En esta segunda parte sobre la saturación voy a compartir contigo consejos prácticos de cómo reaccionar en caso de que te des cuenta de que estás saturado o desbordado de trabajo.
Mantén presente de todas formas que en un artículo de blog no vamos a arreglar el mundo y que tengo formaciones y mentorías para hacer esto a fondo si quieres tomártelo en serio, pero vamos con ese primer nivel que sí puedes aprender aquí y hoy.
Antes de empezar también, imprescindible, imprescindible, si no te has leído la primera parte de este artículo empieza por ahí.
Y ten en cuenta que no es lo mismo si esta es una ocasión aislada (en la que estás saturado) o si sueles estar cada semana saturado. Si estás saturado sistemáticamente yo personalmente te recomendaría que te informases un poco sobre cómo funciona y qué es una mentoría de productividad porque tu problema puede requerir mucho más que un par de ideas bien orquestadas.
Por eso mi primer consejo práctico es:
1. Asume ¡ya! que estás en tu peor momento y prepara una retirada estratégica
Si estás totalmente saturado, lo primero que no puedes hacer es creerte que estás en una situación de mala suerte, que estás en tu mejor momento, que esto te ha llegado por casualidad o prepararte para asumir un reto todavía más grande que el que no conseguiste completar ayer (y te trajo hasta aquí).
Es típico que un emprendedor que se satura crea que “ha tenido unas semanas de locura” que no son culpa suya y eso casi nunca es así.
Si estás saturado, algo de responsabilidad tienes.
A menudo: casi toda.
Como decía en la primera parte del artículo, es posible saturar a cualquier método de productividad o a cualquier persona por muy bien que se organice pero no nos confundamos.
La diferencia que hace a una persona muy productiva es que tiene perfectamente claro que estar saturado es la situación en la que menos productivo es y la evita con decisiones duras.
Un productivo sabe que, cuando está saturado, paga caro (mucho tiempo y energías) para hacer hasta las cosas más fáciles.
La saturación es una espiral viciosa negativa y llega justo cuando peor van las cosas.
Por lo tanto la persona productiva se protege de ella, se prepara para que nunca le toque, y llega a renunciar a oportunidades o ingresos extra para no comprometer lo que ya tiene.
¿Cómo puedo saber si he aprendido este punto?
Imagina que son las 10h de la mañana. Mañana tienes que entregar un proyecto a un cliente, estimas que te faltan unas 30h de trabajo pero te quedan unas 6h hoy.
Tienes dos opciones:
- (A) Me meto 3 cafés, me motivo, reduzco calidad por todos lados,
o
- (B) Asumo que no es viable, tengo una charla para paliar daños y/o perder al cliente y me apunto la tarea de evaluar cómo llegué a esta situación.
Si estás escogiendo la A tu problema no es puntual y te garantizo que te vas a volver a saturar antes de lo que te gustaría.
Por el contrario, si la opción B, lejos de parecerte ser vago o poco profesional te parece ser realista, humilde y proteger lo mínimo que necesitas para trabajar correctamente, enhorabuena.
Cuando piensas realmente esto no solo estás capacitado para dar un trabajo de calidad sino que vas a hacerlo relativamente rápido porque tendrás tiempo para hacer las cosas tanto fáciles como difíciles de una en una.
Y eso comparado a tu competencia con ojeras de 3 días sin dormir con proyectos que se entregan tarde igual y con decepciones que llegan aún más tarde cuando hace más daño supone una súper-ventaja competitiva.
2. Apunta al 80% de ocupación, nunca al 100%
Ya sé que te gustaría ser el profesional que está siempre disponible y el que puede dar un servicio personalizado, pero no tienes capacidades infinitas (y tampoco deberías dejar de cobrar los extras que hagas).
Como no eres sobre-humano, intentarlo todo es improductivo.
Intentar un poco menos de lo que puedes dar es ser profesional y sensato.
Así que abandonar a tiempo es un plus. Decir que no antes de tiempo, es lo ideal.
Pero si quieres más, no apuntes nunca al 100% de tu ocupación.
Recuerda: si estás ocupado al 100% cualquier imprevisto es saturación. Si estás ocupado al 80% cada extra tus clientes ni lo notan y la mayoría de las semanas tienes un 20% para crecer.
Al principio ganas menos, pero en seguida eres infinitamente superior a tu competencia. Así que apuesta por el crecimiento, apuesta por el funcionamiento normal que no se satura fácil.
