A todo el mundo nos pasa esa situación de darte cuenta de repente de que llevas un rato mirando al techo o al horizonte y que estabas completamente distraído. Sea lo que sea lo que hacías, aunque normalmente suele ser una tarea pesada o intrascendente, te distraes con frecuencia y sólo te das cuenta cuando vuelves.
Pues bien, si en ese caso resulta evidente que no estábamos siendo muy productivos, existen muchos otros casos (identificables) en los que nos dedicamos a trabajar en cosas activamente pero que no nos aportan nada realmente.
Tareas de valor 0
Existe una inmensidad de tareas a diario que nos parece que debemos hacer pero que en realidad no aportan nada. Hay casos muy evidentes, como por ejemplo el hecho de recoger los platos una vez que se han secado.
Si fuésemos estrictamente productivos, lo normal sería utilizar uno de estos armarios en todas las casas que tienen rendijas por si los platos gotean. Esto nos ahorraría el hecho de mover (¡a diario!) los platos del sitio donde secan, al lugar donde los guardamos.
Dentro de este tipo de mejoras voy a adentrar un poco más el tipo de tarea que te propongo erradicar tanto como te sea posible.
Tan peligroso es dejar de trabajar en tu objetivo, como esmerarte en llevar a cabo tareas que no aportan nada al mismo.
Al menos, me gustaría que salieses de este artículo plenamente consciente de que existen estas tareas que no te aportan nada y de que está en tu interés el reducirlas al máximo. Te aconsejo tratarlas como trampas en las que debes evitar caer.
Salir cuando sabes que caerás
Hay tareas que prácticamente estamos obligados a convivir con ellas. Son tentaciones que aunque queramos eliminar para siempre, no podemos. Estamos obligados a pasar por delante de ellas cada día y decirles «no».
Te pongo un ejemplo para que estemos en la misma sintonía: internet.
Si navegas con frecuencia por la red tendrás cierta tendencia natural hacia deambular por internet o a entrar en tu correo y acabar viendo/leyendo correos curiosos/divertidos de esos que te envían a diario. Lo mismo pasa con las redes sociales, los periódicos o la wikipedia. Haciendo clicks nunca sabes dónde puedes acabar.
Mi estrategia
Renunciar a internet no es sensato, ni una opción recomendable. En vez de eso habrá que convivir con la tentación a diario.
Mi estrategia es poner recordatorios. Cuando te pongas a navegar por internet pon con el móvil una alarma periódica cada 10/15 minutos. Si estabas trabajando en aquello para lo que entraste, continúa, si no vuelve inmediatamente.
Es muy importante que si suena la alarma, y te habías desviado de tu objetivo, cortes de inmediato. Si lo que leías/hacías te parece importante te aconsejo poner la dirección de la página en un archivo o en tu agenda.
Si no me equivoco, comprobarás que la distancia acabará por poner a eso que te parece ahora tan interesante en su sitio. Si es realmente interesante volverás más tarde, si no, lo dejarás correr, como deberíamos hacer más a menudo.
Además, aquí tienes otra pequeña herramienta para centrarte cuando vuelvas de la interrupción.
Proteger tu productividad cuando lo estás logrando
La técnica de antes está muy bien para las tareas que puedas encontrarte por ahí y que puedas sentir de repente la necesidad de hacerlas aunque no sea estrictamente necesario.
Sin embargo cualquier tarea que tengas, aunque necesaria, puede apartarte de tu objetivo. A esto empezaré por decir que a diario necesitas hacer más de lo que puedes, así que hay que ser selectivo.
Cuando estés en racha, enchufado a algo en lo que estás avanzando rápidamente, o incluso en momentos potencialmente muy productivos como cuando sabes que nadie te puede molestar: evita las interrupciones.
No basta con convencerte de que vas a evitarlo, necesitas hacerlo activamente. Si buscas por ejemplo concentración te recomiendo el artículo que escribí sobre los 9 elementos de un entorno de máxima concentración, donde te describía exactamente las medidas más útiles para lograrla.
