Cómo establecer o definir prioridades

Nadie va a venir a llamar a tu puerta a decirte que el definir bien prioridades es algo importante. Es más, hablando estrictamente, las prioridades en productividad personal no son imprescindibles. Eso sí, si no son imprescindibles, ¿por qué nos preocupamos tanto de ellas?

Establecer prioridades en base a objetivos

La razón tiene mucho que ver con las decisiones que evocábamos en la guía sobre los objetivos. Tus prioridades estarán más o menos claras según cómo hayas definido tus objetivos y en función de lo meticuloso que hayas sido al definir las interdependencias entre ellos. Claro que como hemos dicho que el no definir al 100% tus objetivos es una posibilidad a tener en cuenta (porque te llevaría años hacerlo perfecto), necesitamos definir las prioridades sin contar únicamente con los objetivos.

Ahí es de donde nace la necesidad original de priorizar pero no es la única ocasión en que este proceso es necesario. La capacidad de gestionar prioridades es una habilidad multinivel que podemos reutilizar de forma transversa en múltiples aspectos de la productividad personal.

Las técnicas de priorización son útiles a todos los niveles porque la productividad personal, cuando actúas correctamente, debería ser fractal. Un fractal es por ejemplo el helecho de la imagen. Da igual cuantas veces hagas zoom a la imagen, la estructura siempre se repite. En el caso del helecho verás triángulos que surgen de triángulos cada vez más pequeñitos.

Por eso priorizar objetivos es igual que priorizar sub-objetivos, que a su vez es igual que priorizar estrategias, que acaba siendo exactamente la misma dinámica que priorizar tareas. Y si tus tareas acabasen siendo en realidad proyectos con sub-tareas dentro la forma de priorizar debería seguir siendo exactamente la misma.

Esa es la razón por la que priorizar es una técnica que necesitamos constantemente.

Definir prioridades: Primera solución

La solución más fácil para la priorización de objetivos es no tener criterios de priorización en absoluto. Es decir no solo no priorizar para nada sino ignorar el hecho de que ya solo al escribir cuatro tareas en una agenda puede que les estés dando por defecto una prioridad sin darte cuenta.

Piensa que dependiendo de cómo gestiones esas tareas luego, si las haces una tras otra (que es algo bastante común) la prioridad la habrá definido el orden en el que las has escrito. Por lo tanto es importante darse cuenta de que el proceso de priorizar debe entrar en juego tanto en las prioridades que tú atribuyes como aquellas decisiones en las que no llegamos nunca a participar.

¿Es necesario establecer prioridades?

Es posible ser parcialmente productivo aún sin priorizar conscientemente aunque no recomendable. No es como los objetivos (que sin ellos nunca puedes ser productivo) o como las estrategias (que sin ellas no tienes garantía de que las acciones individuales respondan al objetivo). Las prioridades son modificadores de estos y otros conceptos de base. Definen quién se lleva y quién no tu atención. Y como en productividad personal no importa lo que planificas sino lo que acabas haciendo, si no tuvieses ningún criterio de priorización estarías tirando por la borda tus esfuerzos en otros campos. Por eso el método más simple de priorizar es viable pero extremadamente poco productivo. Es más, es incluso nocivo para aquellos aspectos en los que trabajas bien.

¿Cómo definir prioridades? Modelos y decisiones

Por definición, cuando te organizas no quieres gastar más tiempo haciéndolo del estrictamente necesario. El tiempo invertido en organizarte está únicamente justificado si gastas menos de lo que ahorras luego. Por eso evocaba antes que la única verdadera justificación de que la capacidad de priorizar bien requiera nuestra atención está en los objetivos. Un pequeño error priorizando tus objetivos puede hacer que tardes 3 años en empezar un gran proyecto en el que deberías estar ahora mismo. Eso es grave. Si fuese solo por priorizar tareas, esta guía no existiría (porque hay cosas más importantes que tratar antes).

A continuación, te doy algunos consejos y referencias que pueden ayudarte a definir tus prioridades.

1. Gasta tiempo priorizando sólo donde el precio de priorizar mal sea alto

Un error priorizando es tanto más grave cuanto mayor es la relevancia de lo que se prioriza. Hay priorizaciones en las que deberás pasar días (para tus objetivos anuales por ejemplo) y priorizaciones en las que está mal pasar más de un par de segundos aún a riesgo de equivocarte (cualquier decisión trivial del día a día). Tu modelo de como priorizas normalmente debe tener eso en cuenta. El parámetro del tiempo que puedes pasar analizando una cuestión es importante para diseñar tu forma de priorizar.

