Tanto si tienes una empresa como si te interesa mejorar tus propios resultados, tarde o temprano acabarás tropezándote con la necesidad de calcular tu productividad de una u otra manera (o la de tu empresa o tu equipo) con una fórmula de productividad o algo por el estilo.
A lo mejor porque quieres demostrarle a un cliente ciertos resultados, porque quieres medir la productividad de tus trabajadores, calcular una cifra orientativa para un informe o, en el mejor de los casos, porque te interesa tener una numerito que puedas comparar fácilmente si sube o baja para tomar decisiones con mayor facilidad.
En cualquier caso tener algún tipo de cálculo o medida de la productividad acaba siendo necesario y para ello te explico en este artículo cómo calcularla porque ya te avanzo que si no tienes un par de ideas claras, puedes perder en esto mucho tiempo sin sacar nada útil.
Así que primero lo primero: fórmulas hay más de una, pero voy a resumírtelas a 2 y voy a explicarte cuál usar en cada caso (para que tengas lo que querías rápido cuando lo necesites).
¿Por qué hay más de una fórmula de productividad?
Lo primero es entender que hay muchas fórmulas de productividad ahí fuera (cada quién puede tener la suya propia) porque calcular la productividad no es algo tan simple ni consensuado (como calcular el área de un triángulo, por ejemplo). Digamos que hay opiniones de por medio y filosofías distintas detrás de cada fórmula.
Además, ten en cuenta también que una fórmula de la productividad es el resultado de escribir con matemáticas la definición de la productividad. Así que si 2 personas no están de acuerdo en cómo definen la productividad, es normal que sus fórmulas sean diferentes (y esto de hecho es un punto de choque muy frecuente entre empresas y organismos, por simple que parezca).
Los dos grandes visiones
Aunque haya muchas definiciones ahí fuera, en realidad todas pueden acabar simplificándose a una de 2 grandes ideas que son las que tienen más sentido y que te recomiendo que uses a partir de ahora.
Por simplificar digamos esas 2 grandes ideas son:
- procurar usar la definición oficial básica (que podrías sacar de un diccionario o de un libro de economía)
- y la segunda, la definición que mejor intente reflejar lo que tú quieres fomentar al calcular tu productividad (es decir un numerito que te diga si lo estás haciendo mejor o peor con cada acción).
Para no darte consejos en abstracto, déjame que te las enseñe ya y luego te explico cuál usar cuándo.
¿Cómo calcular la productividad? Las 2 fórmulas de la productividad
Estas son las 2 fórmulas / definiciones principales:
Opción 1 – La fórmula de productividad que sale en los libros de economía
En un libro de economía, por ejemplo, la fórmula que te encontrarás es esta:
Productividad = Unidades producidas / Recursos utilizadosY la definición que lo acompañaría, sería algo del estilo de:
La productividad es la relación entre la cantidad de productos obtenida por un sistema productivo y los recursos utilizados para obtener dicha producción. (Fuentes: Economipedia · Estrategias de inversión · El Blog Salmón)
¿Qué pinta tiene en la vida real?
Pues si calculas así tu productividad o la de tu empresa harías algo del tipo:
«Tengo 600 litros de leche producidos y 12 vacas, así que la productividad de mi empresa es 600 entre 12 y eso son 50 litros / vaca».
Opción 2 – La fórmula de productividad que persigue el valor
Si calculas la primera para tu caso y te preocupas durante el tiempo suficiente por mejorar tu productividad te darás cuentas de que ni los litros/vaca, ni los €/vaca, ni los € ganados, ni los €/h, ni los €/persona, ni casi ninguna métrica aislada puede reflejar lo que «el sentido común» y tu intuición notan que debería ser tu productividad.
Y lo que es peor, calculando tu productividad como dicen los libros de economía y, partiendo del principio que «eso es lo que tienes que mejorar», podrías empeorar mucho tu empresa/actividad haciéndole caso al indicador equivocado.
Así que, tras acompañar a más de un centenar de empresarias/os, autónomas/os y personas productivas/os, te puedo garantizar que la definición que probablemente te resulte más útil es la siguiente:
Productividad = Valor producido / Recursos utilizadosY aunque parezca que tan solo hay una pequeña diferencia entre ambas, el cambio de filosofía es radical.
¿Qué pinta tiene en la vida real?
Lo primero decirte, que la mayoría de la gente con la que trabajo, en cuanto entiende esta filosofía, prácticamente nunca más calcula su «productividad».
Te suele interesar más entenderla que calcularla y cuando tienes tiempo para avanzar en tu productividad, te interesa más implementar cambios que andar calculando. Pero te la explico igual.
En esta fórmula, el «valor» es en cada momento lo que tú o tu empresa consideráis que es lo que aporta valor. Y esa es la parte difícil de calcularla (decidir qué aporta valor).
El valor es una variable que depende tanto del sentido de lo que haces como del objetivo (tuyo o de tu empresa) así que, aunque sea incómodo, es muy subjetivo y varía.
El valor además es incómodo de gestionar (¿cómo se yo si lo estoy haciendo bien?), dificilísimo de medir (a veces casi imposible de hacerlo con números), y cambia con las fases de una empresa (o de tu vida). Pero esta definición acaba imponiéndose tarde o temprano a la otra cuando quieres mejorar tu productividad de verdad porque la otra es «fácil de medir» pero raramente útil a medio-largo plazo.
