Reorganízate tras las vacaciones en 3 pasos

La diferencia entre sentirse abrumado por la vuelta a la rutina, y sentirse animado por las oportunidades de un nuevo curso, la marca únicamente el estado de ánimo en el que te encuentres.

En otras palabras, si quieres que Septiembre sea algo positivo, hay que hacer una pequeña puesta a punto. Necesitas vaciar de tu cabeza lo que te preocupa, crear una lista para no perder de vista los puntos importantes y crear un plan pequeño con las grandes líneas de lo que va a ser este curso.

El plan es el siguiente:

1. Recopilar proyectos e incidentes
2. Actualizar tus objetivos a corto plazo
3. Dotar a cada objetivo de un plan

Si crees que puedes hacerlo sólo, adelante. Deja el artículo, lánzate y vuelve si te surge alguna pregunta «haciéndolo a tu manera». Responderé con gusto a preguntas en los comentarios. Sino lo que voy a explicar a continuación contiene una guía de cómo hacerlo y algunas recomendaciones para evitar los grandes obstáculos en cada etapa.

Fase 1: Recopilar proyectos e incidentes

Objetivo (¿Por qué lo hacemos?)

La primera etapa consiste en recuperar lo importante de todo lo que estabas haciendo antes del verano. Esta fase es necesaria porque si te la saltas corres el peligro de volver a hacer cosas ya has hecho. Por ejemplo, si yo empezase a escribir lo que pienso hacer con este blog durante este año antes de leer el estado en el que lo dejé en Junio, seguramente estaré ignorando muchos detalles importantes y además escribiré muchas cosas que ya tengo escritas.

La tarea (¿Qué hay que hacer en concreto?)

La tarea concreta que deberás hacer para esta fase es escribir una lista de proyectos abiertos. Para cada proyecto incluye:

• Un nombre del proyecto (ejemplos: «trabajo», «reformas en casa» o «vuelta al cole niños»)
• El estado del proyecto (ejemplos: «bloqueado hasta el día 4», «sin empezar», «falta comprar libros y ropa»)
• Los recursos asociados a ese proyecto (ejemplo: «lista de libros para el cole de Pedrito»)

Esta lista constituye una visión global de todo en lo que estás implicado ahora mismo, así que si crees haberte olvidado más temas inclúyelos sin miedo y no dudes en darte un paseo por tu casa para ver si te encuentras más cosas sin resolver que convenga apuntar.

Consejo: Es muy probable que te encuentres tareas importantes y/o urgentes olvidadas. Evita las interrupciones por urgentes que sean. Si quieres, puedes crear una lista a parte de tareas no vinculadas a ningún proyecto para abordarla al acabar.

Fase 2: Actualizar tus objetivos a corto plazo

Aunque no te lo creas ya has hecho la gran mayoría. Ya sabes dónde lo dejaste todo y te has recuperado de la interrupción mejor que le 90% de la población. ¡Enhorabuena!

Objetivo (¿Por qué lo hacemos?)

Como decía, la hoja que tienes delante es de hecho una visión global de tu situación actual. Ahora bien, entre antes de las vacaciones y ahora muchas cosas han cambiado. Ahora toca actualizar esa lista de proyectos abiertos porque ya sabes lo que pasa cuando tu rutina no está tiene en cuenta tus objetivos actuales.

La tarea (¿Qué hay que hacer en concreto?)

Uno por uno, toca ir evaluando los diferentes proyectos que hay en tu lista. Así que agarra un bolígrafo de otro color y vamos a ir marcando cada proyecto con una acción. Para simplificar esto te voy a sugerir 3 opciones:

• Cerrar: Supone abandonar el proyecto, tirar todo lo que no tenga ningún valor y darlo por cerrado. Si el hecho de cerrar un proyecto tiene ningún o casi ningún riesgo y no es algo que quieras continuar voluntariamente, no lo dudes y ciérralo (una preocupación menos).
• Intención de cerrar: Con algún proyecto, querrás cerrarlo pero no podrás inmediatamente, marcándolo con esta opción haremos única y exclusivamente lo necesario hasta poder deshacernos de el ya que aún no es posible.
• Continuar: O bien porque nos gusta, o bien porque forma parte de tus objetivos, mantén únicamente aquellos que te aporten un beneficio claro.

Consejo: Hasta ahora hemos cerrado o decidido continuar con nuestros proyectos antiguos. Ahora bien, un nuevo curso, para que empiece con motivación, necesita que le añadas algo más. Algo que te motive, algo nuevo. Como mínimo añade una cosa factible que siempre hayas querido hacer, eso hará de tu rutina algo mucho más interesante.

Fase 3: Dotar a cada objetivo de un plan

Objetivo (¿Por qué lo hacemos?)

Septiembre ya no es una carga, al contrario. Ahora tienes cosas motivadoras en tu lista de proyectos y con los compromisos ya sabes que actitud tomar. ¿Qué te falta entonces? Pasar a lo concreto. De lo contrario lo que acabas de hacer se quedarían en una claridad de intenciones sin acciones que produzcan el cambio.

La tarea (¿Qué hay que hacer en concreto?)

En grandes líneas necesitas 2 cosas:

1. Descomponer cada proyecto en tareas que puedas hacer una detrás de otra hasta completarlo
2. Coordinar a los proyectos para que a cada uno le llegue su turno

En esta etapa el peligro está en entrar demasiado en detalle. Incluso si fueses un profesional de la productividad personal, el exceso de reglas no es bueno. Para cada proyecto, empieza por poner las grandes líneas de cómo lo llevarás a cabo y pasa al siguiente. Lo importante es tener una idea global para ahorrar esfuerzos y que cada uno llegue a buen puerto. Si quieres un poco de ayuda coordinando proyectos, puedes apoyarte en este artículo para aprender a crear un planning.

Consejo: Cuando construyas tu planning prioriza a los objetivos que marcaste con «intención de cerrar». Cada uno de ellos que acabas hace la lista más corta y más fácil de gestionar. No hace falta que empieces con todos a la vez a sí que puedes posponer algunos para Octubre y centrarte en cerrar primero unos cuantos este mes.