Durante mucho tiempo he dudado sobre si vale o no la pena el escribir sobre clásicos (como GTD o la técnica Pomodoro) y cada vez me inclino más por el hacerlo.
Primero, porque las ideas parciales son el peor enemigo del avance (así que me tengo que asegurar que en TdO se explica esto al menos una vez), y segundo, porque aunque la técnica Pomodoro tiene una gran documentación (entre libros, vídeos, blog, etc.) hay tres o cuatro claves al usarla que marcan la diferencia entre una herramienta mediocre y un recurso interesante.
Así que vamos a ello.
¿Qué es la técnica Pomodoro?
La técnica Pomodoro es una solución en pocos pasos simples (diseñada por un tal Francesco Cirillo) para cuando necesitas concentrarte a fondo en una tarea.
Es un método de GTD (gestión del tiempo) y se basa, simplemente, en trabajar durante periodos cortos de tiempo seguidos de breves descansos.
Existe una web oficial en la que se present un montón de contenido (tanto oficial como no) aunque buena parte del contenido existente está en inglés.
¿Por qué se llama técnica Pomodoro?
Esto es uno de esos datos curiosos que hacen que recuerdes más las cosas al crear conexiones con la información nueva y la información que ya tienes almacenada.
Se llama técnica Pomodoro porque su creador Francesco, que era italiano, utilizaba el clásico timer de cocina con forma de tomate (pomodoro en italiano) para llevar la cuenta del tiempo.
¿Cómo se usa la técnica Pomodoro?
En grandes líneas la técnica propone híper-concentrarte a base de descomponer el trabajo a asumir y el tiempo del que dispones en bloquecitos de 25 minutos. Durante cada bloque avanzas sin distracciones en una sola tarea hasta que la alarma suena.
Cada 4 pomodoros o bloquecitos de 25 minutos haces una pausa breve, de 5 minutos normalmente y, una vez hayas completado los 4 pomodoros de 25 minutos, puedes tomarte una pausa más larga, como de 20 minutos o media hora.
La esencia del proceso es la siguiente:
Fases de la técnica Pomodoro
La técnica Pomodoro se utiliza de la siguiente manera:
- Escoge una tarea: elige una tarea que desees completar y escríbela en una lista.
- Establece 25 min: establece un tiempo de trabajo, generalmente 25 minutos, conocido como «Pomodoro».
- Trabaja concentrado/a: trabaja en la tarea durante el tiempo establecido sin interrupciones.
- Marca el avance: marca hasta dónde has avanzado con tu tarea.
- Descansa: después de completar un Pomodoro, toma un descanso breve de 5 minutos aproximadamente.
- Repetir: repite el proceso de trabajar y descansar durante varios ciclos (generalmente 4) antes de tomar un descanso más largo.
- Durante el descanso largo:
- Revisar: revisa tu progreso y actualiza tu lista de tareas.
- Ajustar: si te sientes demasiado cansado o distraído, aumenta el tiempo de descanso o reduce el tiempo de trabajo.
La técnica Pomodoro puede ayudar a aumentar tu productividad al evitar distracciones y al permitir que el cerebro descanse entre sesiones de trabajo. Sin embargo, es importante recordar que cada persona tiene un ritmo y una forma diferente de trabajar, y es necesario adaptar la técnica a tus necesidades.
Para eso tienes que fijarte en lo que te cuento a continuación.
¿Para qué sirve?
- Puedes usarla tanto para tareas grandes como pequeñas, solo que las grandes deberás dividirlas en 2 o más bloques de 25 minutos.
- Debes escoger la tarea antes de empezar el bloque de tiempo. Es decir: prohibido trabajar súper-enfocado mientras no tengas claro que quieres lograr.
- La 4ª etapa no es «opcional». Es muy muy importante y pretende obligarte a auto-evaluarte por dos razones: primero para que monitorices tu avance; y, segundo para que estimes cada vez mejor.
