Siempre he pensado que aprender de productividad es como irte vacunando uno a uno de errores concretos en los que no volver a caer jamás.
Como el individuo medio evita a veces esas trampas pero otras veces cae en ellas, el beneficio de la productividad está en todas esas veces en que, gracias a lo que sabes, no fallas.
Así que hoy te quiero vacunar contra varios errores comunes con un par de conocimientos que para mí son algo básico. La productividad va de muchísimas más cosas que de hacer planes y «gestionar tu tiempo» pero hay un par de mínimos que son imprescindibles.
Y ojo, cuando hablo en este artículo de planificar la semana me refiero exactamente a eso: planificar. Recuerda que planificar y programar no son lo mismo (son complementarias pero distintas), conoce aquí las diferencias entre programar y planificar.
Así que vamos con un par de cuentas de la vieja que ningún productivo que se precie puede darse el lujo de no dominar.
Las 5 cifras para planificar tu semana
Dato 1 – Un día normal tiene 14 horas hábiles
¿Por qué?
Cada día tiene 24 horas. Como en dormir se te van 8h, te quedan 16 horas. Entre comidas e imprescindibles diarios para ser persona (higiene, vestirte, etc.) te quedan 14 hábiles.
¿Qué quiere decir esto?
14h/día es el tiempo bruto máximo disponible. Más allá de eso una persona normal no aguanta el ritmo sin desgastarse cada día más. Si por ejemplo debes cubrir 60h de trabajo en 4 días (cuando el máximo normal sería 56h) te va a implicar tanto disponibilidad total como un desgaste ligado a que o bien duermes menos, o bien te saltas pausas, o comidas, etc.
Conclusión:
Más de 14 horas en un día disponibles para planificar tu semana es, a largo plazo, insostenible.
Dato 2 – Si trabajas, tienes máximo 55 horas libres a la semana
¿Por qué?
Salvando las pequeñas diferencias de cada uno, el caso más frecuente (en España) es que la jornada de trabajo tenga 40h y rara es la persona que tiene menos de 15 minutos de transporte al día (por distancia u otros). Así que si tienes 40h de trabajo y 2.5 de transporte en la semana, te queda toda la semana de tiempo hábil (7×14 = 98h) menos lo ocupado por tu trabajo (42.5). Eso son, siendo optimista, 55.5h libres y, redondeando a la baja, 55 horas para planificar tu semana. Eso es el máximo indiscutible. Y de ahí, para abajo…
¿Qué quiere decir esto?
Las horas dormidas de más el fin de semana, las horas de sobremesa y que el dentista te haga esperar antes de la consulta, restan tiempo de este número. Tenemos 55 horas semanales de libre disposición pero no siempre «libres».
Conclusión:
En una semana no puedes comprometerte nunca a nada que te lleve más de 55 horas y el hacerlo a ese nivel requeriría no tomar ni un respiro.
Datos 3 y 4 – Un día de semana tiene 6 horas libres, en fin de semana son 14
¿Por qué?
(Obviamente o solo válido si…) tus horas de trabajo se concentran de lunes a viernes.
Conclusión:
En un fin de semana (28h libres) hay 2 horas libres menos que durante las 5 tardes de la semana (30h libres). ¡Curioso y obligado que lo aproveches!
Dato 5 – El tamaño mínimo justificado para dejar una tarea para el fin de semana son 4 horas ininterrumpidas
¿Por qué?
Aquí, necesito tirar un poco de experiencia. Aunque según el modelo, podrías dedicar 6 horas ininterrumpidas a una tarea en la práctica, eso virtualmente es imposible. No es algo con lo que debas contar para una semana normal. Por lo que es más razonable decir que en una tarde de semana cualquiera puedes obtener 4 horas continuas sin interrupciones con relativa facilidad si te lo propones.
Planificar tareas por semana vs fin de semana
No solo se puede sino que, a la hora de planificar la semana, se debe meter durante esta tareas relativamente grandes porque durante la semana tenemos bloques bastante grandes de tiempo. Y solo si la tarea debe hacerse sin interrupción y lleva más de 4 horas tiene lógica hacerla en una tarde del fin de semana.
Para todo lo demás es casi mejor que lo hagas durante la semana porque el fin de semana te ofrece posibilidades que la semana no ofrece. Un fin de semana son casi como 2 días de «vacaciones». Cuando te vuelva a salir el impulso de dejar algo pequeño para el fin de semana piensa: «mejor durante la semana».
¿Qué sacas de todo esto?
Con frecuencia lo importante no es tanto sacar una conclusión muy productiva sino saber a dónde llevarla para que esta produzca un efecto positivo.
