En primer lugar, gracias a Eva por señalarme en un comentario (con mucho acierto, por lo que he podido investigar) que resulta difícil a menudo diferenciar entre las tareas importantes y las urgentes en el día a día. De ahí ha nacido este artículo.
Seguro que has leído ya bastantes contenidos sobre cómo tratar cada tipo. No obstante, no tendría mucho sentido meternos en cómo deberías actuar con las tareas de cada tipo si no tenemos claro antes qué tareas son urgentes y qué tareas importantes.
Mea culpa y mil gracias por el aviso.
En realidad, no es una cosa tan complicada. Así que si quieres saber si una tarea es urgente, importante o ambas de manera casi instantánea, estos son los pasos que te recomiendo que apliques.
Las definiciones de urgente e importante (con ejemplos)
Que no te cuenten batallas, la diferencia entre urgente e importante es fácil. Tan fácil como que son dos conceptos totalmente distintos.
Así que si dudas en algún caso, por raro que sea, si una tarea es urgente o importante es que no estás mirando en el lugar correcto. Por eso vamos con las definiciones, que son el pilar básico que te va a permitir decir con total seguridad si una tarea es lo uno, lo otro o ambas cosas a la vez.
Tarea urgente
La urgencia es una cualidad asociada al tiempo. Aumenta tanto a medida que te queda menos tiempo para la fecha límite, como en función del volumen de la tarea.
- Entre dos tareas que requieran el mismo tiempo de realización, la más urgente es la que tenga la fecha límite antes.
- Entre dos tareas que tengan la misma fecha límite, la más urgente es la que lleve más tiempo hacer.
- Si se aplaza la fecha límite de una tarea, esta se vuelve menos urgente.
- Si descubres que una tarea será más larga de lo que pensabas, se volverá más urgente.
- Una tarea que no tiene fecha límite no será nunca urgente.
Como ves, el lenguaje no ayuda. Cuando decimos que una tarea es urgente, lo que queremos decir es que es «muy urgente», mientras que cuando decimos que una tarea no es urgente, en realidad deberíamos decir que es «poco urgente».
Desde el momento en que tiene fecha límite, una tarea es como mínimo un poquito urgente.
Tarea importante
La importancia es una cualidad asociada a las consecuencias. Una tarea aumenta su importancia si las consecuencias de fracasar en ella también aumentan. En otras palabras, una tarea es importante solo si las consecuencias que sufriremos al no hacerla son graves.
- Dos tareas con consecuencias similares, independientemente del volumen de trabajo o dificultad, son igualmente importantes. (Ej: tan importante es escribir un informe como llevarlo a la persona indicada)
- Entre dos tareas, aunque no se parezcan en nada, la más importante será siempre la que cause efectos más graves en caso de no completarla.
- Aunque la tarea no cambie, las consecuencias pueden cambiar. Si lo hacen, la importancia de la tarea cambia también (aumenta o se reduce).
Diferencias entre urgente vs importante
¿Sabes cómo diferenciar una tarea urgente de una importante?
Si has entendido bien lo anterior, verás que esta pregunta tan común no tiene sentido. La importancia y la urgencia de una tarea son dos cualidades distintas. Igual que una persona puede ser guapa y bajita a la vez, una tarea puede ser urgente e importante simultáneamente.
Además ninguna de estas dos cualidades es o blanco o negro, sino que tienen toda una escala de grises. En un eje tienes la urgencia de la tarea y en otro tienes la importancia. Entre muy urgente y poco urgente existen infinidad de niveles intermedios. Con la importancia pasa lo mismo.
Cuadrante importante vs urgente (Matriz de Eisenhower)
Hay un concepto que vuelve una y otra vez cuando se habla de este tema: la matriz de Eisenhower.
En teoría, la matriz de Eisenhower nos permite priorizar de manera rápida las tareas según lo urgente o lo importante que sean.
- Es decir, si la tarea es urgente e importante, la priorizaremos.
- Si la tarea NO es urgente pero SÍ importante debido a sus consecuencias, la planificamos para hacerla más adelante.
- Si la tarea NO es urgente y NO es importante, no es un problema del ahora. No nos preocupamos por ella de momento.
- Si la tarea SÍ es urgente pero NO es importante, quizás la podamos delegar. ¿Y si no podemos delegarla? Una buena recomendación es anticiparse a este tipo de tareas siempre que sea posible, es decir, planificarlas de antemano y adelantarte a ellas.
Mi consejo: NO USES la Matriz de Eisenhower para priorizar
Lo sé, estoy contradiciendo al 99% de blogs, revistas y webs del tema incluidas a algunas de las entidades, universidades y escuelas de mayor prestigio del mundo que te han explicado este tema acompañándolo de esta matriz. Es más, te sorprendería lo grandes que son algunas de las entidades que cometen este error tan garrafal.