2. Evita las prioridades otorgadas sin querer

Otra cosa que debe tener en cuenta tu modelo de priorización es que existen a parte de las prioridades que atribuyes directamente, ciertas acciones modifican pasivamente las prioridades de tus proyectos. Por ejemplo, un objetivo que no llega nunca a entrar en tu lista está por defecto recibiendo una prioridad 0 (no lo vas a hacer nunca). No le has dado prioridad 0 tú activamente, pero a través de otras acciones el efecto es el mismo.

Lo mismo le pasa a un objetivo cuyo enunciado no es muy claro (lo anotaste un día pero incluso cuando te pongas a perseguirlo no estarás haciendo exactamente lo que habías planeado), y lo mismo pasa con la procrastinación. Procrastinar, de alguna manera, es ir quitándole prioridad a un objetivo siempre que le vaya a tocar su turno. En este aspecto sé muy cuidadoso porque un objetivo que está siempre de segundo no se afronta nunca.

3. Priorizar es una habilidad auxiliar

La última cuestión que quiero que interiorices es que la priorización no se puede solventar con una herramienta estática y concreta como hacemos con una «lista de objetivos» para los objetivos. La priorización es más bien una habilidad a entrenar y a desarrollar. Lo que nos interesa no es tener un documento que defina mil cosas perfectas sino tener los buenos reflejos para cuando te intenten interrumpir o aparezca un falso objetivo que amenace con distraerte de lo que realmente deberías hacer para ser productivo.

4. La posibilidad de priorizar automáticamente por diseño

No obstante, no existe solución única y correcta. Al ser una habilidad transversa todo depende de cómo hayas decidido afrontar los otros aspectos de la productividad. Tu solución será buena si respeta los principios generales que se describen en esta guía y complementa los problemas que puedas tener en otros aspectos.

En el libro La revolución productiva por ejemplo, la gestión de prioridades no se aborda directamente porque intentamos configurar ya nuestros objetivos para que vengan con un criterio de priorización por diseño. Es decir, en te explico un ejemplo de cómo es posible idear un sistema de objetivos más complicado que una simple lista pero que luego se prioricen solos porque existe un criterio evidente (como el criterio que existe en una biblioteca para encontrar un libro).

La limitación que te impones es que no puedes crear objetivos como te dé la gana (igual que en una biblioteca no puedes guardar un libro donde quieras). La ventaja, sin embargo, es que no necesitas pensar las prioridades cada vez (igual que en una biblioteca no necesitas recorrer todos los libros para encontrar uno). Si te interesa aprender en serio a priorizar de manera más automatizada échale un vistazo al libro porque realmente vale la pena.

Si eres principiante, de todos modos, en esta guía ya tienes conceptos que te recomiendo integrar y probar por ti mismo. En el momento en el que quieras subir el nivel de exigencia a cómo priorizas, simplemente ten presente que existen formas más complejas pero notablemente más eficientes.

¿Cómo establecer prioridades en la práctica?

Así que priorizar va de dominar conceptos y reducir riesgos al máximo. Eso pasa por tener las ideas claras y para ello te propongo aplicar los conceptos descritos a continuación y las explicaciones en los artículos que cito:

1. Diferencia entre lo urgente y lo importante

Lo primero que debes hacer es no mezclar conceptos. Lo prioritario es siempre única y exclusivamente lo más importante que tengas que hacer. Las cosas que se deben hacer son las que tienen importancia y eso implica identificar lo importante y no confundirlo nunca con lo meramente urgente. El concepto de urgencia solo puede venir después de la importancia a reorganizar lo que debes hacer para intentar hacerlo todo a tiempo. Domina bien ambos conceptos para no dejarte engañar por falsas prioridades.

La diferencia entre lo urgente y lo importante

2. Reduce la complejidad al máximo

Priorizar es comparar a fin de cuentas. Priorizar es decir tú primero y tú después porque tengo una buena razón para decirlo. Pero cuando ni la información está clara ni cuando las listas de elementos a ordenar son extensas esto es una tarea que lleve poco tiempo. Perdemos tiempo priorizando todos los días y eso no es bueno por lo que hay que evitarlo al máximo siempre que puedas. Hay formas fáciles de hacerlo y una pasa por métodos de reducción de listas de tareas, objetivos, etc. a comparar. En el artículo citado se te explica bien el por qué y el cuánto esfuerzo te cuesta el no preparar bien los elementos antes de priorizar. Priorizar no es gratis, ¡no caigas en la trampa de menospreciar ese esfuerzo!

