Fastidia un montón ver las mismas tareas arrastrarse de un día para otro en tu lista. Parecen inmunes.
Las ves un día, las abordas, haces medio intento de deshacerte de ellas y como por arte de magia pasas a otra cosa.
Pero mañana vuelves a la silla. Abres de nuevo tu lista de tareas y tu motivación encuentra su primer freno del día: ahí vuelve a encontrarse la tarea insolente.
¿Por qué? ¿Por qué se nos atascan las tareas y se nos acumulan siempre las mismas? ¿Cómo hay que hacer para desbloquearlas? Ahí exactamente vamos a poner el dedo ahora mismo.
Te lo advierto, este artículo recoge una de las joyas de la corona de mi productividad, así que presta atención y márcalo como favorito. No lo pierdas bajo ningún concepto.
El concepto que necesitas: las tareas condicionadas
Verás las tareas no son todas iguales, para nada. Las tareas forman cadenas y escribirlas es un arte.
La complejidad oculta
Allí donde escribes la tarea de «Ir a la compra» en realidad tu cabeza asocia «Coger las llaves y dinero, ir a la frutería, comprar peras, ir al carnicero y comprar tres chuletas».
¿Qué pasa con esto? Pues que a menudo las tareas no son inmediatamente realizables sino que están condicionadas.
Por condicionadas me refiero a que tanto si la tarea misma como uno de los prerrequisitos están bloqueadas por algo (la condición), no puedes acabar la tarea directamente.
Los bloqueos rara vez son evidentes
A veces la condición que te bloquea es evidente, como que para arreglar tu bicicleta con tu primo necesitas que tu primo esté contigo, aunque normalmente es menos evidente.
En el ejemplo de la compra, como necesitas el dinero para hacer la compra, cualquier problema que te impida sacar o llevarte ese dinero te impide indirectamente hacer a la compra (por ejemplo si la tarjeta del banco está bloqueada).
Ataca a la raíz del problema
El problema es que el enunciado de la tarea sigue y seguirá siendo «ir a la compra» así que verás varias veces la tarea, te propondrás hacerla e incluso te prepararás antes de volver a recordar que era la tarjeta del banco lo que te bloqueaba. Es casi el mismo principio que sobrecarga nuestro email.
Estas condiciones ocultas no solo te hacen perder un montón de tiempo, sino que mal gestionadas son incluso capaces de bloquearte completamente hasta que sepas resolver la situación.
Cambiando la estrategia: céntrate en las condiciones
Y ahora viene la magia porque, si nos aplicamos lo anterior, la solución a este problema es facilísima.
Basta con poner por escrito las condiciones de las que depende una tarea y concentrarnos en ellas individualmente.
En la práctica no las pondremos todas, sino solo aquellas que nos están atascando más de lo normal o las que son totalmente bloqueantes.
Por ejemplo, si tienes una tarea que solo puedes hacer en el trabajo, márcalo, para que ni siquiera pierdas tiempo leyendo la tarea cuando no estés en el trabajo.
Potenciando la idea: 4 tipos de condiciones
Para darte ejemplos concretos, además, existen como mínimo 4 tipos de condiciones que deberías usar con total naturalidad:
- Bloqueos por fecha – Cuando la tarea no puede hacerse antes de un determinado día
- Bloqueos por lugar – Cuando la tarea no puede hacerse desde cualquier sitio
- Bloqueos por personas – Cuando la tarea no puede hacerse sin la presencia de alguien
- Bloqueos por tarea previa – Cuando la tarea no puede hacerse mientras no hagamos un prerrequisito antes
¿Los has interiorizado? ¿Eres capaz de repetirlos de memoria sin mirar? Bieeen. ¡Seguimos!
No te pares. Sigue sigue
Pero eso es solo el principio.
Poniendo por escrito esta información no solo nos acabamos de aclarar las ideas sino que nos acabamos de simplificar increíblemente la vida.
Procesar nunca ha sido tan fácil. Ahora decidir qué hacer con cada tarea está chupado.
Hay una acción recomendable por cada tipo.
Condiciones de tiempo
Si tenemos una tarea que no podemos hacer hasta la semana que viene, ¿qué hacemos con ella? Es inútil verla cada día, es inútil que haga más larga la lista de tareas, así que la desplazamos en la agenda hasta el día en cuestión a partir del cual se desbloquea.