Pues bien, aún así defiendo firmemente mi consejo de que te recomiendo que NO USES la Matriz de Eisenhower para priorizar nada ni en tu vida, ni desde luego en tu negocio.
Y me explico, para ello, con un poquito de contexto.
De dónde sale la Matriz de Eisenhower
Dwight D. Eisenhower era un general estadounidense (que acabaría siendo presidente también) que durante la II Guerra Mundial (supuestamente) habría inventado y usado esta matriz para priorizar sus tareas.
Por razones de marketing (y de simplicidad de concepto) esta matriz se hizo muy popular. Quitando el tema de si la usó realmente un día o si le funcionó, lo cierto es que su casuística y la de un/a empresario/a normal no tienen nada que ver y la matriz tiene errores de concepto graves.
Para empezar, como te había mencionado, las tareas no importantes deberías intentar ignorarlas directamente.
Es más, si eres jefe de terceras personas, por favor, no delegues tareas que NO son importantes a tus empleados porque es un despropósito y un malgasto de recursos. Tus empleados lo odiarán y estarás ocupando a personas muy importantes para la empresa en cosas que tú mismo no consideras importantes.
¿Qué alternativas recomiendo?
Es cierto que hay que establecer una solución de “qué hacemos” con las tareas cuando ya tenemos el día lleno pero la solución no te la dará una matriz que presupone que tienes prácticamente infinitas personas en las que delegar lo que te sobra y, la solución para ello desde luego, no es delegar.
La papelera es una mejor opción en la mayoría de los casos que una reunión, una llamada o una delegación (como vía de aliviarte tareas de bajo valor).
Y como segunda gran diferencia: no planifiques todo lo importante. Trabajar a base de calendario no solo es inviable sino que es un agobio y un malgasto de recursos (gastas tiempo apuntando en el calendario, arrastrando lo que no haces y sufres cada imprevisto porque supone arrastrar más y más).
Es mucho mejor hacer las tareas importantes tomándolas de una lista, aceptando que “es normal que surjan imprevistos”, que “no eres vidente ni puedes saber cuánto tiempo te llevarán” (antes de hacerlas) y que “hace más quién pasa más tiempo haciendo que quién pasa más tiempo planificando”.
Más adelante te explicaré cuáles priorizar y por qué ya no necesitas esta matriz.
Medidas para la urgencia y la importancia
Cómo medir la urgencia
Te voy a dar la medida que utilizo para organizar las tareas de más a menos urgentes. Como te explicaba antes, una tarea es más urgente cuanto más larga sea y cuanto menos tiempo quede para hacerla.
De esto se puede deducir que la tarea menos urgente posible es aquella que se hace instantáneamente (0 segundos) o para la que te queda tiempo infinito (lo que en el mundo real significa: no hay fecha límite).
Con esto en la cabeza, esta es mi medida de la urgencia:
De esto deducimos que todas las tareas estarán entre 0 y 1 significando cada uno:
- 0: No es urgente ni lo será nunca.
- 1: Debes dedicarle todo tu tiempo a esa tarea o no lograrás acabarla antes de la fecha límite.
Por último, podrías preguntarte: pero, ¿y qué pasa si me da que la urgencia es superior a 1?
Eso querría decir que el tiempo que te lleva la tarea es más que el que te queda. Así que dicho de otro modo: ya es imposible acabar esa tarea a tiempo.
Cuando sea así, no malgastes esfuerzos empezando algo que no va a dar resultados. Abandónala o negocia ampliar la fecha límite.
¿Y la importancia?
La importancia es extremadamente subjetiva, depende tan solo de ti. No existe medida objetiva.
Sé que esta conclusión puede sonar un poco decepcionante pero en realidad es todo lo contrario. Te recomiendo que guardes el control de lo que consideras importante o no en todo momento. Si alguien cambia la importancia que le das a tus tareas podría conseguir que hagas lo que quiera.
Te pongo un ejemplo. Cuando tu madre quería que te comieses un plato de lentejas de pequeño, podía amenazarte con dejarte sin salir a jugar.
Así es como otra persona puede cambiar la importancia de una tarea para ti.
Con esa amenaza en juego, no comerte las lentejas ya no solo supone quedarte con un poco de hambre, sino que se le añade el no poder jugar después. Por lo tanto, acababas percibiendo el comerte las lentejas como más importante. ¿Da miedo visto así, eh? ¡Menos mal que nuestras madres lo hacían porque las lentejas tienen mucho hierro!
