Herramientas de productividad, ¿cómo elegirlas?

Este tipo de preguntas me las hacen constantemente: «¿Qué herramientas de productividad recomiendas para mi empresa? ¿y a nivel individual? ¿Qué aplicación usas para agilizar la comunicación? ¿Qué programa escoges para organizar tareas? ¿Y para gestionar proyectos?»

Es algo que se repite una y otra vez, aunque insista en que la productividad la hacen la mentalidad, los conceptos y las actitudes (¡y no las herramientas!) aún así, voy a daros algunos ejemplos de soluciones y herramientas concretas que realmente pueden ayudar a mejorar la productividad, aportando eficacia y eficiencia.

Pero antes empecemos por la base, lo fundamental es saber elegir.

No hablamos de herramientas específicas

En este artículo voy a hablar de herramientas dirigidas a la productividad y no específicas de cada caso. Por ejemplo, si te dedicas al merketing o a RRSS no te voy a decir que debes utilizar Google Analytics o Metricool.

Si eres fotógrafa/o o diseñador/a gráfica, tampoco te citaré el paquete Adobe. Esto va de herramientas de productividad enfocadas a que «gastes menos tiempo», es decir, que seas eficaz haciendo lo que te propones y que lo que te propones sea pertinente (que sepas hacia dónde tienes que ir exactamente), eso es la productividad.

¿Cómo elegir las herramientas de productividad?

Para que no se vuelva un horror la elección de herramientas es importante tener en cuenta las siguientes ideas:

1. Ten las mínimas posibles. Muchas herramientas juntas se coordinan y gestionan mal. Y por mínimas quiero decir que 1 sería el número ideal. Si utilizas una cantidad irrisoria, acabarán minimizando la productividad en lugar de mejorarla.
2. Escoge herramientas simples. El valor de una herramienta es su funcionalidad principal. Cada extra que no te interesa puede ser un incordio.
3. Escoge herramientas genéricas para que si en algún momento no tienes acceso o la empresa que la mantenía quiebra, tú puedas recuperar tu ritmo de trabajo sin sufrir ninguna crisis.

¿Qué capacidades necesitas cubrir con herramientas?

El último punto importante a entender antes de ponerte a escoger tus herramientas de productividad es que cada una debe responder a una capacidad que necesites realmente. A partir de ahí los 3 principios anteriores deben aplicarse.

Voy a hacer diferencias entre las capacidades que necesitarías para tu empresa y las capacidades a nivel individual. Porque, aunque verás que tienen bastantes cosas en común, quizás lo que quieres es mejorar la productividad a nivel de gestión personal, en la que puedes incluir tus tareas, además de tu trabajo.

Vamos allá.

Capacidades de una empresa

1. Gestionar proyectos: para gestionar proyectos en equipo seguramente necesitarás clasificarlos por carpetas, dar permisos a aquellas personas que vayan a formar parte de cada uno de los proyectos, dividir el proyecto en tareas y subtareas, conocer el estado en el que se encuentran dichas tareas, etc. Esta es una de las capacidades necesarias de casi toda empresa.
2. Comunicación de equipo: esto es fundamental, gracias a la buena comunicación aumentará nuestra productividad. Además, es algo que falla constantemente en las empresas debido a la falta de organización. Necesitas que sea ágil y no recibir 500 mails en la bandeja de entrada que ni siquiera son para ti, se vuelve un hilo infinito e insoportable. Ya no quiero hablar de Whatsapp, llamadas y otras vías, cuando es más cómodo tener una sola que funcione correctamente y a la que puedas acudir si quieres recuperar algo concreto.
3. Reuniones: con el auge del teletrabajo, cada vez son más necesarias herramientas que permitan una comunicación flexible y fluida, con opción de compartir pantalla y documentos en tiempo real.
4. Gestión del tiempo: con la gestión del tiempo me refiero a controlar cuánto tiempo dedica cada equipo, departamento o miembro del equipo a cada una de las tareas definidas.
5. Mapas mentales: los mapas mentales son los esquemas de antes, te permiten organizar ideas y conceptos de una manera súper visual. Son geniales cuando se trata de analizar problemas, estructurar proyectos o ideas innovadoras para la empresa, jerarquizar o encontrar soluciones. Más abajo veremos una herramienta simple y completa para esto.
6. Almacenar y compartir documentos: es necesario y no nos queda otra que contar con una herramienta para ello, cuando trabajamos con más gente y proyectos en común existen cantidad de referencias, documentos, presentaciones, imágenes y un largo etcétera relacionado con los proyectos que necesitaremos consultar rápidamente y, lo primordial, será poder encontrar cada documento sin emplear una enorme cantidad de tiempo.