Apunta al 80% y nunca al 100% de ocupación.
3. Tómate siempre un instante para visualizar
La organización requiere tiempo. Lo repito, mi querido freelance (sí, tú, no te hagas el sueco como si estuvieses solo ojeando el artículo y esto fuese para otros 😀 ): «La organización REQUIERE tiempo».
Si para ti es un fastidio porque esas horas no las facturas, no te haces ningún favor trabajando sin organización porque cada minuto bien gastado en organización te hace ganar muchos más a cambio.
La productividad y la organización no son una obligación que debas hacer a mayores de darle servicio a tu cliente.
Tu fallo llega si negocias con tu cliente que él te pague por tu trabajo (por ejemplo creativo) y no por toda la infraestructura y organización que necesitas para gestionar a 10 como él.
Así que oriéntate más hacia mentalizar a tus clientes de que te tienen que pagar por tu organización que a creer que la organización se va a hacer sola o en tus «ratos libres» y además a hacerla obligarte sin medios.
Yo te enseño toda la productividad que quieras y ahí tienes mi curso, mi libro y mis mentorías. Pero empieza por lo menos por cobrarle la organización a tus clientes ¡que sino cada vez que aprendas algo de productividad eres tú el que me paga y tu cliente el que absorbe todo el beneficio!
Ejemplo práctico
Si tienes 6 clientes y gastas a la semana 1 día en organizarte (gestionar lo que te mandan por email, saltar de uno a otro, mantener la relación, hacerles la facturación, etc.) el precio que tienes que ponerle a tu servicio es:
- el valor de tu tiempo/servicio
- + horas administrativas
- + el de 1/6 de la organización que necesitas
- + 1/6 de las formaciones que necesitas para trabajar a ese nivel
- etc.
Y pase lo que pase, como te lo van a pagar, no dejes nunca de pilotar cuáles son tus prioridades y anticipar posibles momentos de saturación. Porque ya sabes, una tarea simple en tiempo de saturación te acaba costando el doble por todo lo que acabas haciendo extra.
4. Sé sincero contigo mismo
Estando en una situación de saturación ya estás “frito” (derrotado, vaya).
Es decir, estás pagando el pato de no haber hecho las cosas bien antes.
Y por desgraciado que parezca, si has acabado en esta situación a lo mejor se da la cruda realidad de que lo has hecho lo mejor que has podido y no ha sido por error. Es decir, tu plan no es suficientemente bueno como para llevarlo a cabo pero tampoco tienes otro.
Tu estrategia no es una estrategia mínima viable. O dicho de otro modo, si te limitas a hacer todo lo que habías planificado no es suficiente para alcanzar tu objetivo.
Esto se lo enseño sistemáticamente a mis alumnos en las mentorías: “si mi plan todavía no es suficientemente bueno como para cumplir el objetivo y se me acaba el tiempo, no puedo bajo ningún concepto darme prisa para empezar a ejecutarlo cuanto antes, sino que tengo que dar el máximo por conseguir cuanto antes un plan que SÍ funcione”.
Así que si estás regularmente saturado, en vez de aceptar a tu siguiente cliente y seguir ejecutando tu mal plan con más energía, lo correcto es terminar en las mejoras condiciones con uno, reservarte tiempo disponible y emplearlo a fondo hasta encontrar un plan de negocio mejor que funcione prácticamente hagas lo que hagas (o por lo menos, que funcione haciendo tu trabajo normal contando con que tendrás días mejores y peores).
E insisto, te va a entrar una presión brutal. Vas a querer volver al plan viejo:
- porque necesitas el dinero,
- porque se te dé mal organizarte y te parezca una pérdida de tiempo intentarlo
- porque en cuanto veas cualquier oportunidad que brille vas a querer que te saque de este dilema por resolver
- etc.
Siempre hay un plan B si te das el tiempo de buscarlo
Recuerda que no estás solo.
Puedes pedir ayuda a profesionales, puedes pedir un crédito, o apretarse el cinturón de gastos en otras áreas durnte un rato si hace falta reducir gastos (cada uno con su estilo), pero si quieres salir de la saturación permanente no vas a salir de «milagro», sino que esto se determina por el tipo de decisiones que tomas cuando estás más frágil.
¿Cuándo me saturo me fuerzo a dar el servicio y tragar? Mal asunto. Estás preparando la normalización del trabajo en condiciones precarias.