Por eso digo que no sólo no te doy un método para ordenar la importancia, sino que te animo a que protejas siempre que seas tú el único que la define.
¿Qué tareas debería priorizar (las urgentes o las importantes)?
Al final, lo que queremos saber nosotros normalmente es qué hacer con las tareas. En concreto: cuáles deberíamos priorizar (y qué hacer con el resto mientras tanto).
Podría dibujar una “Matriz de Fraga” que sustituya a la de Eisenhower resumiendo todo esto que te he dicho pero, como ves, es innecesario porque lo que nos presenta la matriz de Eisenhower parte de un falso dilema.
¿Qué tareas deberías de priorizar?
La respuesta es: prioriza siempre las tareas importantes. O dicho de otro modo: cada mañana, cuando vayas a empezar el trabajo o tu proyecto personal, continúa por la tarea más importante.
Ni mires “la urgencia” prácticamente.
Haz el 99% de las veces tu tarea más importante y te equivocarás muchísimo menos que jugando cada día a adivinar el orden de prioridad perfecto o que excepciones deberías hacer.
Si una tarea urgente es para mañana y te la olvidas el impacto será pequeño.
Si una tarea importante es para dentro de una semana y te ocupas de 7 urgentes hasta no poder hacerla, el impacto será grande.
Por eso: prioriza siempre las tareas importantes.
¿Qué opinas?
Si incluyes este modelo en tu forma de pensar te va a resultar mucho más fácil priorizar tus tareas.
A menudo también, lo difícil no es tanto diferenciar entre lo urgente y lo importante como el pararse a pensar en ello.
Sólo que ahora que tienes todo claro, tanto las definiciones como lo que implica cada cosa, espero que te resulte una tarea más llevadera. ¿Crees que puedes incluirlo en tu organización?
Si no tienes muy claro por dónde empezar a aplicarlo recuerda que en la guía ¿Cómo puedo organizarme? tengo varias ideas para ti para empezar a estructurar tu productividad un poquito mejor. Y si tienes un negocio en el que priorizar se vuelva un problema tan importante que estés perdiendo mucho tiempo y dinero, recuerda que tengo la auditoría de productividad disponible para que consigas salir de esa situación.
Échale un ojo. Es rápida, eficaz y en una hora analizaré tu caso.
Si tienes dudas, ¡nos vemos en los comentarios!
128 comentarios
GRACIAS ME URGIA ESTA INFORMACION
¡ DIOS TE BENDIGA !
Iago, una vez más diste al clavo. En varias sesiones durante la universidad nos hacen referencia entre lo urgente y lo importante; sin embargo no me habia quedado claro hasta ahora. Realizar el cociente de Urgencia» no sólo es útil, ayuda a identificar de entrada algo que es imposible de realizar y no desperdiciar tiempo intentándolo, sobre todo cuando hay otras tareas también urgentes e importantes que son factibles en la realidad. Un abrazo.
No suelo escribir, ni leer blogs Iago, sin embargo hoy buscando una información sobre orden y organización de espacios, por curiosidad llegué aquí.
Verdaderamente estoy sorprendida con la claridad y brillantez de tu mente; aunado la facilidad que tienes para compartir tus ideas.
Me has regalado mucho con lo poco que leí.
Muchas felicidades y gracias.
Brenda
Gracias a ti Brenda por tu comentario y tu participación. Aunque sea sólo para dar un poco de Feedback eso tiene una valor muy importante en este blog. Un saludo y te animo a seguir viniendo de vez en cuando.
gracias por tu aclaracion. sobre urgente e importante. pero quisiera saber como puedo administrar un estudio de abogados
Realmente interesante lago.
Tu punto de vista ante este tema realmente me sorprendió y me ayudo a comprender mejor las diferencias ante estas palabras igual como en otros temas ya tratados en tu blog, gracias a que descubrí tu blog hace un año atrás me ayudo realmente en mi vida personal como académica , aun me acuerdo cuando me hacia realmente una tormenta de problemas al no saber cómo realizar o comenzar un proyecto que me dejaban y como esto afectaba mi vida cotidiana llegando al punto de no poder hacer nada……………..realmente eran días muy oscuros. Pero luego de leer unos de tus artículos y poder entender la raíz de mis problemas pude desarrollarme mejor como persona y así lograr destruir esas tormentas que se formaban. Ante todo gracias lago por contribuir con tus pensamientos y seguir con este maravillosos blog.
Una sugerencia lago, porque no realizas un tema relacionada directamente a ayudar a los estudiantes que recién van a comenzar su vida estudiantil en la universidad, ya que estamos en temporada de ingreso a la universidad, por experiencia propia cuando comencé a estudiar encontré centenares de páginas que hablan sobre cómo organizarte mejor cuando comienzas el colegio, pero por lo que vi ninguno hablaba según su punto de vista, sería interesante que tipo de ideas darías tu.