Condiciones de lugar
¿Y si tenemos una tarea que no podemos hacer por culpa del lugar? Lo correcto es o bien programarla para cuando sepamos con seguridad que estaremos en ese lugar o bien anotarla en el documento / herramienta que utilizamos en ese lugar. Por ejemplo: envíate un email al trabajo sin miedo, ya verás como la próxima vez que veas la tarea será desde el trabajo.
Condiciones de personas
Los bloqueos por personas son un poco más complicados pero si puedes traducirlos a una fecha o a un lugar también puedes recurrir a ello. Si no tienes un encuentro planeado ya con esa persona simplemente propónselo por email o por teléfono y planifica la tarea para el día y hora que hayáis acordado.
Condiciones de tareas previas
¿Y para las tareas que necesitan prerrequisitos? Para ellas la tarea que debe ocupar tu mente no es lo que quieres hacer sino su prerrequisito. Así que lo correcto es sacar «ir a la compra de tu lista de tareas» hacia un segundo plano y que en tu lista de tareas figure «arreglar la tarjeta del banco». Solo así tendrás cosas que puedes hacer y harás avanzar tu intención de hacer la compra.
Tareas condicionadas – nivel maestro
Bueno, pues aún hay más.
La crème de la crème de todo esto es aprender definitivamente a escribir las tareas para que hagas todas estas reflexiones en milésimas de segundo.
Me ha llevado años irlo afinando, pero con el tiempo he podido consolidar la manera de escribir tareas para que apliquen todo esto de forma natural. Y ahora voy a explicarte el cómo aplicarlo.
Ejemplo paso a paso
Tomemos una tarea cualquiera, por ejemplo:
Lo primero: identificamos y explicitamos todas las condiciones susceptibles de causarnos problemas:
Siguiente: separa bien cada condición porque cada una merece un trato diferente. Si eres profe de lengua esto te va a encantar, porque aquí el que sabe de sintaxis es un maestro. Ojalá me hubiesen enseñado a mí que la sintaxis servía para esto en el colegio:
Yo siempre las pongo entre corchetes y te recomiendo que hagas lo mismo. Ya verás por qué es tan práctico al final.
Ahora cada condición hay que tipificarla (escoger de qué tipo se trata) y reaccionar en consecuencia (como dimos ejemplos antes). En este caso escogeríamos las siguientes acciones:
A partir de ahora puedes hacer un poquito de limpieza y conservar solo lo relevante mientras no te dificulte la comprensión. Es mejor tener tareas y condiciones cortas porque se leen más fácil
Por último, te recomiendo un toque de diseño muy muy útil. Como las condiciones pueden bloquear la tarea es casi mejor leer antes la condición que la tarea (porque si no se da la condición, puedes ignorar el resto).
Por eso te recomiendo poner las condiciones a la izquierda. De este modo te aseguras de leerlas antes que la tarea.
Así nuestro «comprar los vuelos de las vacaciones» original, que era bastante difícil de abordar y nos causaba problemas múltiples lo borramos de la lista de hoy y lo apuntamos para mañana (más tarde de las 18h). Lo que apuntamos para mañana acaba convirtiéndose en:
Esta forma sí refleja perfectamente todo lo que podías hacer con respecto a esta tarea. Y para desbloquear la situación, al trabajo te habrás enviado algo como:
Ya está. Ya puedes pasar a otra cosa sin dejar lastre sabiendo que a cada sub-acción le llegará su momento y que las completarás. No ahora mismo, pero las completarás sin sobreesfuerzo alguno.
Todo lo que queda son acciones simples y desbloqueadas.
Si por alguna razón te olvidas en el trabajo mañana de reservar los días, te reencontrarás con tu tarea y sus condiciones por lo que detectarás inmediatamente que es eso lo que te bloquea y podrás insistir de nuevo.
Felicidades fenómeno, ¡ya estás un paso más cerca de esas vacaciones!
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8 comentarios
Hola,
estoy de acuerdo en que lo que describes aquí es uno de los fundamentos de la productividad. De nada nos sirven las listas de tareas, herramientas, métodos, si cuando abordamos un asunto no conseguimos sacarlo adelante. Y lo malo es que gastamos muchas energías y esfuerzo primero al darnos cuenta de que esa tarea sigue ahí por enésima vez, y luego recordando por qué no la hicimos la última vez.
Lo malo es que encima nos autoengañamos, una vez nos acordamos usamos el motivo X que nos impidió avanzar la última vez, como excusa para dejarlo y pasar a la siguiente tarea.