Capacidades a nivel individual

Pongamos por ejemplo que en tu día a día necesitas la capacidad de:

• Tomar notas

La herramienta más simple y más genérica de este tipo probablemente sea una libreta. Es algo que puedes llevar contigo, no depende de internet y por lo tanto funciona en el metro y se renueva con facilidad.

Sin embargo, si eres una persona que genera muchas notas, es probable que la capacidad de buscar entre tus notas se vuelva algo bastante necesario. En tal caso, tus nuevas capacidades necesarias son:

• Tomar notas
• Búsqueda rápida

Si tomas notas, muchas de ellas quizás tengan que estar agendadas y también necesitas que te las recuerden del algún modo.

No infles tu lista de necesidades

Si crees que esta lista se proyecta hasta el infinito estás de lo más equivocado. La razón principal por la que se venden coches todos los días es por la movilidad. El aire acondicionado, la tapicería de cuero, el elevalunas eléctrico y hasta el maletero con espacio son cosas prescindibles en la mayoría de los casos.

Sé que en tu cabeza eres capaz perfectamente de imaginarte algunas situaciones en las que cada uno de los extras que acabo de mencionar pueden resultar útiles pero en productividad hay que pensar justamente lo contrario en cuanto a las herramientas. Cuanto menos ruido mejor, cada extra se paga caro.

Si volvemos al ejemplo de la libreta, para obtener el beneficio de la búsqueda rápida tendría que hacer algunos sacrificios. Si decido sustituir mi libreta por una aplicación de texto para el móvil, perderé la capacidad de hacer dibujitos esquemáticos que es una parte importante de «tomar notas». Además, la aplicación puede tardar en cargar y depende de la batería de mi móvil, un fallo grave que nunca le pasa a mi libreta.

Quizás prefieras tomar notas en tu móvil, hoy en día en muchas apps de notas ya ofrecen esta posibilidad, además de poder agendarlas e, incluso, configurarlas para recibir recordatorios. Pero a lo que voy, elige una sola herramienta y no 50.000.

Herramientas de productividad

Con todo lo previo en mente, para aplicar GTD o un equivalente, las capacidades básicas necesarias suelen ser más bien pocas. De todas formas, te voy a poner ejemplos de herramientas para cada uno de los casos que te he descrito para que seas tú quien decida la que le funciona o no mejor. Pero por favor, no olvides el punto anterior y lo que hemos comentado, muchas herramientas solo harán que trabajes el doble.

Herramientas de productividad para empresas

Para gestionar proyectos

1. Trello: es una herramienta muy visual que funciona por tableros y cada tablero está distribuido por columnas. Cada tablero podría representar un proyecto, por ejemplo, y cada una de las columnas una tarea. Esta tarea la podríamos dividir a su vez en sub tareas que podemos asignar a la persona adecuada o a cualquier participante del proyecto. Pienso que con esta captura lo vas a entender mejor:

Como puedes comprobar, de un solo vistazo puedes controlar el flujo de trabajo. ¿Cómo?

Pues porque entre sus múltiples opciones, incluye la clasificación por colores para cada una de las tarjetas. Además, también tienes la posibilidad de detallar cada tarea o sub tarea si haces clic en la tarjeta. Así como asignar miembros, poner etiquetas, fechas, adjuntar archivos… en fin, cantidad de posibilidades.

Otra función interesante son los power ups, que los podríamos comparar con las apps de un smartphone. Permiten integraciones y funcionalidades nuevas, ofreciendo aún más posibilidades. Por último, también te da la opción de automatizar procesos, creando reglas para establecer ciertas acciones automáticamente. Se trata de una herramienta de productividad muy completa incluso en su versión gratuita.

Trello cuenta con una versión premium con más posibilidades todavía. Como con todo, han salido cantidad de competidores y herramientas muy similares como Workzone, Asana, Jira, Airtable, etc. Te pongo Trello por ser la más destacada ahora mismo (por posibilidades y precio), aún así, te recomiendo que eches un vistazo a las demás por si se ajustan mejor a tu empresa y sus necesidades.

Comunicación de equipo:

1. Discord:

Es una herramienta de comunicación interna que se creo principalmente para gamers pero que ya está ganando mercado en el mundo empresarial. Funciona a través de la invitaciones a servidores o «salas» privadas. Cada servidor puede tener múltiples canales que se pueden organizar y dividir para establecer una comunicación por proyectos, por ejemplo, dividida por tareas o incluso por departamentos. Permite la comunicación por chat, voz o videoconferencia. Además, esta herramienta permite enviar archivos de tamaño considerable (hasta 8 MB en su versión gratuita).