Hola Berna,
Ante todo, muchísimas gracias por dedicar unos momentos a valorar el blog y opinar sobre el contenido, esta información es crucial para saber qué contenidos van bien encaminados, y cuáles no.
Respecto a tu propuesta, muchas gracias también por la sugerencia y veré que terreno puedo encontrar común a todos los lectores. Suelo no ser muy particular para un cierto público u otro (intentando traer principios válidos para todos), pero no lo desestimo para nada. Alguna petición en particular o simplemente organización para estudiantes?
Un saludo Berna!
Muchas gracias!!!!!!! como siempre impecable
Iago, que genio, gracias por tu post!
Acá lo único que me queda comentar es que tanto lo urgente como lo importante lo decide uno como vos bien indicas pero también lo boicotea uno mismo. El día a día, el stress y el clima influyen tanto para por ejemplo quedarse tirado en la cama con el aire acondicionado porque nos mata el calor, como para engancharse con una película y no terminar un informe que debemos entregar porque sin darnos cuenta estamos negados… y aquí amigo mío, no hay ecuación que valga. El tercer factor en las matemáticas es nuestra conciencia….=) y no siempre ayuda
Hola Eva,
Siempre por partes, 1 problema a cada vez. En vez de abrumarnos, aquí está la solución para diferenciar lo urgente de lo importante (y por lo tanto poder decidir centrarnos en lo importante).
Otro problema diferente sería nuestro afán por boicotearnos. Ya para empezar, en las ocasiones que no sea así, la solución anterior será más que suficiente.
En segundo lugar como mencionas, si no nos apetece seguir las reglas y nos aferramos a distracciones y comodidades las ideas del artículo no valen. Pero esa pega es tan aplicable a cualquier artículo de este blog como lo es a la física más exacta. Cuando no queremos arreglar el grifo, por mucho que sepamos cómo el grifo no se arreglará.
No entro en detalles porque sería bastante extenso como tema, pero a mi modo de entender, el problema que señalas tiene mucho que ver con las motivaciones. ¿Por qué quedarme viendo una película en vez de hacer el informe? A mi juicio es porque en algún lado percibo la película como mucho más interesante para mí que el informe. No sé a qué me conduce ni le interés de ese informe y por lo tanto cualquier cosa mínimamente atractiva lo supera en valor.
Si te pasa a menudo ese caso, te invito a cuestionar por qué debes acabar ese informe. Si resulta que realmente no importa te recomiendo seguir viendo la película (¡y quitarte la preocupación de la cabeza!). Si por el contrario, has encontrado la motivación inicial se hará evidente el beneficio que consigues con ello (un salario? una buena relación con el jefe? un día de mañana más descargado?).
Una vez más, encantado de tenerte por el blog y muy interesantes tus cuestiones. ¿Queda(n) respondida(s) la(s) duda(s)?
Un saludo Eva
Muchas gracias y a echarle muchas ganas
Iago, es muy bueno el artículo, y creo que has dado en el clavo con varios puntos relevantes. La única pregunta que me hago es si haces el cociente que mencionas para cada tarea. ¿Te resulta práctico hacerlo?
Saludos
Hola JC,
La pregunta es perfectamente legítima. La verdad es que quería hacer algo muy breve y se me hizo imposible al querer dar ejemplos para no dejarlo a medias así que me vi obligado a omitir muchos detalles para abreviar.
La respuesta es no. Absolutamente no. Es un modelo que tengo siempre presente y lo calculo sólo cuando resulta complicado tomar decisiones. La importancia es conocerlo porque te permite ver las tareas de forma diferente. Con este modelo SÍ hay una razón objetiva por la que hacer una tarea antes u otra.
Además si piensas según este modelo te das cuenta enseguida de qué factores son claves para decidir. Si te preguntas qué tarea hacer primero, A o B, el modelo te lleva inmediatamente a la conclusión de «no lo sabré hasta que no pueda estimar cuanto me lleva cada una». Efectivamente, a veces lo primero que hay que hacer es empezar ambas tareas para tener una visión realista de lo que llevarán.
¿Responde esto a tu pregunta o hay algún detalle que me haya saltado? Y muy buen comentario, es un punto importante.
PD: No obstante, para todos los programas de productividad, este sería uno de los primeros cálculos que implementaría. Es muy positivo ver a cada instante qué tareas tienen riesgo de llegar a su fecha límite si no empezamos ahora.
Very good, muy buen articulo
Saludos!!!