Ventajas de la técnica Pomodoro
- Tanto la presión del reloj pomodoro, como el obligarte a definir con antelación lo que quieres completar son prácticas muy productivas. Los 25 minutos te los pones en un reloj visible mientras trabajas.
- El estar constantemente pidiéndote intensidad hace que logres periodos mucho mayores de intensidad (tardes, días, semanas) ¡lo cual es de 10!
- Evaluar constantemente si avanzas o no y cuántos bloques necesitas para cada cosa te ayuda a conocerte, a medir mejor y a ser más realista estimando el valor y el coste de tus tareas.
Desventajas de la técnica Pomodoro
- La técnica fue diseñada para hacer muchos ciclos seguidos pero ese nivel de intensidad desgasta rápidamente a cualquiera.
- Las tareas de 30, 40, 60, etc. minutos se dividen mal y, por supuesto, hay trabajo que es difícil cuantificar con antelación.
- Como la consigna más importante es respetar el tiempo, la calidad del trabajo se puede resentir.
¿Cuándo usar la técnica Pomodoro?
¿Usarías un martillo para abrir la puerta? Poder se puede, pero no es lo más adaptado. Para mí en este sentido la técnica Pomodoro es como un martillo, se trata de una herramienta.
Por lo que en vez de hablar de si es buena o es mala, voy a hablarte de cuándo es horrible y cuándo es genial.
Cuándo SÍ
La técnica es increíblemente útil cuando quieres sumergirte en una nueva dinámica o darle un toque de intensidad a tu avance. Por ejemplo: ¿llevas 3 semanas estudiando te queda una más y no sabes cómo motivarte? La técnica Pomodoro te viene como anillo al dedo.
Lograrás Gamificar tu tarea (hacer de ella un juego), podrás medir cuánto avanzas en cada bloque de tiempo e intentar superarte y, además, podrás sacar volumen de trabajo diciéndote cosas como «venga, un Pomodoro antes de cenar y paro». Ese razonamiento motiva porque te permite desgranar la tarea gigante que da miedo en bloquecitos fáciles y rápidos.
Cuándo NO
El resto del tiempo.
Como dinámica para trabajar todos los días, la técnica Pomodoro es un suicidio. No es bueno que una alarma te interrumpa cada 25 minutos, no es bueno el estrés del reloj distrayéndote y tu estrategia sufre mucho si te centras solo en hacer (y no en pensar, explorar, desviarte, retroceder, etc. que es el comportamiento normal y productivo).
La productividad es tanto eficacia como pertinencia. Si te obcecas solo en hacer y pasas demasiado rápido en la parte de escoger y diseñar las tareas que asumes, corres el riesgo de malgastar muchos esfuerzos.
Concluyendo
La técnica Pomodoro es muy interesante aunque el pecado más común es confundirlo con una dinámica para trabajar todos los días.
La técnica tiene sentido (no es humo) y puedes sacarle mucho jugo si la usas en el buen contexto.
Si no la has probado, te recomiendo que la pruebes (por reloj te vale el móvil sin ir más lejos), y que experimentes por ti mismo porque realmente es algo accesible a todo el mundo.
Si te gusta la productividad y sacar rendimiento a tu tiempo, te recomiendo mi guía «cómo puedo organizarme.» Puedes descargarla gratis aquí.
Y ya sabes, espero que hayas añadido una herramienta a tu caja, que hayas resuelto dudas si ya la conocías y que la tengas en cuenta a partir de ahora para cuando pueda surgir la necesidad. ¿Qué? ¿Qué te parece la técnica en sí?
8 comentarios
Superutilísima para profes!La utilicé hoy por la mañana para corregir, la tarea menos motivante del mundo mundial y fenomenal. Mola la presión (es como un juego) y unida a otra sesión de usuario en el ordenador contribuye a no ceder a las distracciones.
Eso sí, tienes que estar muy segura de que no te van a interrumpir.