Es como con los paraguas y la lluvia. Todo el mundo sabe que los paraguas funcionan bien contra la lluvia pero, ¿quién acaba llevando un paraguas cuando llueve? Los que saben usar bien esa información y se anticipan para que la lluvia no les pille nunca sin paraguas.
Así que en la primera parte hemos hablado de horas, de plannings, de cifras y de cómo llegábamos a esas conclusiones para planificar la semana. Ahora, centrémonos en qué hacer con todo eso.
Mis consejos con las 5 cifras que hemos visto son los siguientes:
5 consejos para planificar tu semana
1. Quédate con la esencia de horas libres de la semana
Las cifras que hemos obtenido eran generales (aproximaciones en grandes líneas). Y lo único que importa de ellas es la esencia:
- Hay 14 horas útiles cada día
- Hay 55 horas útiles en una semana
- Hay 6 horas útiles en un día entre semana y 14 horas en uno de fin de semana
- El umbral para posponer algo para el fin de semana son 4h ininterrumpidas
Olvídate de calcular exactamente en tu caso cuántos minutos gastas en transporte y cuántos en comidas.
En serio. Ese nivel de detalle no importa.
Lo que importa es la esencia:
- 14h/día
- 55h/semana
- 6h por día en semana y 14h en “finde”
- Umbral “finde”: 4h
Eso es lo que te permitirá decidir correctamente. Eso es lo que necesitas para decidir rápido.
2. Memoriza las horas libres del día
Cierra los ojos e intenta decirlas en alto de memoria. ¿Las tienes todas?
Otra vez. ¿Todas?
Ponte una alarma en el móvil para mañana a esta misma hora a ver si las recuerdas todas.
Marca este artículo en tus favoritos si quieres, pero esos 4 valores son solo útiles si están en tu cabeza.
Esos valores los necesitas como las tablas de multiplicar.
Hazme caso. Si te tuvieses que buscar mi artículo cada vez que quisieses planificar algo, ya sería demasiado tarde. Nuestro cerebro en ese tipo de situaciones tiende más a pensar que «da igual» que a pensar «voy a interrumpir lo que estaba haciendo para ir a buscar ese dato antes de decidir».
Y esto te lo digo yo. Que ya sabes que me encanta que visites TdO pero no a costa de interrumpirte y de reducir tu productividad.
3. Deja de pensar en pequeño
¿Sabes qué pasa con 1000 veces 2 minutos? Pues que vas 1000 veces a Facebook.
¿Y con 20 veces 100 minutos? Pues que te lees tus 5 libros preferidos.
Las 5 cifras clave hablan de cómo planificar tu semana y, aunque a veces nos lo montemos mal y parezca que toda nuestra semana son miles de espacios de 5 minutos, la verdad es que no es así.
No olvides que la segunda cifra de las 5 dice que tenemos ni más ni menos que ¡55 horas de libre disposición a la semana!.
Eso es muchísimo. ¡Cada semana!
Así que deja de pensar en pequeño y piensa en algo grande.
Algo divertido e interesante. Ponte objetivos que ilusionan.
55 horas dedicadas a lo mismo en una semana no las consigue nadie nunca pero, si tienes entre manos un objetivo ilusionante, no es lo mismo que el dentista te haga esperar 5 minutos que 20 porque vas a estar intentando avanzar siempre al máximo. Y ya habrá menos razones para que consultar Facebook sea la primera cosa que haces al llegar a casa porque simple y llanamente tienes otro plan mejor.
Recuerda, la mayoría de espacios de 5 minutos no existen, sino que somos nosotros rellenando una semana de 55 horas pensando de 5 en 5 minutos. Por eso olvídate de pensar en pequeño, y empieza a acumular todo en algo grande.
4. Diviértete al máximo cada hora, ¡es tu tiempo!
Insisto una y mil veces: productividad no es «producir», ni es «trabajo». Es el uso más inteligente posible de tus recursos (entre ellos, el tiempo).
Es tanto ser eficaz (hacer las cosas bien) como ser pertinente (abordar lo que te aporta valor), pero no a costa de sufrir cada minuto.
Por eso es importantísimo que no veas la planificación de la semana como 55 horas a llenarte con lo más aburrido y asqueroso posible con el único fin de llegar al domingo siguiente en la mejor posición que puedas.
Eres tú el que va a vivir tu planning. ¡No te ahogues!
Por eso, incluye la dimensión humana en tu planning. Planifica semanas que te gustaría vivir en vez de semanas que te tengas que resignar a aguantar.
Por paradójico que parezca, además, apostando por motivarte y no por obligarte es posible acabar planes más largos en menos tiempo que la idea original.
*Recuerda que si necesitas ayuda, tienes mi auditoría de productividad a tu disposición. En la cual me podré dedicar a ti más detenidamente y tratar de ayudarte.
