En primer lugar, gracias a Eva por señalarme en un comentario (con mucho acierto, por lo que he podido investigar) que resulta difícil a menudo diferenciar entre las tareas importantes y las urgentes en el día a día. De ahí ha nacido este artículo.
Seguro que has leído ya bastantes contenidos sobre cómo tratar cada tipo. No obstante, no tendría mucho sentido meternos en cómo deberías actuar con las tareas de cada tipo si no tenemos claro antes qué tareas son urgentes y qué tareas importantes.
Mea culpa y mil gracias por el aviso.
En realidad, no es una cosa tan complicada. Así que si quieres saber si una tarea es urgente, importante o ambas de manera casi instantánea, estos son los pasos que te recomiendo que apliques.
Las definiciones de urgente e importante (con ejemplos)
Que no te cuenten batallas, la diferencia entre urgente e importante es fácil. Tan fácil como que son dos conceptos totalmente distintos.
Así que si dudas en algún caso, por raro que sea, si una tarea es urgente o importante es que no estás mirando en el lugar correcto. Por eso vamos con las definiciones, que son el pilar básico que te va a permitir decir con total seguridad si una tarea es lo uno, lo otro o ambas cosas a la vez.
Tarea urgente
La urgencia es una cualidad asociada al tiempo. Aumenta tanto a medida que te queda menos tiempo para la fecha límite, como en función del volumen de la tarea.
- Entre dos tareas que requieran el mismo tiempo de realización, la más urgente es la que tenga la fecha límite antes.
- Entre dos tareas que tengan la misma fecha límite, la más urgente es la que lleve más tiempo hacer.
- Si se aplaza la fecha límite de una tarea, esta se vuelve menos urgente.
- Si descubres que una tarea será más larga de lo que pensabas, se volverá más urgente.
- Una tarea que no tiene fecha límite no será nunca urgente.
Como ves, el lenguaje no ayuda. Cuando decimos que una tarea es urgente, lo que queremos decir es que es «muy urgente», mientras que cuando decimos que una tarea no es urgente, en realidad deberíamos decir que es «poco urgente».
Desde el momento en que tiene fecha límite, una tarea es como mínimo un poquito urgente.
Tarea importante
La importancia es una cualidad asociada a las consecuencias. Una tarea aumenta su importancia si las consecuencias de fracasar en ella también aumentan. En otras palabras, una tarea es importante solo si las consecuencias que sufriremos al no hacerla son graves.
- Dos tareas con consecuencias similares, independientemente del volumen de trabajo o dificultad, son igualmente importantes. (Ej: tan importante es escribir un informe como llevarlo a la persona indicada)
- Entre dos tareas, aunque no se parezcan en nada, la más importante será siempre la que cause efectos más graves en caso de no completarla.
- Aunque la tarea no cambie, las consecuencias pueden cambiar. Si lo hacen, la importancia de la tarea cambia también (aumenta o se reduce).
Diferencias entre urgente vs importante
¿Sabes cómo diferenciar una tarea urgente de una importante?
Si has entendido bien lo anterior, verás que esta pregunta tan común no tiene sentido. La importancia y la urgencia de una tarea son dos cualidades distintas. Igual que una persona puede ser guapa y bajita a la vez, una tarea puede ser urgente e importante simultáneamente.
Además ninguna de estas dos cualidades es o blanco o negro, sino que tienen toda una escala de grises. En un eje tienes la urgencia de la tarea y en otro tienes la importancia. Entre muy urgente y poco urgente existen infinidad de niveles intermedios. Con la importancia pasa lo mismo.
Cuadrante importante vs urgente (Matriz de Eisenhower)
Hay un concepto que vuelve una y otra vez cuando se habla de este tema: la matriz de Eisenhower.
En teoría, la matriz de Eisenhower nos permite priorizar de manera rápida las tareas según lo urgente o lo importante que sean.
- Es decir, si la tarea es urgente e importante, la priorizaremos.