¿Cuándo más saturado y más en negro estoy más ayuda pido y más invierto? Buena indicación. Es probable que te equivoques algunas veces más y que gastes más de lo que deberías al principio pero esa actitud acabará haciendo tanto que encuentres la solución al problema como que desarrolles la capacidad de reaccionar ante situaciones muy adversas.
5. Vuelve al trabajo normal. Ni más ni menos
Por último, pero no menos importante, recuerda que resolver una situación de saturación es volver al trabajo normal.
Primero, a toda fase de saturación (urgencias y romper platos) le sigue una fase de recoger los platos rotos. Es decir, es muy probable que tras una fase de saturación necesites tiempo para restablecerte.
Piénsalo como si tu bar acabase de dar una fiesta de año nuevo hasta las 6h. ¿Abrirías el local a las 8h de ese mismo día a nuevos clientes?
Ni de broma. No has hecho la caja del evento, si van al baño a lo mejor no está decente, a lo mejor te piden una bebida que se te agotó y cualquier petición mínima de un cliente normal demuestra que no estabas preparado.
Así que mi último consejo es que no encadenes.
Porque el trabajo normal cuando te dejan tu tiempo y tienes las condiciones idóneas sí sabes hacerlo, pero tras una saturación, cualquier pequeño trabajo, por básico que parezca puedes estar tan agotado y con las herramientas tan descolocadas que te puede devolver a otra saturación rápidamente.
Así que reestablécete que es más importante. Y cuando te hayas restablecido por completo, es buen momento de retomar la actividad.
Y por último
Por último insistir en que si crees que alguna de estas soluciones no puedes aplicarla porque necesitas los ingresos o porque tú «no puedes permitirte parar» o alguna otra excusa debes de entender que todo este artículo está todavía dirigido a ti.
Mi consejo sigue vigente a pesar de esa excusa (puedes comentarla en comentarios si quieres) pero lo más probable es que te responda que aun así tienes que elegir. ¿Saturación o esa excusa?
Toda la gente que se pasa la vida saturado no es que sean más tontos o menos profesionales, es que tienen una excusa u otra que hace que no resuelvan el problema. Y lo acaban pagando cada día, claro.
Por eso no pienses que estos consejos son para aplicarlos para cuando todo vaya bien o que yo los aplico porque no me juego nada. ¡Al contrario! Este es mi plan justamente para salir de una mala situación cuando la situación es justamente más frágil.
Cuando seas rico y tengas la productividad perfecta ya trabajarás siempre con medios para todo, pero lo que va a determinar si llegas allí es lo que hagas ahora mientras estás saturado (en la peor de las situaciones) y con el peor ratio de productividad posible.
Si quieres salir de ahí cuanto antes es muy probable que necesites considerar una solución que hasta ahora te “vetabas”. Así que si para algo he escrito este artículo es para plantearte que existe un plan B serio a esa saturación (más evidente de lo que parecía) y para que te des cuenta hasta qué punto vale la pena rebatir la excusa que puedas tener actualmente para buscar ayuda, dejar correr algún cliente o hacerte puntualmente con los medios que necesites para diseñar un negocio que ya no se sature (al menos, no casi cada semana).
La vida es demasiado corta como para perderla en espirales malas. Así que te deseo sinceramente que este artículo te haya inspirado un poco en este tema y ojalá que empieces una espiral pero en el otro sentido, en el ascendente, el productivo y el creativo.
¡Nos vemos en los comentarios 😉 !
15 comentarios
Buenas tardes ,yo creo ,quiero abarcar a muchas cosas ,no solo en el trabajo ,en general y cada vez soporto menos a la gente ,me saturan .Todo el mundo pide de todo ,y estoy agotada .un saludo
Hola Miriam,
Te entiendo perfectamente. Que te interrumpan intentando sacar lo que quieres adelante es frustrante. El estado de saturación / agotamiento no es algo con lo que debamos convivir y existen técnicas para salir de ese contexto.
Si en algún momento necesitas ayuda especializada con ello ya sabes que puedes contactarme por aquí o en la página de contacto.
Un saludo y mucho ánimo 😉
muchas gracias, me sacaste de una espiral negativa en mi vida
Gracias a ti, Andrés, por tomarte el tiempo de compartir tu caso. Encantado de que sea de ayuda y espero que empiece ahora la espiral en positivo.
