6 claves para no saturar tus listas de tareas nunca más

Uno de los factores que más aborrece de listas de tareas la gente que las usa, es sin duda la tendencia que tenemos a saturarlas.

No está muy claro el por qué, pero lo cierto es que siempre entra más de lo que sale. Esto no sólo te frustra, sino que además deriva en dos problemas aún más graves:

• Te hace perder la confianza en la lista, dado que hay demasiadas y al anotar una muy importante temes perderla de vista. Cada vez tienes más ganas de saltártela o reiniciarla.
• Estarás en constante deuda de tiempo ya que para vaciar la lista te sorprenderás a ti mismo más de una vez utilizando tiempo libre el fin de semana para quitar cosas.

1. Una lista de tareas no es el lugar para organizarte

Existe una gran diferencia entre un sistema de organización y una lista de tareas. El primero es capaz de procesar absolutamente toda la información, ideas, proyectos, estrategias, objetivos, etc. que necesites, una lista de tareas tan sólo es una lista y tan sólo admite tareas. Para que la lista funcione no metas en ella nada que no sea una tarea.

2. Las tareas de la lista responden a un criterio

Cada lista debe contener un único tipo de cosas. Es preferible crear varias listas a mezclar todo en una. Así podemos tener una idea de lo que contienen antes de leer el primer elemento y podemos saber si estamos en disposición o no de hacer ese tipo antes de empezar.

3. Crea una y sólo una lista principal

Necesitas una lista de tareas principal que verificarás cada día rigurosamente. Una lista de tareas te permite apuntar elementos que harás y liberar espacio en tu mente, pero esto podría resultarte imposible si cuando tienes una tarea verdaderamente importante, no dispones de una lista a la que estés seguro de volver antes de que sea demasiado tarde. Sin embargo, no es bueno ni pertinente tener más de una de este tipo porque necesitas habituarte a consultarla a diario (pero si puedes poner notas que indiquen lo que tienes que hacer o tienes apuntado en otros sitios).

4. Una tarea es una acción simple

Otra necesidad para que tus tareas no se apilen es que sean siempre acciones simples. A poder ser, describe cada tarea con un verbo y detalla hasta un nivel donde tengas claro cómo la llevarás a cabo. No apuntes nunca tareas demasiado extensas ni complejas como «Remodelar la casa» (porque tiene demasiadas etapas intermedias) ni aparentemente simples si no lo son para ti como «hacer una tortilla» porque…

5. No incluyas tareas condicionadas

Si no sabes preparar una tortilla, lo primero es aprender. El problema de apuntar cosas como estas es que, al no ser algo directo, cuando mires tu lista de tareas pensarás «ésta aún no puedo, siguiente» pero la tarea quedará ahí, volverás otro día y el problema seguirá sin resolver porque la tarea está mal formulada. Así que como norma general no apuntes tareas bloqueadas, sino el cómo desbloquearlas.

6. La gran clave: las propuestas

Esto ha supuesto una auténtica revolución para mí en los últimos años. Una vez que has aplicado todos los criterios anteriores aún queda un grupo de elementos que NO son tareas y esto es lo que yo llamo propuestas.

A diferencia de las tareas, las propuestas no son cosas que tengas la obligación de hacer, sino cosas que en caso de poder hacerlas te harán avanzar. Ejemplo de propuestas son cosas como mirar si te compensa cambiar de compañía de teléfono o arreglar unos zapatos nuevos.

Las propuestas debemos apartarlas y ponerlas en una lista separada. Como no son tareas no estás obligado a mantener la lista vacía, puedes acumularlas porque son buenas ideas, pero a ninguna idea le daremos prioridad si siempre hay otras mejores (lo cual optimiza una vez más nuestra productividad).

Separando propuestas de tareas, no sólo consigues que no se saturen tus listas de tareas, sino que además respetarás tus tareas como obligatorias (porque serán pocas y factibles) y al mismo tiempo siempre que tengas tiempo libre, tendrás una lista con ideas muy buenas entre las que seleccionar.

Concluyendo

A la salida de este artículo mi recomendación sería que decidas qué lista será tu principal (tu agenda, por ejemplo) y que crees un archivo en tu ordenador de propuestas vacío por el momento. Pero cuando detectes que en tu lista de tareas hay algún elemento que sea en realidad una propuesta descártalo ahí sin miedo.

Como siempre, el blog es totalmente tuyo para comentar, participar y opinar. ¿Te resuelve esto el problema de las listas interminables de tareas?