- Si la tarea NO es urgente pero SÍ importante debido a sus consecuencias, la planificamos para hacerla más adelante.
- Si la tarea NO es urgente y NO es importante, no es un problema del ahora. No nos preocupamos por ella de momento.
- Si la tarea SÍ es urgente pero NO es importante, quizás la podamos delegar. ¿Y si no podemos delegarla? Una buena recomendación es anticiparse a este tipo de tareas siempre que sea posible, es decir, planificarlas de antemano y adelantarte a ellas.
Mi consejo: NO USES la Matriz de Eisenhower para priorizar
Lo sé, estoy contradiciendo al 99% de blogs, revistas y webs del tema incluidas a algunas de las entidades, universidades y escuelas de mayor prestigio del mundo que te han explicado este tema acompañándolo de esta matriz. Es más, te sorprendería lo grandes que son algunas de las entidades que cometen este error tan garrafal.
Pues bien, aún así defiendo firmemente mi consejo de que te recomiendo que NO USES la Matriz de Eisenhower para priorizar nada ni en tu vida, ni desde luego en tu negocio.
Y me explico, para ello, con un poquito de contexto.
De dónde sale la Matriz de Eisenhower
Dwight D. Eisenhower era un general estadounidense (que acabaría siendo presidente también) que durante la II Guerra Mundial (supuestamente) habría inventado y usado esta matriz para priorizar sus tareas.
Por razones de marketing (y de simplicidad de concepto) esta matriz se hizo muy popular. Quitando el tema de si la usó realmente un día o si le funcionó, lo cierto es que su casuística y la de un/a empresario/a normal no tienen nada que ver y la matriz tiene errores de concepto graves.
Para empezar, como te había mencionado, las tareas no importantes deberías intentar ignorarlas directamente.
Es más, si eres jefe de terceras personas, por favor, no delegues tareas que NO son importantes a tus empleados porque es un despropósito y un malgasto de recursos. Tus empleados lo odiarán y estarás ocupando a personas muy importantes para la empresa en cosas que tú mismo no consideras importantes.
¿Qué alternativas recomiendo?
Es cierto que hay que establecer una solución de “qué hacemos” con las tareas cuando ya tenemos el día lleno pero la solución no te la dará una matriz que presupone que tienes prácticamente infinitas personas en las que delegar lo que te sobra y, la solución para ello desde luego, no es delegar.
La papelera es una mejor opción en la mayoría de los casos que una reunión, una llamada o una delegación (como vía de aliviarte tareas de bajo valor).
Y como segunda gran diferencia: no planifiques todo lo importante. Trabajar a base de calendario no solo es inviable sino que es un agobio y un malgasto de recursos (gastas tiempo apuntando en el calendario, arrastrando lo que no haces y sufres cada imprevisto porque supone arrastrar más y más).
Es mucho mejor hacer las tareas importantes tomándolas de una lista, aceptando que “es normal que surjan imprevistos”, que “no eres vidente ni puedes saber cuánto tiempo te llevarán” (antes de hacerlas) y que “hace más quién pasa más tiempo haciendo que quién pasa más tiempo planificando”.
Más adelante te explicaré cuáles priorizar y por qué ya no necesitas esta matriz.
Medidas para la urgencia y la importancia
Cómo medir la urgencia
Te voy a dar la medida que utilizo para organizar las tareas de más a menos urgentes. Como te explicaba antes, una tarea es más urgente cuanto más larga sea y cuanto menos tiempo quede para hacerla.
De esto se puede deducir que la tarea menos urgente posible es aquella que se hace instantáneamente (0 segundos) o para la que te queda tiempo infinito (lo que en el mundo real significa: no hay fecha límite).
Con esto en la cabeza, esta es mi medida de la urgencia:
De esto deducimos que todas las tareas estarán entre 0 y 1 significando cada uno:
- 0: No es urgente ni lo será nunca.