¿Qué opinas? ¿Crees que podrían salir mejores plannings si aplicases estas ideas? ¿Aplicabas ya alguna? ¡Nos vemos en los comentarios!
17 comentarios
EXCELENTE ARTÍCULO, VALE LA PENA APLICARLO.
GRACIAS…
¡Muchas gracias, Heber! Un saludo
Para cuando el proximo post.
Hola Lu, sale mañana. Estaba originalmente programado para antes pero… se han ido colando otros artículos entrometidos por el medio 🙂
¡Hasta mañana!
Gracias por tu artículo,me encantó. Continua así es muy importante el ordenpara las metas.
¡Muchas gracias por tu comentario, Alicia! Me apunto que la idea gusta y haremos más de estos. ¡Un saludo!
Me parece que, iluminado el monstruo que custodia nuestras excusas, con esto ya no queda otra que cargárselas.
PD: secundo el comentario de Iria. Si bien a mis alumnos particulares ya les hice y los ayudé a hacer en su momento «plannings» (no solo de estudio, sino de vida) en la época de exámenes, creo que llegar un día al cole y empezar a hacer cuentas de estas en el encerado de los de 2º de BACH. me será muy útil (jeje, risa malévola). Por desgracia para ellos, no será para gestionar el tiempo libre dedicado a sus aficiones, sino para … diligenciar otros menesteres momentáneamente menos satisfactorios, pero, sin duda alguna, mucho más rentables para un futuro no muy lejano.
Molto bene, señor (!Y solo he gastado 1 minuto de mis 55 horas libres semanales! YUHU!).
Fantástico. Se lee en un momento y encima te quedan un par de datos y de ideas grabados.
Pido más como este.
Yo también quiero más como éste!
Creo que les voy a hacer algo parecido a mis alumnos porque en las asignaturas van mal y creo que es en parte por mala planificación…
Hola Iago,
Gracias por bajarnos a la realidad y plantear negro sobre blanco la cantidad de horas hábiles de las que disponemos. Personalmente es un hecho intentar abarcar demasiadas cosas en mi lista y por supuesto no llegar. Que las ganas sean muchas pero el tiempo el justo.
Y la cuenta de horas cómo soltero es muy válida cómo parte de una unidad familiar numerosa ya no es tan obvia: Extraescolares, deberes, cuentos….
Pero aún así, horas no laborales a disposición.
Gracias por tu ayuda.
Coincido con Gus.
Cuando se trata de compaginar disponibilidad con una unidad familiar, es mas complicado y los números se reducen drásticamente, más si hay niños pequeños y bebés como es mi caso actual (4 años + 2 Meses)
Los niños son una fuente inagotable de generación de imprevistos y especialistas en hacer que cualquier planificación quede en eso. En «Planificación» sin poder dar paso a la fase se ejecución.
Felicidades. Me ha gustado el enfoque del artículo.
Es un contexto con condiciones diferentes. Es más inestable, exige flexibilidad y con eso está claro que es más difícil montar proyectos.
No vamos a negar que en una zona donde hay tsunamis frecuentes, es más difícil tener toda una aldea funcionado.
Pero insisto en que todos tenemos 24 horas cada día. El tiempo no es un recurso como el dinero del que unos tengan más y otros tengan menos (al menos en la escala diaria). Y la productividad no se mide en el tiempo libre que tenemos para hacer «otras cosas» sino en las cosas que hacemos durante las horas que tenemos.
Planificar es una técnica que ayuda, pero saltarnos nuestro planning es una libertad, un derecho y a veces con imprevistos que son una maravilla. ¿Quién no cambiaría en el último minuto todos sus planes si le ofrecen algo 1000 veces mejor?
Da que reflexionar :). ¡Un abrazo Josep!
Exacto Gus, no es lo mismo «hora de libre disposición» que «hora libre». Y estoy de acuerdo en que un horario de soltero está menos cargado por defecto. Pero del mismo modo que hay gente con pocas horas libres, hay gente que tiene demasiadas y querría ocupaciones que les llenasen más. Así que una hora ocupada no es sinónimo de recurso perdido, sino de inversión ya decidida y, a veces, no hubiesemos encontrado inversión mejor.
En la segunda parte habrá algo más a respecto. ¡Nos vemos en el próximo!
El concepto tratado de manera matemática me encantó. Para mí resulta esclarecedor y me hace ver que algunas micro-planificaciones son solo voluntarismo.
Me alegro mucho, Eduardo. Cuantas más matemáticas y más objetividad metemos en la productividad menos «sorpresas» nos llevamos y la verdad que se nota en los resultados. ¡Un saludo :)!
A mi me ha encantado!!
Genial articulo! Sigue así!!
¡Muchas gracias Fernanda! Un saludo.