, se volverá más urgente.
• Una tarea que no tiene fecha límite no será nunca urgente.

Como ves, el lenguaje no ayuda. Cuando decimos que una tarea es urgente, lo que queremos decir es que es «muy urgente», mientras que cuando decimos que una tarea no es urgente, en realidad deberíamos decir que es «poco urgente».

Desde el momento en que tiene fecha límite, una tarea es como mínimo un poquito urgente.

Tarea importante

La importancia es una cualidad asociada a las consecuencias. Una tarea aumenta su importancia si las consecuencias de fracasar en ella también aumentan. En otras palabras, una tarea es importante solo si las consecuencias que sufriremos al no hacerla son graves.

• Dos tareas con consecuencias similares, independientemente del volumen de trabajo o dificultad, son igualmente importantes. (Ej: tan importante es escribir un informe como llevarlo a la persona indicada)
• Entre dos tareas, aunque no se parezcan en nada, la más importante será siempre la que cause efectos más graves en caso de no completarla.
• Aunque la tarea no cambie, las consecuencias pueden cambiar. Si lo hacen, la importancia de la tarea cambia también (aumenta o se reduce).

Diferencias entre urgente vs importante

¿Sabes cómo diferenciar una tarea urgente de una importante?

Si has entendido bien lo anterior, verás que esta pregunta tan común no tiene sentido. La importancia y la urgencia de una tarea son dos cualidades distintas. Igual que una persona puede ser guapa y bajita a la vez, una tarea puede ser urgente e importante simultáneamente.

Además ninguna de estas dos cualidades es o blanco o negro, sino que tienen toda una escala de grises. En un eje tienes la urgencia de la tarea y en otro tienes la importancia. Entre muy urgente y poco urgente existen infinidad de niveles intermedios. Con la importancia pasa lo mismo.

Cuadrante importante vs urgente (Matriz de Eisenhower)

Hay un concepto que vuelve una y otra vez cuando se habla de este tema: la matriz de Eisenhower.

En teoría, la matriz de Eisenhower nos permite priorizar de manera rápida las tareas según lo urgente o lo importante que sean.

• Es decir, si la tarea es urgente e importante, la priorizaremos.
• Si la tarea NO es urgente pero SÍ importante debido a sus consecuencias, la planificamos para hacerla más adelante.
• Si la tarea NO es urgente y NO es importante, no es un problema del ahora. No nos preocupamos por ella de momento.
• Si la tarea SÍ es urgente pero NO es importante, quizás la podamos delegar. ¿Y si no podemos delegarla? Una buena recomendación es anticiparse a este tipo de tareas siempre que sea posible, es decir, planificarlas de antemano y adelantarte a ellas.

Mi consejo: NO USES la Matriz de Eisenhower para priorizar

Lo sé, estoy contradiciendo al 99% de blogs, revistas y webs del tema incluidas a algunas de las entidades, universidades y escuelas de mayor prestigio del mundo que te han explicado este tema acompañándolo de esta matriz. Es más, te sorprendería lo grandes que son algunas de las entidades que cometen este error tan garrafal.

Pues bien, aún así defiendo firmemente mi consejo de que te recomiendo que NO USES la Matriz de Eisenhower para priorizar nada ni en tu vida, ni desde luego en tu negocio.

Y me explico, para ello, con un poquito de contexto.

De dónde sale la Matriz de Eisenhower

Dwight D. Eisenhower era un general estadounidense (que acabaría siendo presidente también) que durante la II Guerra Mundial (supuestamente) habría inventado y usado esta matriz para priorizar sus tareas.

Por razones de marketing (y de simplicidad de concepto) esta matriz se hizo muy popular. Quitando el tema de si la usó realmente un día o si le funcionó, lo cierto es que su casuística y la de un/a empresario/a normal no tienen nada que ver y la matriz tiene errores de concepto graves.

Para empezar, como te había mencionado, las tareas no importantes deberías intentar ignorarlas directamente. 

Es más, si eres jefe de terceras personas, por favor, no delegues tareas que NO son importantes a tus empleados porque es un despropósito y un malgasto de recursos. Tus empleados lo odiarán y estarás ocupando a personas muy importantes para la empresa en cosas que tú mismo no consideras importantes.

¿Qué alternativas recomiendo?

Es cierto que hay que establecer una solución de “qué hacemos” con las tareas cuando ya tenemos el día lleno pero la solución no te la dará una matriz que presupone que tienes prácticamente infinitas personas en las que delegar lo que te sobra y, la solución para ello desde luego, no es delegar.

La papelera es una mejor opción en la mayoría de los casos que una reunión, una llamada o una delegación (como vía de aliviarte tareas de bajo valor).

Y como segunda gran diferencia: no planifiques todo lo importante. Trabajar a base de calendario no solo es inviable sino que es un agobio y un malgasto de recursos (gastas tiempo apuntando en el calendario, arrastrando lo que no haces y sufres cada imprevisto porque supone arrastrar más y más).