La concentración es posible romperla de muchos modos así que sé consciente de que puedes perder tu eficacia tanto por interrumpirte con cualquier cosa
Resumiendo
Recogiendo las dos ideas fundamentales, tu tarea consiste en identificar antes de empezar a qué tipo de escenario te enfrentas y luego aplicar la dinámica lo mejor que puedas.
Hay dos situaciones opuestas:
- Cuando te encuentres en algo irrelevante, tu mayor aliado son las interrupciones y el darte una oportunidad a reconsiderar si esa tarea es importante para ti
- Cuando estés siendo productivo, tu peor aliado son las interrupciones y lo único que necesitas es mantener el rumbo sin tener que preocuparte o desviar tu atención
Como ves, esto no es magia, es más bien un razonamiento simplito, y por ello al alcance de todo el mundo. Simplifica todo lo que puedas.
Detecta si lo que vas a hacer tiene posibilidades o no de desviarte justo antes de empezar. Escoge concentrarte o interrumpirte periódicamente e intenta mantener el rumbo de la tarea original.
15 comentarios
Claro que tu opinión vale, todo comentario es bien recibido y a juzgar por el interés que despierta la técnica me planteo hacer un artículo al respecto.
Si les vale mi opinión….:
Las veces que he uilizado la técnica Pomodoro porque tenía una gran carga de trabajo, he obtenido resultados milagrosos en apenas unas horas.
Muy interesante lo de aprovechar el momento de una buena concentración o cuando uno está siendo productivo. A veces en el trabajo ocurre que no hay nadie que te interrumpe, que no hay llamadas de teléfono, que tu mente está clara y despejada… Creo que en esos momentos hay que pisar el acelerador y aprovechar la productividad de tu trabajo en la tarea que uno esté haciendo. Haciendo una comparación futbolística es como si en un partido de ida de una eliminatoria sientes la debilidad del rival porque no le sale nada y tu equipo está en racha… si puedes le metes seis goles en vez de cuatro. Gracias por el blog.
Gracias a ti Puivert por tu comentario. Y efectivamente, a todo día productivo/improductivo le llega su «partido de vuelta» en el que la ventaja/desventaja de lo hecho anteriormente se pone de manifiesto.
Un saludo
Muy buena columna. Me gustaria agregar que existen programas como http://www.instapaper.com que permiten guardar con un click las paginas que estamos revisando.
Muy buena, Claudio! Yo no la uso aunque había oído hablar de la página y tampoco tenía muy claro para qué servía pero es un aporte de lo más oportuno. Buen comentario!
Hey Iago,
Me agradó tu post. Concuerdo con lo que estableces acerca de las pausas. En tu comentario reciente acerca del efecto Zeigarnik, una técnica que se me ocurre para aprovechar este efecto se basa en el momento «cliffhanger».
No soy experto en el tema como Homo Minimus y tú pero se me ocurrió, inspirado por el método pomodoro que mencionan, que tal vez si organizamos la tarea que llevamos a cabo de tal manera que la pausa llegue en el momento climax, de acuerdo con el efecto Zeigarnik, tenderíamos a retomar esa tarea con más dedicación y esfuerzo de manera que podríamos concluirla de manera más productiva.
Me gustaría saber su opinión al respecto.
saludos
Si he interpretado bien lo que sugieres, se trataría de pausar tus tareas (largas) justo antes de resultados o de llegar al punto que satisface la curiosidad con el fin de estar la próxima vez más motivado/atento/implicado etc.
Una estrategia así quizás sea válida para alguien que en efecto escribe guiones, o libros, etc. pero se me hace difícil de aplicar a otras tareas sobre todo si no son muy lineales.
La idea no es mala, todo lo contrario, pero me parece bastante difícil de implementar o por lo menos, poco intuitivo. ¿Cuándo parar? ¿Es efectivamente mejor hacerlo antes de un resultado que después cuando borrar la memoria casi te alivia?