- 1: Debes dedicarle todo tu tiempo a esa tarea o no lograrás acabarla antes de la fecha límite.
Por último, podrías preguntarte: pero, ¿y qué pasa si me da que la urgencia es superior a 1?
Eso querría decir que el tiempo que te lleva la tarea es más que el que te queda. Así que dicho de otro modo: ya es imposible acabar esa tarea a tiempo.
Cuando sea así, no malgastes esfuerzos empezando algo que no va a dar resultados. Abandónala o negocia ampliar la fecha límite.
¿Y la importancia?
La importancia es extremadamente subjetiva, depende tan solo de ti. No existe medida objetiva.
Sé que esta conclusión puede sonar un poco decepcionante pero en realidad es todo lo contrario. Te recomiendo que guardes el control de lo que consideras importante o no en todo momento. Si alguien cambia la importancia que le das a tus tareas podría conseguir que hagas lo que quiera.
Te pongo un ejemplo. Cuando tu madre quería que te comieses un plato de lentejas de pequeño, podía amenazarte con dejarte sin salir a jugar.
Así es como otra persona puede cambiar la importancia de una tarea para ti.
Con esa amenaza en juego, no comerte las lentejas ya no solo supone quedarte con un poco de hambre, sino que se le añade el no poder jugar después. Por lo tanto, acababas percibiendo el comerte las lentejas como más importante. ¿Da miedo visto así, eh? ¡Menos mal que nuestras madres lo hacían porque las lentejas tienen mucho hierro!
Por eso digo que no sólo no te doy un método para ordenar la importancia, sino que te animo a que protejas siempre que seas tú el único que la define.
¿Qué tareas debería priorizar (las urgentes o las importantes)?
Al final, lo que queremos saber nosotros normalmente es qué hacer con las tareas. En concreto: cuáles deberíamos priorizar (y qué hacer con el resto mientras tanto).
Podría dibujar una “Matriz de Fraga” que sustituya a la de Eisenhower resumiendo todo esto que te he dicho pero, como ves, es innecesario porque lo que nos presenta la matriz de Eisenhower parte de un falso dilema.
¿Qué tareas deberías de priorizar?
La respuesta es: prioriza siempre las tareas importantes. O dicho de otro modo: cada mañana, cuando vayas a empezar el trabajo o tu proyecto personal, continúa por la tarea más importante.
Ni mires “la urgencia” prácticamente.
Haz el 99% de las veces tu tarea más importante y te equivocarás muchísimo menos que jugando cada día a adivinar el orden de prioridad perfecto o que excepciones deberías hacer.
Si una tarea urgente es para mañana y te la olvidas el impacto será pequeño.
Si una tarea importante es para dentro de una semana y te ocupas de 7 urgentes hasta no poder hacerla, el impacto será grande.
Por eso: prioriza siempre las tareas importantes.
¿Qué opinas?
Si incluyes este modelo en tu forma de pensar te va a resultar mucho más fácil priorizar tus tareas.
A menudo también, lo difícil no es tanto diferenciar entre lo urgente y lo importante como el pararse a pensar en ello.
Sólo que ahora que tienes todo claro, tanto las definiciones como lo que implica cada cosa, espero que te resulte una tarea más llevadera. ¿Crees que puedes incluirlo en tu organización?
Si no tienes muy claro por dónde empezar a aplicarlo recuerda que en la guía ¿Cómo puedo organizarme? tengo varias ideas para ti para empezar a estructurar tu productividad un poquito mejor. Y si tienes un negocio en el que priorizar se vuelva un problema tan importante que estés perdiendo mucho tiempo y dinero, recuerda que tengo la auditoría de productividad disponible para que consigas salir de esa situación.
Échale un ojo. Es rápida, eficaz y en una hora analizaré tu caso.
Si tienes dudas, ¡nos vemos en los comentarios!