Ejemplo de cómo calcular la productividad de tu empresa
En el mundo real por ejemplo, podrías calcular la productividad de tu empresa de la siguiente manera (en teoría):
Intento calcular la productividad de mi empresa y me pregunto qué es ese «valor». Me cuestiono por el objetivo de mi empresa. Aunque inicialmente pensaba que sería solo producir €s, en la práctica me doy cuenta de que para mí es importante conciliar (tener tiempo libre y de calidad), que a mi empresa le pido que me traiga satisfacciones y desafíos, y tener un impacto positivo en el los clientes. Y para ello traduzco el valor producido como 4 indicadores a maximizar de 0 a 100% (€s de los 40k que quiero / año, semanas de 40 que he salido a tiempo, proyectos nuevos de 0 a 5 que me he marcado y el % de satisfacción cliente).
Repito: en la práctica nuuuunca hace esto una persona avanzada en productividad (porque acabas no necesitándolo y no trabajando medida a medida) pero es una simplificación tosca de cómo se haría.
Así podría calcular un indicador de 0 a 100% que midiese mi productividad y al que por lo menos le puedo preguntar cada mañana «¿esta tarea contribuye o no a aumentar este numerito?». Y así poder hacer las que sí y descartar las que no.
¿Y no es muy aleatorio y personal traducir así tu productividad?
Para nada. En cierta parte, ambas fórmulas tienen la misma dosis de subjetividad.
En la segunda fórmula cada persona puede variar en escoger qué considera para si de valor, pero en la primera cada persona puede escoger las unidades y recursos con las que vas a contabilizar lo que llamas «productividad».
Piensa que en la junta de directivos de una explotación ganadera uno puede opinar que la productividad de la explotación son los «litros de leche / vaca» y otra que son los «kg de carne / vaca» y en cierta parte ambos tienen algo de razón. La subjetividad está en ambas. No es menos «seria» la segunda por ser más difícil al principio.
¿Qué fórmula de productividad usar en cada momento?
Aquí sí que puedo ser directísimo (aunque esta es mi opinión como empresario, ex-empleado y mentor de muchas/os empresarias/os y autónomas/os):
- Si lo que necesitas es calcular un número de lo más «simple» posible (para cumplir con un jefe, cliente o proveedor que creen que la productividad de una empresa o una persona se puede reducir a algo tipo «litros producidos por vaca») usa la primera (la de la economía). Honestamente, no servirá para casi nada en el mundo real, pero a ti te dejarán tranquila/o.
- Si lo que quieres es genuinamente mejorar TU productividad personal o la de tu empresa entonces usa la segunda y empieza a familiarizarte con lo que te incomoda de ella (preguntarte sobre el valor, cómo lo generas, pensar en tu objetivo y si no tienes uno escribirlo) porque eso es lo que realmente te hará avanzar.
¿Y la defición de la RAE (Real Academia de la Lengua)?
La definición de productividad de la RAE es como la de los libros de economía pero menos precisa porque no es un referente técnico, sino lingüístico.
Si vas a usar una fórmula por «cumplir» usa la de los libros de economía (la primera de arriba).
Un truco Pro: diferencia entre productividad y rentabilidad
Un detalle más: cuando oigas mencionar la productividad de una empresa fíjate que hoy en día la gente (medios de comunicación incluidos) suele confundir a menudo productividad con rentabilidad.
¿Cuál es la diferencia entonces? Pues que:
- la rentabilidad es cuestión solo de dinero
- y la productividad de valor (entre costes).
En el único caso en el que coinciden ambas es cuando el objetivo de tu empresa sea únicamente (e insisto en el «únicamente») producir dinero (y créeme, nunca es el caso porque a parte de dinero queremos conciliar, llevar una vida normal, trabajar de lo que nos gusta, etc.).
Así que si ves un cliente confundiendo ambas no dudes en hacerle la pregunta: «a qué te refieres exactamente: a mejorar la productividad O la rentabilidad?» (y le explicas la diferencia si lo necesita).
No solo evitarás que te «maree» con un término que siendo ambiguo puede traerte problemas, sino que quedarás muy bien porque demostrarás dominar un concepto muy valioso que transmite en el instante que sabes de lo que hablas.
Al fin y al cabo si existen blogs y plataformas como esta es porque todos queremos más productividad pero requiere un cierto tiempo saber qué es y cómo se consigue eso.
¿Qué hago con el resultado una vez que he usado la fórmula?
Mi consejo: no te obsesiones con ningún indicador porque te frena más de lo que te aporta.
Si lo que quieres son estrategias para aumentar tu productividad (la hayas calculado con una opción o la otra) en mi guía ¿Cómo puedo organizarme? tienes las 3 estrategias principales para mejorarla. Descárgala gratis aquí y aplícalas (ni siquiera necesitas cálculos para eso).
Y si lo único que querías era calcular la productividad rápido para un cliente / jefe / alguien que no quiera oír que la productividad es más compleja pero quiere el numerito, escoge una métrica fácil que parezca medio-seria (como los litros de leche por vaca), calcúlala y olvídate de que sirva para algo. No discutas con esa persona, no pierdas horas, no intentes explicarlo (si no quieren oírlo) y listo. Problema resuelto.
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