Al respecto, me encantaría proponer a mis compañeros de despacho la técnica del papelito verde (libre, puedes interrumpirme) o papelito rojo (no me interrumpas), pero temo que esta dinámica pueda ser vista como una bordería, aún empleando la mayor asertividad del mundo, no por su carácter, que son encantadores y comprensivos, sino porque, en verdad, este tipo de estrategias aún no está muy de moda y, en principio, atentan (citando a un sociólogo, Erving Goffman) contra nuestra imagen positiva, nuestra imagen social. Pero eso, que genial lo del «tomate»; ahora tomaré «exámenes a la pomodoro».
El hecho de que me sirviera la tecnica es sobre todo por la app que usaba, llamada Pomello, que es una extension para Chrome en la que puedes seleccionar de un menu desplegable, entre tareas que tengas cargadas en Trello (le indicas a Pomello qué listas de qué pizarras de trello quieres que te cargue alli) y el reloj haciendo la cuenta regresiva (sin ruidos) y el titulo de la accion, permanecian como un banner flotante en la pantalla que puedes ubicar en donde quieras asi como redimensionar a tu gusto, o si quieres lo minimizas y vuelve a maximizarse al terminar el tiempo. Si al finalizar marcas la tarea como hecha, te da la opcion de que muevas la tarea a otra lista de trello asi no te figura mas entre las tareas de Pomello.
De paso luego mido cuanto tiempo dedico a cada cosa.
Entre tanta abundancia de articulos que meramente describen caracteristica sy beneficios de las cosas, se aprecian articulos como este donde se balancee bien para qué sirve y para qué no.
Yo la he probado como tecnica para el trabajo diario pero mas que nada para sostener foco en qué es lo que estaba haciendo y no olvidarlo. No me estresaba mucho con el final del timing y le daba click a otro pomodoro mas para seguir con la tarea y asi. Si bien la interrupcion pueda ser estresante como decís, yo la encontraba como una llamada de atencion tipo «ey, que estas haciendo? se acabo el tiempo que te propusiste enfocarte en eso, te enfocaste? o estabas boludeando (como decimos aca en Argentina)?» y si para ese entonces no habia terminado, activaba otra vez o lo que decidiera pero era como un coach programado previamente por mi misma, o sea, yo misma como mi coach en diferido, jaja..
Gracias Iago.
Te encontré buscando en el blog de superhabitos a ver si hablaban de GTD ya que es una tecnica que me encanta, (en teoria, porque recien estoy poco a poco incorporandola) y también me encantan los podcast de los chicos de superhabitos.
¡Muchas gracias!
Yo es que estoy convencido de que respetar las reglas de la técnica tal cual es contraproducente. La idea está ahí para quien quier emplearla pero, debe ser algo muy puntual. Así que si te inspiras de la técnica sin seguirla tal cual, probablemente esté mejor tu metodología que la original.
PD: A mí también me encanta el equipo de Superhábitos y, detrás de los micros, son igual de enérgicos y atentos. Fueron un placer las colaboraciones con ellos 🙂
Un saludo, Micaela y ¡bienvenida al barco!
Me ha gustado la manera de presentarla. Voy a ponerla en práctica tal y como indicas, aunque mi idea inicial se trataba de diseñarla para un trabajo diario, aún así, analizaré los avances personales para posteriormente extrapolar.
Gracias Iago.
Saludos,
Alberto
¿Me has encontrado por Google intentando buscar info para ponerla a diario Alberto? Es que a día de hoy en esta guía no podía dejar de combatir lo que yo creo que la mayoría intenta con la técnica Pomodoro (usarla para todos los días).
Vuelve a dejarme un comentario en unos días la hayas conseguido aplicar o no y hablaremos de alternativas y de tu experiencia si te apetece. Es una muy buena experiencia probar técnicas nuevas, una review nunca es tan intensa como vivirlo en primera persona 🙂
¡Un saludo!
Excelente información amigo. Muchas gracias por compartir.
Muchas gracias, Joaquín. Me alegro de que sea útil.
¡Un saludo!