2. Slack:

Es una herramienta de productividad empresarial similar a Discord, sin embargo, Slack se hizo pensada para empresas desde el primer momento. La diferencia principal con la herramienta anterior es su capacidad de integración con otras apps y que permite compartir hasta 1GB en archivos.

Ambas son buenas opciones para la comunicación interna, Discord es mejor en cuanto a voz y videollamadas y Slack en cuanto a compartir archivos y texto.

Lo importante de estas herramientas es que fomentan la comunicación abierta de manera organizada, promoviendo la colaboración entre equipos y agilizando las tareas. Como con todas las herramientas, su uso productivo depende de ti y de las personas implicadas.

Como otras opciones tienes a TeamSpeak, Chanty o Fleep.

Reuniones

Vamos a hablar de Zoom y Meet principalmente porque son dos de las herramientas más populares actualmente, con versión gratuita y con múltiples posibilidades como crear salas de espera, reuniones privadas, integración con el correo electrónico y estar disponibles desde multitud de dispositivos, entre otros.

1. Zoom:

Está entre las herramientas de videoconferencias más usadas del mundo. Su interfaz es muy fácil y cuenta con la opción de crear salas de trabajo y aulas virtuales. Permite hasta 500 participantes y cuenta con la opción no solo de grabar las videoconferencias, sino también de transcribir automáticamente lo que ocurre en la reunión.

2. Meet:

Aunque Meet solo admite 250 participantes y no ofrece la opción de transcripciones, sus planes de pago son más baratos. Además, dispone de la opción de integrar subtítulos en tiempo real, una gran ventaja si tú o tu equipo tiene que comunicarse con equipos internacionales y no domina el idioma. También es más difícil de hackear que Zoom.

Existen otras muchas más opciones y diferencias entre ambas plataformas que deberás de analizar teniendo en cuenta las necesidades de tu empresa. Lo que sí puedo afirmar es que son herramientas competentes y profesionales pare realizar reuniones de manera sencilla y rápida.

Como alternativas a estas dos, existen cantidad de ellas, como Whereby, Skype o Jitsi.

Gestión del tiempo

Las herramientas que vamos a ver a continuación están especializadas en llevar un control del tiempo dedicado a cada tarea o gestión de proyectos.

1. Toggl:

Lo que hace es permitir a los usuarios rastrear y registrar el tiempo que invierten en tareas específicas, también proporciona informes detallados sobre el tiempo y el progreso de los proyectos. Además, ofrece integraciones con otras herramientas de productividad y colaboración, como Asana, Trello y Slack (ya mencionadas), para ayudar a los equipos a trabajar juntos de manera más eficiente.

La idea no está en controlar, sino en motivar con el objetivo de aumentar la productividad empresarial.

2. Clockify:

Se trata de una herramienta muy similar a la anterior en cuanto a su uso, se utiliza exactamente para lo mismo. Las diferencias más notables respecto a Toggl están en que Clockify es completamente gratuita, sin embargo, ofrece menos integraciones que Toggl (aunque también dispone de integraciones con herramientas populares) y, por último, debemos mencionar que Clockify ofrece una funcionalidad de equipos más robusta, incluyendo la posibilidad de asignar tareas y asignar roles y permisos a los miembros del equipo.

Como alternativas profesionales, te dejo aquí algunas de las más reconocidas: Cattr, Harvest o TimeCamp.

Mapas mentales y organización de la información

Los mapas mentales son como esquemas, nos ayudan cantidad a la hora de ver toda la información unida y jerarquizada de una manera clara, es decir, a organizarnos y a organizar la información. Con la información organizada, podremos comunicar de manera mucho más clara. Además y cómo veras, las herramientas nos permiten asociar imágenes y otros archivos, lo que contribuirá a que retengamos mejor la información y reforcemos la memoria.

1. Xmind

Xmind es una buena herramienta de mapas mentales principalmente por su sencillez, no te dará dolores de cabeza y aprenderás a utilizarla rápidamente. Además, pone a tu disponibilidad multitud de formatos personalizables (colores, tamaño, fuente, etc).

Tiene una versión gratuita bastante completa.

2. LucidChart

Lucidchart está en la nube y Xmind es un software que se descarga en el ordenador y al que puedes acceder sin conexión, esto tiene sus pros y sus contras, puesto que LucidChart, al estar en la nube, posee más capacidades de colaboración e integraciones. Sin embargo, la principal diferencia entre ambas es que LucidChart se enfoca mayormente en diagramas y gráficos y Xmind en mapas mentales. Se utilizan con el mismo fin pero quizás los mapas mentales aporten mayor flexibilidad, mientras que los diagramas son más estructurados y firmes.

