Cómo ganar tiempo optimizando tus tareas frecuentes

No necesita introducción. Sabes a lo que me refiero y estás más que concienciado de que es útil.

Lo que te voy a señalar es el cómo hacerlo, o dicho de otro modo, en qué factores te debes fijar de tus tareas frecuentes para ser capaz de reducir su duración. ¡Dentro lista!

1. Mide y recuerda tiempos

La mayoría de las veces somos inefectivos porque a pesar de hacer una tarea todos los días no la conocemos bien. ¿Cuánto tiempo te lleva ir al trabajo? ¿Y que se cueza el arroz?

La clave de medir tiempos no es saber cuánto duran, sino tener la capacidad de tomar decisiones. Si realizar esta tarea me lleva «x» minutos y llegar hasta el bus «y» minutos, basta con mirar el reloj para saber si podré acabarla o no.

Si no posees esa información estarás rezando porque todo pase bien, irás apurado incluso cuando hubieses podido saber que no llegabas y lo peor, tendrás una espera completamente improductiva. Esa espera es muchísimo más larga que mirar los horarios del bus o que ponerte un cronómetro la próxima vez.

2. Concéntralas por similitudes prácticas

De nada te vale hacer todas las tareas del trabajo juntas, las de casa juntas y otras cualquiera juntas en bloques separados. Necesitas criterios prácticos.

Esos criterios pueden ser exigencias o necesidades de las tareas. Por ejemplo tengo que estar en el centro de la ciudad. Ésta es fácil y seguro que la usas así que aplícate el cuento en otros niveles.

Criterios útiles pueden ser por ejemplo: necesito un teléfono cerca o un ordenador, no necesito nada (¡deja ésas para el viaje de metro!) o necesito tener ciertos papeles.

Esto es tanto útil para el día a día normal como para cuando te aparecen hándicaps. Si sólo puedes estar una hora en la oficina porque te van a encerar el suelo asegúrate de programar tareas para después en las que no te veas bloqueado por la falta de recursos. La centralización de tu organización juega aquí un rol esencial, no la olvides.

3. Dedícale tiempo a acelerar las más frecuentes

Las tareas no se van a optimizar solas, eso dalo por seguro. Así que va a haber que dedicarle mínimo algunos minutos. Una ruta que se repite todos los días se merece que alguno de ellos pruebes variantes para encontrar la más rápida.

Esto se extiende a todos los niveles y en aquellas más repetitivas el beneficio es mayor. ¿Hay algo que repitas constantemente en el ordenador? Puede que una búsqueda en Google para automatizarlo te responda con un programita sencillo.

Lo mismo pasa con cosas más rudimentarias. Si le echas un poco de ingenio a cualquier tarea de diario y le sacas 30 segundos ganarás una enormidad de tiempo. Unas matemáticas rápidas:

0.5 min x 365 días x (80-25) años / 60 min por hora x 16 horas despierto por día = 10,46 días

Ganar 10,46 días de tu vida por optimizar el doblado de tus calcetines, ¡parece increíble! Sobre todo si cada mejora de este tipo te supone sólo 20 minutos de ingenio. ¡Invierte minutos en tus tareas más frecuentes!

4. Enlaza las que tienen tiempo de espera

Esto está estrechamente relacionado con la número 1. Es condición imprescindible conocer los tiempos para poder realizar algunas en paralelo. Se me viene a la cabeza el ejemplo de las tres tostadas:

«Una tostadora tiene dos agujeros y tu quieres tostar tres tostadas.»

Si a cada tostada le lleva un minuto tostarse, la forma más rápida será meter dos tostadas. Al medio minuto sacar una y cambiarla por la tercera durante medio minuto más. Medio minuto más tarde, sacamos la primera que ya está completamente tostada y metemos la que está a medias.

Tiempo total: 1,5 minutos. Tiempo metiendo dos y luego una: 2 minutos. ¡Estas sutilezas en tareas frecuentes cuentan!

5. Básate en tus soluciones anteriores

A veces parece que nuestras tareas frecuentes las afrontamos cada día como si fuese la primera vez. ¡Pero eso es tremendamente improductivo!

Básate en cómo lo hiciste la última vez siempre que puedas. Recoge absolutamente todo, modifícalo lo necesario y la tarea está resuelta. Es más, tu modelo se perfeccionará con el tiempo (y nunca creas que ya has acabado). Llévalo al extremo y encontrarás cosas hechas.

Otro ejemplo rudimentario: la lista de la compra. Los más listos hacen una lista para no tener que pensar. Los un poco más listos van añadiéndole elementos en la nevera a medida que necesitan algo para ahorrarse el tiempo de hacer memoria.

Sin embargo puedes ir incluso más lejos. Prueba por ejemplo a tener en la nevera, además de tu lista de la semana una lista con lo que compras frecuentemente para poder leer antes de ir al supermercado. El ser humano es mucho más eficiente reconociendo que recordando.

6. Asóciate

Es de largo lo mejor. La comunidad aventaja en mucho al individuo. Trata de deshacerte de aquello en lo que eres inefectivo y asume a cambio aquello que haces a gusto y bien.

Las empresas funcionan sobre la idea de la especialización y cada vez hay menos grandes empresas que hagan todo el proceso. En su lugar, subcontratan y sacan partido a sus competencias.

Lo mismo se aplica a nivel personal. La mejor forma de mejorar tu efectividad en una tarea que haces mal es pasándosela a un especialista. Si no quieres perder recursos asume alguna de las suyas. Si además escoges las que se te dan bien el cambio ha sido perfecto.

¿Qué más se te ocurre?

Las buenas prácticas de organización empiezan por cosas simples como lo de las tostadas, pero en manos de alguien con una gran responsabilidad se traducen en grandes avances.

Así que no dudes en compartir tu experiencia con un comentario. ¿Qué le añadirías a la lista? ¡Seguro que hay algo interesante que aprender de tu técnica de gestión de tostadas!