Cómo planificar un proyecto fácilmente

Voy a ser sincero contigo.

Esta es la segunda versión de este artículo porque el primero que he escrito iba ya por las 1300 palabras y no acababa de entrar en el tema, así que tuve que tirarlo a la papelera.

Mi conclusión tras mi primer artículo es que: planificar proyectos es un muermazo («aburrido», para los latinos).

Y que las subtilidades de cómo hacer que sea medio muermo en vez de un muermazo completo también pueden ser un mueeermazo.

Así que te voy a hablar sobre los 2 modelos de planificación de proyectos típicos y una manera innovadora y propia que vale enormemente la pena.

¿Qué es un proyecto?

Antes de nada y para ubicarnos un poco, voy a definir este punto de manera sencilla.

Un proyecto no es, ni más ni menos, que una planificación para para llevar a cabo esa idea, objetivo o conjunto de acciones que tienes en mente. Puede ser un producto o un servicio, por ejemplo.

¿Por qué lo planificamos?

Porque para llevarlo a cabo, lo más seguro es que necesites de diversos recursos, como por ejemplo, personas o herramientas. También necesitarás planificar los medios y los riesgos que conlleva para anticiparte a ellos, así como todos aquellos elementos que pueden influir en su consecución de manera directa.

¿De qué partes se compone la planificación de un proyecto?

La planificación de un proyecto se compone, normalmente, de los siguientes elementos:

1. Tiempo: aquí es donde establecemos el tiempo que nos llevará llevarlo a cabo.
2. Objetivo del proyecto: definir el objetivo del proyecto será imprescindible. Además, debe ser conocido por todas las partes involucradas. Has de asegurarte de que el objetivo esté correctamente definido, pues todas las tareas subyacentes del proyecto deberán estar alineadas con el objetivo. Si tienes dudas en este apartado, mi guía completa sobre cómo marcarse objetivos podrá ayudarte.
3. Alcance: en el alcance de un proyecto se definen todo el trabajo necesario para que puedas alcanzar tu objetivo. Es decir, aquí establecerás las responsabilidades de cada miembro del equipo y fijarás aquellos métodos de verificación y control del proyecto. En él, se detallan todos lo aspectos necesarios: recursos, actividades, límites, plazos, partes interesadas, etc. El alcance debe ser una especie de guía y resumen del proyecto a la que todos puedan acudir para mantenerse centrados en sus tareas.
4. Cronograma del proyecto: no lo confundas con el tiempo de finalización del proyecto. En el cronograma establecemos exactamente cuánto tiempo nos llevará cada una de las tareas definidas.
5. Plan de gestión de riesgos: en este plan identificamos los riesgos para que no afecten de manera crítica a nuestro proyecto. Conocer a nuestros enemigos nos ayudará enormemente a resistir sus consecuencias. Aquí no solo identificarás el riesgo, sino que llevarás a cabo una planificación de la gestión de esos riesgos para determinar cómo exactamente debe responder el equipo.
6. Responsabilidad y división de tareas: aquí definirás las tareas y responsabilidades de cada una de las partes implicadas en el proyecto.
7. Planificación de recursos: detalla en este punto todos aquellos recursos necesarios para que el proyecto se haga realidad. Divide y vencerás. Con esto quiero decir que detalles qué recursos se necesitan para cada tarea en caso de que no quede claro para las partes, lo mismo con los costes de cada uno.
8. Plan de comunicación: Planificar cómo y cuándo se comunican las partes implicadas te ahorrará infinidad de tiempo. También incluye quién es el responsable de comunicar qué cosas a cada una de las partes y mantenerlas al tanto de lo realmente importante.
9. Plan de evaluación: Defines y planifica los métodos y sistemas de control para medir el logro de los objetivos descritos.

2 modelos para la planificación de proyectos

Los dos grandes modelos para planificar proyectos opuestos que existen en el mundo son este:
 

y este:

Para que nos aclaremos, en las imágenes una línea correspondería a una tarea que planificas perfectamente definida (como «contratar un servicio de hosting paso a paso») y el rectángulo sería un gran bloque que dejas sin detallar (como «contratar un cocinero»).

El primer modelo es el que nos encanta a los meticulosos porque sabemos que es el único realmente que permite perspectiva y dominio total del tema. La pega es que cuanto más escribes, más tiempo pasas decidiendo, definiendo y ajustando. Siempre con el riesgo de que pasado mañana algo cambie y lo que hayas escrito ya no valga para nada. Mmm… mal asunto eso.