128 comentarios
Hola Lago, sabes tengo todas las piezas listas en el mundo que he organizado, pero no puedo entender lo que me detiene, si bien progreso día a día en las tareas que son rutinarias, las que son finitas me detienen muchísimo ( las más simples están todas listas), si decido un día hacer una tarea finita, todas las infinitas (rutinarias) quedan colapsadas, desde hoy trataré de con una rutina diaria flexible, abordar una tarea finita (al menos) y lograrla cuanto antes, te lo había preguntado antes, si no me respondes, sobreentenderé que estas muy ocupado, que no tiene respuesta o que mi pregunta está mal redactada jejej para mi es muy importante la organización, ah cambiado mucho mi vida y gracias por eso lago 😉 ya no soy multitarea ni muchas otras cosas, ahora soy muchas otras y siento que el universo me sonríe y me vuelve cada vez más afortunado, también he ayudado a gente y la he hecho feliz todo gracias a ti 😉 si logro solucionar este problema te contaré, puede que algo puedas aprender de mi, quien sabe; saludos que estés bien, a correr!
Hola Matías y muchas gracias por tu comentario. No he entendido la pregunta, puedes reformularla para que pueda intentar responder?
Un saludo
Ok disculpa 😉 de todas formas creo haber descubierto la solución (aunque no estoy seguro), te lo explicaré por si me puedes ayudar o por si puedes sacar provecho jeje
Podría decirse que ahora el problema de mi organización es que no era fluido, principalmente por este problema (sin considerar algunas variantes) tengo dos tipos principales de tareas:
(“Tareas infinitas”) son aquellas que son parte de mi rutina diaria para lograr mis distintos objetivos, ej: beber 3 litros de agua al día, entretenerme, estudiar o trabajar (les llamo infinitas por que funcionan con muchas repeticiones a lo largo del tiempo hasta lograr un objetivo lejano.
(Tareas finitas) estas son mucho más cortas, y si bien pueden ser parte de un objetivo lejano, son mucho más concretas y no hay necesidad de repetirlas tantas veces a lo largo del tiempo, así seria por ej: soldar una cama y una tabla para planchar que se rompieron, comprar un enchufe para la pieza y cambiarlo, crear un horario para organizar a mi familia, etc.
Lo que me pasaba es que cuando hacia una de estas dos tareas, la otra se colapsaba y me costaba hacerla, eso a la larga me produce un notable retraso (a veces me dan ganas de hacer todas las finitas y así tendría la pista despejada para hacer mi rutina).
Y eso pues lago, ese es mi problema, gracias por tu atención, saludos.
PD: hermosa formula has puesto arriba 😉
Hola Matías,
Antes de nada, diferenciemos dos cosas: (1) las tareas finitas son aquellas que tienen fin (ex: algo no finito es «hacer deporte»). Casi casi, puedo afirmar que si alguna tarea no es finita, entonces es que no está bien todavía definida (puedes hacerlas finitas reformulando lo que necesitas como «40 min de deporte», «correr 8km», etc.). (2) Las tareas que se repite (finitas o no), son tareas periódicas (pero nada que ver con finitas o infinitas).
Tu problema gira en torno a la percepción de valor de las tareas. Supongo que como toda persona que intenta organizarse caes en la tentación de hacer las tareas fáciles porque te quitas cosas de encima y cuántas menos tareas queden, más fácil es organizarse. Sin embargo la forma más productiva de atacar el problema no es haciendo todo, sino descartando mucho. Efectivamente, hay tareas cortas pero que aportan 0 o muy poco. En esos casos, es más importante no hacerlas y pasar a las tareas periódicas. Si hacer deporte por ejemplo es algo que te has autoimpuesto pero que no te motiva, intenta recrear el razonamiento que te llevó a instaurar esa tarea. Libra ahí la batalla y e intenta huir de las tareas fáciles pero de valor nulo.