Un saludo 🙂
Hola! Algún Consejo cuando en la empresa vamos todos siempre hasta arriba de trabajo y responsabilidades y el problema radica en falta de personal y de organización del trabajo y de las tareas desde el puesto de mando? Hoy acabo mi semana de vacaciones y al pensar en volver mañana solo veo todo el trabajo atrasado y la falta de organización que me espera
Hola Amparo,
Buenísima pregunta. Ser productiva tiene límites y, desde luego, tu objetivo no puede ser intentar siempre lograr hacer todo sin importar cuántos medios haya.
Esto no solo es algo que no deberías de perseguir, sino que en un contexto de trabajo moderno (empresa capitalista, contrato de trabajo con tu empresa, compañeros y flujos de trabajo que no se miden mucho, prácticamente imposible saber a quién atribuir el éxito, etc.) puede hacer que te den más y más trabajo cada vez y te quiten más recursos.
Piénsalo desde el otro lado: si yo fuese tu jefe y viese que eres capaz de hacer el mismo trabajo contratándote 3 horas que 6, desde el punto de vista capitalista me interesa más contratarte 3 horas. Y si no te contrato por horas pero veo que el trabajo sale adelante si te pongo a ti 13 tareas y a tu compañero 7, no las voy a distribuir 10 y 10. Es más, cada vez, por ahorrarme problemas, voy a estar más cerca de darte a ti 14 y a él 6.
Para ser productiva te interesa mucho concentrarte únicamente en tus objetivos y condicionar los de los demás a los tuyos: si yo saco 14 tareas adelante entonces quiero 14/20 del salario (o similar). Y si se niegan y solo me exigen más siempre te queda la posibilidad de irte a otro sitio en el que tus objetivos avancen más. Esto no es fácil ni rápido, pero con técnica se hace perfectamente. Y este cambio de estrategia bien llevado a cabo puede transformar tu día a día (de trabajar sin límite a que cada tarea que haces por tu empresa impacta en tu vida).
Si no los has visto, te recomiendo los vídeos del 52 al 57 del curso de productividad del Método OSEI ( http://metodoproductividad.com/lista-contenidos/ ) que son los del capítulo «P | Productividad inteligente – Capitaliza tu esfuerzo» y los he hecho exactamente para gente en tu misma situación.
Un saludo y espero que te sean de mucha ayuda,
Iago
Muchísimas gracias por tu respuesta, voy a ver los videos y te cuento 🙂
Hola… ¿Qué pasa si lo que siento que me satura es el mundo, la vida, las personas, el entorno, tantas luces, sonidos, las tareas, las relaciones, las expectativas propias y ajenas sobre mi futuro, gente queriendo ir rápido, la universidad, mis sentimientos, mis ansiedades y hasta el mismo tiempo que no se toma un respiro para visualizarse en este terrible huracán de modernidad que me agota; es que, me siento como una polilla que se estrella una y mil veces contra una lámpara y no sabe qué sucede y sólo quiere tumbarse en la hierba mucho, mucho tiempo hasta que a ella le dé la gana de levantarse y ¿sabes? que no está tan mal si nunca quiere, que al final todos nos morimos y no es que tengamos que luchar por hacer de nuestra existencia algo valiosísimo para el resto de la humanidad, ¿por qué tanta responsabilidad siempre?
Hola Mónica,
La verdad es que tu pregunta es una duda muy interesante y bastante recurrente que, aunque te recomendaría que evaluases hacer una reunión de descubrimiento conmigo para ver si podría interesarte una mentoría (http://www.iagofraga.com/mentoria/, es el tipo de punto de partida ideal) voy a intentar darte algunas claves, por encima aunque el tema que mencionas es muy denso:
* Lo primero que te recomendaría es que te fijes en el principio de tu pregunta «¿Qué pasa si…?». Una pregunta así es practicamente imposible de satisfacer ya que no existe una escala con la que ayudarte. Quizás lo máximo que pueda hacer contigo es compartirte mi opinión sobre tu tema siendo un experto pero, ni siquiera los expertos tenemos una guía superior moral ni nada por el estilo. En ese sentido, este es un indicador frecuente de lenguaje vago (que solemos emplear mucho hablando con nosotros mismos) pero que deberías cortar un poquito. Si me preguntas eso podría responderte «NADA» y aún así no te satisfaría probablemente. Así que te invito a preguntarte qué es lo que realmente quieres hacer con todos esos temas que mencionas y a partir de ahí empezarás a marcar objetivos y acciones. Antes, lo veo complicado (pero el no saber qué hacer puede seguir apsandote factura bastante tiempo).