El segundo es el extremadamente rápido. Claro que su utilidad ronda casi el efecto nulo. Lo acabas y sigues como cuando empezaste. Cero garantías, cero seguridad y casi no has definido nada. Cada apartado dejado al azar es una fuente potencial de problemas. Y lo que es peor, ¿qué pasaría si descubrieses tras 4 semanas de trabajo que hacer el proyecto así es imposible y que podías haberlo sabido desde el principio? Mmm… mal asunto eso también.

O sea que hay un balance que ajustar. Hasta ahí llegamos todos.

El balance en la planificación de proyectos

Verás, la mayoría de la gente gestiona el balance entre nivel de detalle y el tiempo invertido en planificar en función de la sensación de control y del riesgo que crea estar corriendo. Es decir, vas a planificar tus acciones hasta que tengas una idea que te deje suficientemente tranquilo y seguro. En cuanto alcances eso, paras de buscar y de planificar.

Eso sí, si no tienes las ideas claras de hasta qué nivel de detalle habría que planificar un proyecto, a nada que el proyecto sea un poco importante, te vuelves paranoico controlando hasta el último detalle. Lo que solemos hacer es variar nuestro nivel de detalle más o menos así:
 

Pero en el fondo lo que todos queremos es esto:

Y lo querríamos poder hacer siempre y sin miedo, porque en el fondo sabemos que hasta en una boda hay cosas que no necesitan planificarse tanto. Pero no lo hacemos. Por miedo, si la importancia es alta, aumentamos el detalle y derrochamos tanto tiempo como esfuerzos.

De todos modos, este es el modelo idóneo. El santo grial de la planificación de proyectos. Es decir, el descender hasta un nivel de detalle exhaustivo allí donde sea necesario y quedarte en una planificación más genérica donde puedas permitírtelo. Este modelo implica no escribir nunca ni una sola línea de esas que solemos escribir pensando «bueno, esto es obvio pero lo escribo igual porque si no no se entiende».

Esas líneas no nos gustan. Cada vez que escribes una de esas tu cabeza sabe que en el fondo estás perdiendo el tiempo. Solo que lo hacemos porque no tenemos otra solución. Y eso es lo que quiero resolverte. Que si bien tenemos claro lo que nos gustaría hacer, acabamos planificando peor de lo esperado porque hay fuerzas que nos arrastran lejos de lo ideal. «Lo escribo para que quede más completo» , «si no lo pongo se me olvida», «lo dejo como idea aunque a lo mejor luego no lo hago», etc. Dejamos entrar a toda una serie de ideas de este tipo en nuestros planes porque no tenemos nada claro cuáles podemos efectivamente eliminar sin riesgo.

Ahora sí, ahora estamos tocando exactamente donde duele. Y si mejoramos eso, daremos un paso de gigante.

Cómo planificar proyectos: Mi idea innovadora

Yo realmente solo tengo una idea buena de verdad sobre este tema diferente de lo anterior. El resto de lo que sé al respecto es gestión de proyectos pura y dura. Que si tienes las bases es muy útil, pero que no es la esencia para responder a la pregunta inicial.

1. Fórmate un criterio de división de tareas

La esencia para responder es (además de haber entendido lo que hemos visto hasta ahora) poseer el criterio clave que nos permita trabajar siempre en el modelo ideal. Es decir, una especie de regla de oro que te permita saber claramente cuándo debes detallar más un plan, y cuando puedes dejar cosas sin definir (sin por ello correr ningún riesgo, incertidumbre o problemas de última hora).

2. Divide entre tareas dominadas y tareas sin dominar

Y ahora pensémoslo bien: ¿cuándo puedes dejar un bloque sin detallar en tu plan sin por ello asumir riesgos innecesarios?

La única respuesta posible la hemos ido definiendo de forma abstracta con los diferentes usos que le exigimos a esos bloques para que no nos generen impactos negativos. La regla a seguir es que solo es posible dejar un bloque sin definir allí donde tú seas capaz en cualquier momento de actuar con ese bloque indefinido como si ya tuvieses la lista de tareas exacta.

Es decir, solo está justificado dejar partes sin planificar en aquellos casos en los que tener la lista de tareas no te aporta nada nuevo que no supieses ya.

Esto es lo que yo llamo un proceso dominado. Un proceso dominado es un subconjunto de tareas que tienes tan machado y repetido que tanto si tienes una lista de pasos como si no, no te cambia absolutamente nada.