3. Mindmeister

Otra herramienta en línea de mapas mentales con colaboración en tiempo real y múltiples opciones de exportación. Más parecida a Xmind que la anterior y con más funciones colaborativas para trabajar en equipo. Sin embargo, la versión gratuita a penas permite exportaciones.

En fin, como en todas las herramientas tendrás que valorar tus necesidades y las de tu empresa a la hora de elegir.

Otras alternativas serían: Popplet, Wise Mapping o Gliffy.

Almacenar y compartir documentos

1. Google Drive: a día de hoy, es de los servicios de almacenamiento más conocidos y populares. Como sabrás, es en la nube y gratuito, con 15 GB de almacenamiento. También puedes adquirir más espacio de almacenamiento a un precio razonable. Google Drive es una excelente opción para colaborar y compartir archivos con otras personas que nos hace, sin duda alguna, la vida más sencilla.
2. Dropbox: es otro servicio de almacenamiento en la nube que ofrece 2 GB de almacenamiento gratuito y también con la posibilidad de adquirir más espacio. Es conocido por su facilidad de uso y capacidad para sincronizar archivos entre dispositivos.

Las dos herramientas son dos gigantes en el mundo del almacenamiento de archivos y es difícil realizar una comparación. Google drive se integra muy bien con Google Workspace, en cambio, Dropbox tiene más apertura en el mundo de las integraciones. Si necesitas más espacio de almacenamiento gratuito y una integración sólida con Google Workspace, Google Drive es la mejor opción.

Otras opciones podrían ser Amazon Drive, Apple Icloud o Microsoft OneDrive. Estas herramientas ayudarán a la productividad de tu empresa de mayor o menor manera dependiendo de los equipos, los programas y el sistema operativo.

Herramientas de productividad personal

• Para tomar notas desde cualquier sitio y poder copiarlas/pegarlas al ordenador yo he decidido usar Evernote.
• Como centro principal de organización (lista de tareas + bandeja de entrada + algunas otras funciones) empleo un bloc de notas un poquito mejorado que es el Notepad++.
• Para planificar tareas para el futuro y tener perspectiva de mis proyectos activos he programado mi propia herramienta (pero puede sustituirse con un calendario como Google Calendar).
• Por último, la capacidad de ponerme alarmas (a horas concretas) la soluciono con System Scheduler.

Por supuesto que tengo más programas en el ordenador, documentos de papel y aplicaciones en el móvil, pero el núcleo de mi organización personal está en los 4 puntos que acabo de listar. El resto, en caso de fallar, podrían dificultarme alguna tarea concreta pero nunca bloquearían mi productividad diaria y eso es lo que cuenta al final.

Una herramienta todo en uno

Como te habrás podido dar cuenta si has llegado hasta aquí, muchas de las herramientas que cito tienen otras características y aplicaciones.

Por ejemplo, con Trello también puedes trackear el tiempo aplicando un power up o, incluso, instalar un chat para comunicarte dentro del propio Trello.

Slack y Discord, por ejemplo, permiten también realizar reuniones y videoconferencias.

A lo que me refiero es que yo las he clasificado por la especialidad de cada herramienta, pero puedes crear la combinación que quieras o que más necesite tu empresa según recursos, habilidades o experiencias.

Entonces, ¿cuál es la mejor herramienta de productividad?

¿Realmente piensas que una herramienta de productividad te cambiará la vida? Es cierto que pueden suavizarnos el camino, quitar alguna piedra para que no tropecemos, pero las herramientas no nos señalan nuestro destino, sino que nos ayudan durante el trayecto.

Entonces, ¿qué es lo que necesitas para mejorar tu productividad y la de tu empresa? Para eso necesitarás un método sólido de productividad.

Un método de productividad (por definición) es algo que se encarga de que tú sistemáticamente tengas una forma limpia y eficaz de gestionar todo lo que afecta a tu productividad (desde las tareas cotidianas hasta los objetivos y estrategias más abstractos).

Hay infinidad de métodos en este mundillo y, como experto, te puedo asegurar que existe mucho vende humos. Yo utilizo mi método, el método OSEI, que puedes conocer aquí mismo.

Además, si necesitas ayuda como empresa para analizar tu productividad, impulsarla y conocer cómo alcanzar tus objetivos, creo que mi mentoría de productividad podrá ayudarte. A veces, apoyarse de un experto para capacitar y potenciar cada parte del equipo, puede ser una de las herramientas más potentes de productividad empresarial.

En cuanto a las herramientas de productividad, ¿sigues buscando aplicaciones todoterreno o prefieres sumarte a lo simple y versátil?