Es mucho mejor hacer las tareas importantes tomándolas de una lista, aceptando que “es normal que surjan imprevistos”, que “no eres vidente ni puedes saber cuánto tiempo te llevarán” (antes de hacerlas) y que “hace más quién pasa más tiempo haciendo que quién pasa más tiempo planificando”.

Más adelante te explicaré cuáles priorizar y por qué ya no necesitas esta matriz.

Medidas para la urgencia y la importancia

Cómo medir la urgencia

Te voy a dar la medida que utilizo para organizar las tareas de más a menos urgentes. Como te explicaba antes, una tarea es más urgente cuanto más larga sea y cuanto menos tiempo quede para hacerla.

De esto se puede deducir que la tarea menos urgente posible es aquella que se hace instantáneamente (0 segundos) o para la que te queda tiempo infinito (lo que en el mundo real significa: no hay fecha límite).

Con esto en la cabeza, esta es mi medida de la urgencia:

De esto deducimos que todas las tareas estarán entre 0 y 1 significando cada uno:

• 0: No es urgente ni lo será nunca.
• 1: Debes dedicarle todo tu tiempo a esa tarea o no lograrás acabarla antes de la fecha límite.

Por último, podrías preguntarte: pero, ¿y qué pasa si me da que la urgencia es superior a 1?

Eso querría decir que el tiempo que te lleva la tarea es más que el que te queda. Así que dicho de otro modo: ya es imposible acabar esa tarea a tiempo.

Cuando sea así, no malgastes esfuerzos empezando algo que no va a dar resultados. Abandónala o negocia ampliar la fecha límite.

¿Y la importancia?

La importancia es extremadamente subjetiva, depende tan solo de ti. No existe medida objetiva.

Sé que esta conclusión puede sonar un poco decepcionante pero en realidad es todo lo contrario. Te recomiendo que guardes el control de lo que consideras importante o no en todo momento. Si alguien cambia la importancia que le das a tus tareas podría conseguir que hagas lo que quiera.

Te pongo un ejemplo. Cuando tu madre quería que te comieses un plato de lentejas de pequeño, podía amenazarte con dejarte sin salir a jugar.

Así es como otra persona puede cambiar la importancia de una tarea para ti.

Con esa amenaza en juego, no comerte las lentejas ya no solo supone quedarte con un poco de hambre, sino que se le añade el no poder jugar después. Por lo tanto, acababas percibiendo el comerte las lentejas como más importante. ¿Da miedo visto así, eh? ¡Menos mal que nuestras madres lo hacían porque las lentejas tienen mucho hierro!

Por eso digo que no sólo no te doy un método para ordenar la importancia, sino que te animo a que protejas siempre que seas tú el único que la define.

¿Qué tareas debería priorizar (las urgentes o las importantes)?

Al final, lo que queremos saber nosotros normalmente es qué hacer con las tareas. En concreto: cuáles deberíamos priorizar (y qué hacer con el resto mientras tanto).

Podría dibujar una “Matriz de Fraga” que sustituya a la de Eisenhower resumiendo todo esto que te he dicho pero, como ves, es innecesario porque lo que nos presenta la matriz de Eisenhower parte de un falso dilema.

¿Qué tareas deberías de priorizar?

La respuesta es: prioriza siempre las tareas importantes. O dicho de otro modo: cada mañana, cuando vayas a empezar el trabajo o tu proyecto personal, continúa por la tarea más importante.

Ni mires “la urgencia” prácticamente.

Haz el 99% de las veces tu tarea más importante y te equivocarás muchísimo menos que jugando cada día a adivinar el orden de prioridad perfecto o que excepciones deberías hacer.

Si una tarea urgente es para mañana y te la olvidas el impacto será pequeño.

Si una tarea importante es para dentro de una semana y te ocupas de 7 urgentes hasta no poder hacerla, el impacto será grande.

Por eso: prioriza siempre las tareas importantes.

¿Qué opinas?

Si incluyes este modelo en tu forma de pensar te va a resultar mucho más fácil priorizar tus tareas.

A menudo también, lo difícil no es tanto diferenciar entre lo urgente y lo importante como el pararse a pensar en ello.

Sólo que ahora que tienes todo claro, tanto las definiciones como lo que implica cada cosa, espero que te resulte una tarea más llevadera. ¿Crees que puedes incluirlo en tu organización?

Si no tienes muy claro por dónde empezar a aplicarlo recuerda que en la guía ¿Cómo puedo organizarme? tengo varias ideas para ti para empezar a estructurar tu productividad un poquito mejor. Y si tienes un negocio en el que priorizar se vuelva un problema tan importante que estés perdiendo mucho tiempo y dinero, recuerda que tengo la auditoría de productividad disponible para que consigas salir de esa situación.

Échale un ojo. Es rápida, eficaz y en una hora analizaré tu caso.

Si tienes dudas, ¡nos vemos en los comentarios!