Un saludo
Empecé a hacer una pequeña lista de tareas en las mañanas a base de todo el proyecto que tengo y me ha resultado muy bien resolverla durante el día, aunque falle por poco al fin del día :] también el tener una nueva gran motivación de fondo, muchas gracias por el consejo del valor de las cosas, lo consideraré profundamente jej saludos que estés bien master!!
muy interesante el articulo
¡Muchas gracias Nestor!
MUY BUENO SU PROYECTO
Buenas tardes. Interesante artículo. Desde la teoría muy bueno, sin embargo me cuesta mucho aplicarlo en forma práctica. Resulta que hice un listado de las tareas que tengo que hacer a diario en mi trabajo y todo resulta importante y urgente. Desde verificar que todos los empleados hayan venido a trabajar hasta la cantidad de coachings que tengo que hacer en el día. Como te darás cuenta son tareas muy diferentes. Por eso, y luego de pensar un rato, se me ocurrió que deberías agregar un elemento fundamental que no fue mencionado. EL OBJETIVO. Es decir, la meta que te propones como empresa. Cuánto me acerco al objetivo y cuánto me alejo del objetivo con cada tarea. Qué tareas suman al objetivo y cuales no. Me interesaría tu opinión al respecto y alguna sugerencia que me puedas brindar para aclarar más el panorama. Saludos desde Buenos Aires!
Hola Héctor,
Buena observación. Entiendo tu punto de vista y veo lo que señalas perfectamente. Sin embargo ya está incluido en el modelo. El objetivo de tu empresa es precisamente lo que define la importancia de la tarea. En ese sentido, una tarea importante nunca puede ser algo que no tenga nada que ver con el objetivo de tu empresa.
Tomo tu ejemplo de mirar que todos los empleados vengan a trabajar. ¿Hace esta revisión que tu empresa avance en sus objetivos? Hay dos casos: (a) tus empleados vienen a trabajar independientemente de que lo hagas o no (b) tus trabajadores cumplen escrupulosamente la regla si lo verificas cada día.
En el caso (a) la tarea es claramente de importancia nula. ¿Por qué? Porque tanto si la haces como si no la haces, el impacto es nulo (por lo tanto hacerla es perder el tiempo). ¿Y en el caso (b)? Depende. Depende porque la tarea en sí no hace nada por que la empresa avance. Lo único que podemos esperar es que si los empleados vienen harán más que si no vienen. Pero podría darse el caso de que los empleados viniesen y no hiciesen nada o nada importante. En tal caso seguiría siendo más práctico hacer tú el trabajo puro que el andar persiguiéndolos.
Por eso resumo: todo lo que influye tanto directa como indirectamente en hacer avanzar a la empresa tiene importancia. Sin embargo tu tiempo es limitado. ¿Cómo puedo tener el máximo de productividad? Escogiendo (en función del tiempo que tienes) las n primeras tareas en tu lista ordenada por importancia.
¿Queda claro el concepto con este ejemplo? Si aún tienes otros matices no dudes en seguir preguntando, es para eso exactamente para lo que nació este blog.
Un saludo.
Muy bueno tu artículo, me sirvió mucho y ahora lo aplicaré a mi proyecto.
Mil gracias!
Hola Iago! La verdad entré a tu bitácora por esta fórmula de la urgencia.
Aunque siempre la he aplicado (o trato) tú la has conceptualizado mucho mejor.
Como estoy haciendo diapositivas, quiero nombrar la fuente y por eso investigué para hablar sobre tí.
He estado leyendo algunso de tus artículos, y no estan mal, pero no tampoco me parecen una gran diferencia con la teoría «establecida», al menos para el profesional en administración.
En cambio, este si es un aporte grandísimo, porque hace una diferenia enorme en como plantearle a cualquier persona una fórmula, para mí con esto la hiciste de ingeniero jajajajaja.
Te felicito y te aseguro que recomendaré a mis alumnos que lean tu bitácora, yo también lo haré por supuesto =P.
Saludos
Muchas gracias, Sudoku.