El porqué te cuesta tanto ordenar prioridades

3. Domina el concepto de criterios de orden

Antes evocábamos el problema, he aquí una solución posible. Organización y orden no son lo mismo, y los detalles del porqué te los explico en el artículo a continuación. Lo que nos interesa normalmente es estar organizados, pero el orden es un concepto útil. En concreto, los criterios de orden son una joya en lo que respecta a la atribución de prioridades. En una biblioteca puedes encontrar libros rápidamente porque tienen un criterio de orden (el alfabético). Imagínate que pudieses hacer lo mismo con tus objetivos, tareas o lo que sea. Tener un criterio, una llave maestra que te genere automáticamente las prioridades para que las puedas definir como quien busca un libro. ¡Pues es posible! Por eso organizar tu trabajo pensando en esto tiene muchísimas ventajas.

La diferencia entre orden y organización (punto 1)

4. Sé consciente de la información que tienes

Estate alerta porque no siempre tenemos toda la información necesaria para decidir y sin embargo necesitamos producir respuestas. ¿Qué número es mayor 2 o 7? A eso puedes responder porque tienes los dos elementos y el criterio de comparación. ¿Qué es más caro un Porsche o mi coche? A eso es imposible responder con seguridad a menos que sepas con total seguridad cuál es mi coche. Priorizar implica comparar y comparar requiere información explícita (números o cosas objetivas que se comparen directamente). Debes dominar este concepto para, por ejemplo, acotar los riesgos que supone decidir en qué proyecto te embarcas entre dos opciones de las cuáles ni siquiera tienes toda la información. A veces priorizar bien, requiere darse cuenta de esto y empezar por asegurarte de que conoces suficientemente las opciones que comparas.

El problema de recortar esfuerzos donde no debes

Siguientes vías de mejora en la gestión de prioridades

Es un poco paradójico y molesto esto de que las prioridades no sean estrictamente necesarias pero que determinen tanto los productivos que somos o dejamos de ser. En cierta parte si las gestionas muy bien trabajarás siempre en lo principal y si no, podrías desgastarte en tonterías.

Por eso hay que actuar como si fuesen imprescindibles y dedicarles el mismo esfuerzo que a los objetivos que perseguimos. Las prioridades no son un fin pero son un medio.

Conforme avance tu productividad te van a seguir poniendo trabas en más puntos que no hemos explorado. Hemos mencionado que es importante reducir al máximo el número de elementos a priorizar pero cuanto más productivo seas, más volumen de información querrás gestionar como es natural. Cuanto más dominas tus objetivos y tus tareas más a fondo quieres entrar en cada uno y ahí de nuevo las prioridades ejercerán un freno porque necesitarás ordenar muchos más elementos.

También hay técnicas de mejora de tu productividad que te van a hacer la tarea de priorizar más difícil. Para reducir interrupciones, por ejemplo, es posible que te acabes imponiendo el no estar constantemente pendiente del teléfono o del email. Como la información te llega más tarde, no tienes realmente la oportunidad de llegar a dejar tu tarea actual para centrarte en la que llega que podría ser más importante. Cuanto más avances en productividad, más complejo se hará el seguir priorizando bien, pero a la vez tendrás más potencial porque cualquier pequeño avance ganado en esos niveles, será prueba de que las cosas están saliendo a años luz de diferencia al como prioriza una persona normal.

Insisto, en materia de las prioridades no esperes nunca salir con algo material acabado como una «lista de objetivos» o una «lista de tareas». Este aspecto de la productividad personal se cubre clarificando conceptos en tu cabeza, se practica y se entrena porque eso te prepara para reaccionar de manera eficaz y rápida cuando la situación lo requiera (que como hemos visto, es muy frecuente).

Si tienes alguna duda en particular recuerda que puedes preguntarlas aquí mismo en un comentario y para seguir complementando tu productividad en este aspecto tienes a tu disposición mi guía gratuita de productividad «¿Cómo puedo organizarme?», que puedes descargar aquí mismo.

Vuelve las veces que necesites a consultar esta guía y ¡cada detalle a su tiempo!