Solo un aporte, por intentar plantear algo nuevo. Se me ocurre que a la hora de definir un plan de acción para una tarea, podríamos apoyarnos en ciertos checklist para intentar buscar los prerrequisitos típicos, que siempre se nos olvidan y de los que nos damos cuenta de que existen en el peor momento.
Hola Daniel,
Me parece bastante buena idea. No se si a nivel práctico resulta intuitivo eso de recurrir a una checklist para todas las tareas pero desde luego la idea no está nada mal. ¡Un saludo!
Jajaja. No había leído esta entrada (ando algo desconectada de TdO últimamente), pero me ha encantado por su originalidad. Tú te has leído la teoría de rección y ligamiento de la gramática generativo-transformacional por lo menos, reconócelo xD (supongo que si te han enseñado a programar has aprendido la teoría de lenguajes de programación).
Ahora en serio, es cierto, las tareas que muchas veces nos imponemos son enunciadas en nuestra mente y trasladadas al papel de manera incorrecta debido, creo, a un principio de economía lingüística que a veces confunde nuestro orden mental. Así, todo enunciado superficial (Estructura-S) esconde una estructura profunda (Estructura-P) en donde aparecen más agentes, causas y eventualidades de las que habíamos pensado en un principio. Nunca se me habría ocurrido implementar esto para la productividad, si bien este enfoque lo utilizo para otras cosas relacionadas con mi trabajo. No descarto que intente darle este enfoque útil a la sintaxis,xD, aunque me temo que no sirve para niveles altos.
Gracias por hacerme pasar un buen rato y deica!
Lenguajes de programación sí que estudié. Y algoritmia. Pero sintaxis a ese nivel, la verdad es que no. Aunque si la gramática me puede ayudar a ser más productivo lo mismo hay que empezar por ahí 🙂
Hola Iago !
Son buenisimos tus conceptos y propuestas
No sólo orientan sino que disponen bien al trabajo Apenas se encauce un tema laborar adquiero el libro. Gracias!
María
Muchísimas gracias, María, de todo corazón.
Hola Iago,
Apenas me llega tu publicación y freno mis pendientes para leerlo.
Excelente trabajo.
Por algunas lecturas que había hecho, ya había notado estas condicionantes, la forma en que usualmente yo las pongo es de este manera:
LLEVAR AUTOMÓVIL AL TALLER
– Hablar para hacer cita
– Sacar dinero del cajero
– Llevar auto el sábado
Y eso me permitía visualizar como estaba condicionado, pero no había hecho conciencia, de los tipos de condicionamiento, ahora lo tendré en mente.
Por otro lado, y coincidemente, este tipo de condiciones lo leí, en el libro «THE POWER OF HABITS» y esas condiciones son los detonadores hábitos.
Algo que me esta acosando, en mi planeación de actividades, que por cierto, tengo dos: Una planeación laboral y una planeación personal. Es que las sobrecargo, es decir, sin darme cuenta acabo poniedo 20 actividades cuando en la realidad solo puedo con la mitad o menos. Y eso ha terminado en desmotivación y falta de apego en mi planeación. =(
Hay actividades que requieren 30 minutos o mas, y esas quedan planeadas en el día con un tiempo específico para dedicarle. Pero, hay actividades de seguimiento, llamadas cortas o tareas pequeñas, las cuales precisamente, son con las que tengo problema, y esas no las suelo agendar, solo dejo tiempo abierto para dedicarle.
Tengo algunas ideas, pero que me sugieres para balancear o planear mejor mis actividades ?
Gracias
Saludos
Hola Arturo,
A ver. Yo no concentro todo en el mismo sitio. Siempre tengo hojas de proyectos y una hoja maestra. Las tareas condicionadas las reviso antes siempre del resto porque necesito que en cuanto se de la condición sacármelas de en frente.
Mi método funciona para un volumen limitado y como no he necesitado más no lo complico más, aunque si tienes cadenas grandes de condiciones, admito que puede volverse un infierno.
Céntrate sobre todo en las condicionales que arrastras desde días y céntrate en las condiciones muy raras (como algo que pasé cada muy poco tiempo). Con el resto sé más tolerante y flexible porque puedes sobrecargar rápido tu sistema.
Y, por supuesto, no dejes en tu hoja de trabajo nada más que lo imprescindible. las no factibles inmediatamente, sácalas a un segundo plano.
Un saludo!