Ese el único caso genuino en el que puedes saltarte la etapa de detallar más tu plan porque realmente da igual que lo escribas que que no. Dominas el proceso. En otras palabras, cuando veas la imagen de la izquierda tu cabeza reaccionará como si hubiese visto la de la derecha:

Y en ese caso sí, es improductivo escribir los detalles porque no te aportan nada nuevo y perderías tiempo escribiéndolo.

3. Detalla los procesos sin dominar

Lo que hemos dicho, detalla todas aquellas tareas sin dominar. Eres tú quien elige el grado de detalle de las tareas, tanto para ti, como para tu equipo. Debéis estar alineados en esto. Es lo que te ayudará a no asumir riesgos y a ganar tiempo para todos los miembros del equipo. Eso sí, siempre ha de haber comunicación para esto.

¿Cómo te ayuda esto a planificar proyectos?

Esto tiene muchas grandes consecuencias y por lo tanto aplicaciones que le sacan partido a esas consecuencias.

• La primera es que los procesos dominados, son específicos a cada persona. Para mí por ejemplo montar una página web es un proceso dominado. No necesito enumerar las subtareas para decirte qué necesito, estimar cuánto tiempo me llevará o imaginarme las herramientas que necesito sin por ello asumir ningún riesgo al no haberlo planificado antes. Por eso han de estar 100% alineados con los miembros del proyecto.
• La segunda es que los procesos que dominas dependen de lo que haces a diario y de lo que entrenas. A lo mejor un buen cirujano puede hacer trasplantes de corazón sin necesidad de planificar ni olvidarse de ninguna etapa, pero la tortilla de patata no es para él algo dominado. Como ves, al depender los procesos de cada persona, los planes tienen el buen nivel de detalle o no según quién lo lea. Un plan será completo o no dependiendo de lo que domine quien lo lea.
• La tercera es que allí donde no definas algo que no sea un proceso dominado, asumes un riesgo. Omitir información que no conoces es tener un trozo de proyecto sin planificar. Esto puede suponer mucho o poco riesgo según la situación pero ten en cuenta que aquello que no dominas es una fuente de problemas en potencia.
• La cuarta es el criterio para recortar. Es más que frecuente que incluso queriendo planificar mejor, te acabes viendo obligado a detallar menos de lo que te gustaría. Planificar es algo que se hace al principio de un proyecto y antes de empezar la acción. Mucha gente se impacienta y trata esta etapa mal. Eso sí, ahora tienes que tener claro dónde recortar esfuerzos. Los primeros sitios en los que reducir detalle son aquellos que tengan mayor impacto en caso de fracasar. El riesgo que asumes es proporcional a las consecuencias que se producirían si esa parte del proyecto fracasase.

Por eso si tienes 3 partes en un proyecto, no distribuyas los esfuerzos de manera equitativa. Pon el máximo allí donde el riesgo sea mayor. Como decíamos antes, planificar es eliminar el riesgo a lo desconocido. Es mejor concentrar tus esfuerzos en detallar una parte crítica aunque en el medio dejes bloques sin definir (porque los dominas) que el hecho de tener un plan medio completo en todos los apartados. Conviene tener siempre controladas al máximo las partes más críticas.

Y ahora sí. Ahora puedes efectivamente crear planes sin miedo siguiendo este modelo:

Resumiendo

• ¿Qué puedo idealmente dejar sin definir?
  Aquello que dominas (aquello que prácticamente da igual si lo escribes o no). Recuerda, tanto tú como las partes implicadas.
• ¿Qué pasa si no tengo el tiempo para poner tanto detalle?
  Pues que tendrás reducir detalle asumiendo riesgos.
• ¿Y a qué partes les quito detalle primero?
  A aquellas cuyo impacto sea menor en caso de fracasar (porque así minimizas el riesgo).

Esa es la idea.

Espero haber podido contribuir a hacer menos pesado para ti algo en lo que se puede perder un montón de tiempo. Y si hay suerte, y esta técnica consigue ahorrarte mucho tiempo que hubiese sido infinitamente aburrido, no dudes en invertirlos en compartir tu opinión dejando un comentario el blog (o pasándole el artículo a alguien que lo necesite). Al fin y al cabo estamos aquí para que todo sea infiniiitamente menos aburrido y si lo conseguimos, aunque sea un poco, la productividad habrá cumplido su cometido.

Por último, si te gusta la productividad y realmente buscas mejorar en procesos productivos, te dejo aquí mi guía gratuita, estoy seguro de que te ayudará.

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