* Lo segundo que te recomendaría es que te fijes (y te preguntes) en cómo has llegado a la situación como la que describes. Es decir, este tipo de discurso es bastante típico en momentos de apatía, desmotivación, falta de objetivos y una cierta disconformidad con lo que se ve (lo cual es muy normal) pero es casi imposibel de resolver (y tampoco es el objetivo de la produdctividad). Digamos resumiendo que «entiendo mucho» que puedas tener sensaciones de que «te satura el mundo, la vida, las personas, el entorno, tantas luces, sonidos, las tareas…» pero el mundo siempre será así. En esa lista no obstante hay dos tipos de elementos: aquellos en los que puedes influir y los que no. Entendido como «que el mundo te sature» no es algo que podamos nunca resolver pretendiendo «que el mundo esté a nuestro gusto» pero «que tus tareas te saturen» si puede cambiarse cambiando de hábito.
Como decía, la problemática que presentas es más un estado de ánimo (y un estado productivo) que un problema puntual pero, aunque no veas una respuesta completa con estos dos puntos/preguntas, puede que te enfoquen hacia el siguiente paso: clarificar.
Otra característica típica en ese estado de ánimo suele ser «no tener ganas de» pero, de nuevo, te animo a que vayas respondiendo una pregunta a cada vez, seas consciente de eso y que, aunque tu lista sea muy larga, cualquier elemento podrás responderlo uno a uno y, sobre todo, que muchos de esos no necesitas responderlos realmente para dar el asunto por resuelto (aunque ahora te abrumen todos).
Si respondes a esas dos preguntas y quieres seguir adelante, no dudes en mandarme un mensajito.
Un saludo,
Qué interesante artículo. Vivo en un país donde lamentablemente no valoran el trabajo de producción audiovisual y/o enseñanza de la misma. Creo que tiene que ver con que el arte no se suele ver como una prioridad. El asunto es que comprometo mis fines de semana para hacer propuestas a clientes que pienso que terminan robándomelas o se las dan a ejecutar a otras después de todo lo que yo he montado. Y dos nunca obviamente. Qué puedo hacer en estos casos?
Hola Álvaro,
No sé hasta qué punto puede ser cierta tu hipótesis pero, si es verdad y compruebas que tus diseños se los llevan a otro sitio está claro que ese modelo no te funciona (a menos que te cueste tan poco hacerlos que ganas más mientras te quiten unos pocos que con la cantidad de clientes que te llegan).
A veces las buenas ideas para un cierto contexto no valen y hay que adaptarlas. Lo que sí no haría es invertir más y más de tu tiempo (fines de semana o tardes) en un modelo que ves que no funciona (sea por mala fe o por que los diseños no son buenos).
Asi que intenta diseñar un modelo de trabajo en el que te ganes bien la vida por lo que produces. Si no existe ninguna empresa que haga esos diseños tan bien y eres capaz de hacerlos por un precio reducido, a lo mejor podrías tan solo vivir de la parte del diseño (porque cuando vienen a por ti, lo hacen porque en el fondo les gusta lo que produces ¡que ya es mucha información!).
Pero como digo es una hipótesis. La única idea con la que quería dejarte es «no siempre cuando alguien se aprovecha de ti es algo malo» o al menos no, si sabes girarlo a tu favor. A ver si puedes reorientarlo en un sentido que te venga bien y te resulte práctico. Muchas veces como profesionales nos obsesionamos en producir lo que querríamos ofrecer olvidándonos de que la gente acaba pagando siempre por lo que necesita.
¡Un saludo! (Y ya me contarás si te ha servido para algo la idea 😉 )
Buenas! Por aquí Jaír, de EfectiVida. Fantástico artículo! Me vi reflejado en lo de “llevo unas semanas de locura”, incluso usándo la frase como excusa con la familia… Pero tienes toda la razón, soy responsable. Me gusta lo de apuntar al 80%. Gracias Iago!
Gracias a ti, Jaír. ¡Un saludo!
Gracias por todo tu esfuerzo y dedicación, por compartir tus experiencias y conocimientos. ¡FELIZ DÍA!
¡Muchísimas gracias Alicia! Con comentarios así da gusto venir a escribir 🙂 . ¡Un saludo!