Me ha llamado especialmente interesante (como blogger) lo que mencionabas sobre «tampoco me parecen una gran diferencia con la teoría establecida» en referencia a los artículos de este blog. Como tengo por objetivo el no producir más sobre lo que ya está escrito, me interesaría mucho si eres capaz de expresar en qué aspectos este blog es igual a «la teoría ya establecida».
Tomo nota de que este es el primer artículo que visitas y tengo en cuenta como comentas que lo has dicho sólo leyendo algunos artículos. Pero si la impresión se mantiene conforme vayas leyendo más, me encantará escuchar qué notas repetitivo con ejemplos concretos. Para mí, esos ejemplos concretos serían una crítica muy constructiva.
Gracias de nuevo Sudoku. Un saludo y bienvenido al barco 🙂
PD: De hecho, en la vida real, soy ingeniero de Telecomunicaciones y hay más demostraciones de este tipo: https://iagofraga.com/2011/05/por-que-cuesta-ordenar-prioridades/ 😀
Estimado Iago, ahora te respondo rápido por falta de tiempo pero te prometo, decirte con ejemplo concretos cuales me parecen iguales a la teoría establecida. Si bien noto que das ejemplos prácticos, no como hacen mucho «teóricos» que no explican nada de forma fácil, no es diferente en la teoría en general.
Recuerdo ahorita mismo algo sobre la comparación que hacias del tiempo en relación del dinero por ejemplo.
Pero en todo caso te daré los ejemplos concretos para ayudar a mejorar tu gran trabajo.
Saludos.
Hola Iago, me gusto mucho el artículo. Es muy sencillo y bastante aplicable por lo menos para mi que trabajo de manera independiente.
Ahora, me hago las siguientes preguntas:
¿Qué pasa y qué se hace cuando para otros TODO es urgente? (o lo plantean como urgente)
¿Cómo podriamos vincular el pedido»urgente» de otro con el manejo del «poder» en una organización?
Un saludo especial desde Bogotá.
Que todo sea urgente es algo que desgraciadamente nos viene impuesto y no se puede solucionar. Es decir, si muchas cosas urgentes vienen simultáneamente va a haber que dejar de hacer algunas (recuerda, la noción de urgencia viene definida por la fecha límite).
A partir de ahí lo correcto productivamente es priorizar, elimina todas las que no sean importantes y elimina aquellas que ya son imposibles y escoger hacer aquellas cuyo resultado para nosotros es principal.
No entendí muy bien qué quieres decir con «manejo del poder» en una organización. ¿A qué te refieres exactamente? Un saludo
me parece muy interesante este blog…cómo hago con un jefe adicto al trabajo, que dice «que no nos ponemos la camiseta», por que no nos quedamos día y noche en nuestra oficina? aunque tenga mis actividades al día…podrías sugerirme algo…mil gracias
Eso ya requiere dotes sociales y no exactamente productividad, pero puedes intentar documentar un poco lo que haces. Básicamente, explícale como estaba la situación por la mañana, lo que decidiste hacer y los resultados. A cualquier queja pregúntale como hubiese hecho él y exponle la parte negativa de si hubieses tomado la decisión que propone. Es mucho más fácil quejarse de algo en lo que no nos implicamos, pero si no es capaz de proponer mejoras, entonces es que no lo haces tan mal.
Un saludo y suerte
gracias me parece muy apropiada tu respuesta…
tienes posiblemente algunos videos que me puedeas referenciar aparte de los de stehepen covey…mil gracias
Gracias Ricardo. Desgraciadamente no, no tengo una lista de vídeos que pueda compartir sobre este tema. Pero si te interesa algún tema en particular de productividad puedes utilizar la caja de búsqueda en la esquina superior derecha del blog para buscar artículos relacionados, o también puedes navegar por las categorías del blog según la temática que te interese (están arriba, justo debajo del logo del blog). Un saludo
Que excelente su artículo. Le felicito!