Cómo hacer un planning eficaz

Los plannings son una herramienta que nos encontramos con frecuencia pero para los cuales solemos estar poco preparados. La intención de esta mini-guía, no es otra que la de cubrir todo lo importante que necesitas saber sobre los plannings.

Pero atención, esto no es un artículo normal. Esta es tan sólo la primera parte de dos artículos. Así que guarda este artículo en tus favoritos (o apunta la dirección) y la próxima vez que necesites escribir un planning tendrás este artículo como referencia.

¿Qué es un planning?

Un planning o una planificación es una herramienta esencial de organización que se utiliza para planificar con antelación una acción o tarea que se va a realizar. Es muy útil pero debemos saber exactamente cuándo debemos llevarlo a cabo.

1. Cuándo hacer un planning y cuándo no

Lo principal es saber que un planning consume tiempo hacerlo y tiene muchas desventajas, por lo tanto un planning sólo se hace cuando es estrictamente necesario. Si no es estrictamente necesario, no deberías hacerlo, ¿por qué?

• Porque te impone lo que tienes que hacer en cada momento (pérdida de libertad)
• Porque considerarás un fracaso todo aquello que no acabes cumpliendo (hubiese o no hubiese que hacerlo realmente)
• Porque te bloquea y te hace renunciar sistemáticamente a oportunidades.

Así que a partir de ahora cambia la mentalidad hacia «cuando estoy siguiendo un planning, estoy sacrificando ventajas». Estoy dejando de ver oportunidades a cambio de concentración, estoy exponiéndome a fracasar porque tengo un objetivo que no puedo dejar pasar y estoy restringiendo mi libertad.

El caso ideal es no comprometerte con ningún planning. Ahora bien, si el objetivo merece la pena, entonces tendrás una motivación que probablemente compense a todos estos inconvenientes.

Sin esa motivación añadida, un planning no merece nunca la pena.

2. Diferentes tipos de planning

Otra concepción errónea es creer que todos los plannings sirven para exactamente lo mismo por el simple hecho de llamarles a todos plannings. Y aquí quiero establecer una diferenciación muy importante ya que no podemos tratar a todos por igual.

Para ir al grano, en rasgos generales, hay dos tipos de planning:

• Plannings puntuales. Describen un día, un mes, una quincena, etc. de días en los que detallas todo lo que tendrás exactamente a cada momento. Ejemplo: el programa de eventos de un congreso.
• Plannings plantilla. Son el molde de lo que ya tienes ocupado por ejemplo a lo largo de 1 semana. Sólo indican los bloques de tiempo que asignas a cada proyecto. Así puedes ver cuando dormirás, cuando trabajarás, cuando avanzarás en tal o tal otro proyecto (pero no lo que harás exactamente dentro de esos bloques). La idea es repetir esta plantilla constantemente. Ejemplo: el horario del colegio de un niño incluyendo las actividades por las tardes.

El primer tipo te permite saber en cada minuto qué cosa exacta debes hacer. En el ejemplo, una vez que pasa el congreso, el planning no vale para nada. Puedes tirarlo a la papelera. Pero durante el congreso te permite hacer muchas cosas en un espacio corto de tiempo.

Sin embargo el segundo, expresa cosas como «los jueves de 4 a 6 aprenderé inglés». Unos días harás ejercicios, otros teoría y otros conversación. Tú expresas tu voluntad de hacer avanzar tu nivel de inglés y para ello le reservas un hueco en tu semana. Cuando se acaba la semana, empieza la siguiente y tu planning sigue de actualidad.

Cómo usar cada tipo

Como este es otro punto en el que me podría extender demasiado voy directamente a las conclusiones. Si no entiendes el porqué de alguna, explícame tu duda en un comentario y estaré encantado de responderte individualmente.

Plannings puntuales

• Sirven para ocasiones señaladas y pueden describir desde un día muy cargado como un congreso, hasta un mes de exámenes.
• Hazlos únicamente cuando necesites realmente todo el tiempo de ese día, semana, quincena, etc.
• Cuanto más detalles cada momento, más fijo, más difícil y más exigente será tu planning. Intenta mantener el nivel de detalle al mínimo suficiente para cumplir tu objetivo.

Plannings plantilla

• Te recomiendo que hagas uno y que lo vayas mejorando progresivamente. Te servirá trabajar en proyectos grandes de forma regular.
• Te recomiendo que tu planning-plantilla dure una semana ya que es la medida de tiempo ideal que se repite constantemente (los meses no son todos iguales y un lunes no es un domingo, pero las semanas sí son la mayoría equivalentes)
• Incluye todos los bloques fijos como dormir, trabajar, y todo el resto de cosas que puedas automatizar como hacer la compra o poner lavadoras. Probablemente no harás la compra cuando lo tenías previsto pero sí verás el espacio que ocupan todas esas obligaciones.

3. Mi experimento: buscando el planning a medida

A partir de ahora voy a concentrarme en los plannings puntuales, es más, en los plannings diarios, ya que son los que más se usan. ¡Aunque confío en haberte convencido un poco de que deberías mantenerlos al mínimo!

Yo mismo era un fan de los plannings diarios hasta hace no mucho obligado por los exámenes. Mi solución típica sería, hacerme un planning para el día siguiente metiendo todo lo que quería hacer.

Como nunca estaba seguro de cuando se «acaba» de estudiar para un examen, le dedicaba el día completo a cosas y cosas que contribuyesen al estudio como revisar temas, hacer ejercicios, exámenes de otros años, etc.

¿Dónde está el problema? Mi planning cubría cerca de 14 horas de trabajo llenas de optimismo. Sé que a estas alturas muchos estaréis pensando «es obvio, fallo de novato, ponías más de lo que podías hacer». Sin embargo no era así, descubrí otro factor incluso más desestabilizante.

Por cierto, si te interesa aumentar tu productividad, te dejo aquí mi guía gratuita «¿cómo puedo organizarme?», te ayudará con esto y otros conceptos relacionados.

En la segunda parte sobre «Cómo hacer un planning eficaz…»

Para ello llevé a cabo un experimento pero esta primera parte ya ha llegado a su fin. En el próximo artículo os enseño tanto el experimento como las conclusiones. También el cómo paliar los efectos y por último, un truco de cosecha propia para poder volver a un planning cada vez que nos desviamos. Todo eso en la segunda parte que tienes aquí mismo, no dudes en comentar lo que te inquiete de la primera. ¿Utilizas un planning plantilla semanal? Me encantará conocer tu opinión al respecto.

Para acceder directamente a la segunda parte de este artículo sigue este enlace. ¡No te olvides de comentar antes esta entrada si te ha gustado 😉 !