Creo que hay una técnica que permite alcanzar la máxima concentración y conciencia del uso del tiempo: la técnica pomodoro. Supone empezar cada pomodoro con una meta clara; en mi opinión, es la mejor manera de implementar el paradigma del velocista de Loehr y Schwartz, y muchos de tus 9 elementos de un entorno de máxima concentración.
En cuanto a la fatalidad de las distracciones cuando estás al 100%, inspirado, tengo que decir que estoy de acuerdo y no estoy de acuerdo:
a) estoy de acuerdo porque las distracciones (no elegidas o planeadas) te alejan del estado de máxima concentración.
b) no estoy de acuerdo, porque los rendimientos decrecientes intelectuales empiezan a operar muy rápido(en menos de una hora). Por eso, pausas cortas (3-5 minutos)estratégicas para distraerte (elegidas y planeadas, eso sí) puede mejorar tu rendimiento en el largo plazo.
c) tampoco estoy de acuerdo porque creo que el cortar el trabajo en un momento intenso o álgido se puede beneficiar del efecto Zeigarnik. De hecho, esta técnica la usaba Hemingway, que dejaba el trabajo cuando mejor se sentía.
En resumen, creo que la técnica pomodoro te permite conjurar el problema de las distracciones no elegidas y sacar partido a las distracciones elegidas, a la vez que aumentas espectacularmente tu conciencia del uso del tiempo.
Hola Homo Minimus,
Encantado con tus discrepancias, me gustan mucho los debates bien argumentados y evocas algunas cosas muy interesantes.Voy con las discrepancias directamente y empiezo por la b.
En ese sentido matizo que yo también estoy a favor de las pausas completamente y que hay sí que me gustaría que no mezclásemos pausas con distracciones. Pero como has matizado «elegidas y planeadas» (hablando de pausas) creo que ambos coincidimos en que son necesarias, beneficiosas y además recomendadas, eso sí, escogidas no forzadas por cualquier distracción.
Sobre el punto c (el efecto Zeigarnik y las facilidades para recordar el trabajo que aún no está acabado), el efecto en sí no es una técnica. Quiero decir, el efecto se da, es una condición que a lo mejor podemos usar, pero sin una técnica para sacarle partido no deja de ser un fenómeno aislado (no nos hace más productivos de por sí). A lo mejor si explicas brevemente el uso que le daba Hemingway si que lo podemos comentar, desde luego suena interesante una técnica basada en esto.
Un saludo y muchísimas gracias por la gran calidad de tu comentario.
La técnica de Hemingway (algo contraintuitiva) creo yo que supone aprovechar el efecto Zeigarnik para usos creativos.
En esencia, es esta:
[…] La mejor manera [de escribir] es siempre parar cuando estás haciéndolo bien y cuando sabes que es lo que ocurrirá después. Si hace esto todos los días… nunca te quedarás bloqueado.
–Ernest Hemingway
Escribí un artículo sobre el tema aquí:
http://homominimus.com/2010/09/06/lo-que-podemos-aprender-de-ernest-hemingway/
Una pregunta: ¿qué piensas de la técnica pomodoro? Yo estoy deslumbrado por ella y me ha resultado muy útil. ¿Cuál es tu experiencia o la de otras personas que conozcas y la hayan aplicado?
¡Un saludo!
La técnica Pomodoro la probé hará un año al descubrirla en otro blog de productividad. Creo que era el Gachupas si no recuerdo mal y tan sólo hice una prueba rápida.
Para lo conocida que es por la gente que practica productividad, creo que son muy pocos los que la usan y funcione, o al menos que le atribuyan grandes capacidades.
Aún así no me meto a juzgarla. De primera mano no puedo porque de esa técnica hay pdf explicativo que yo no me he leído. Y a través de terceros tampoco demasiado porque sufre de lo mísmo que la mayoría de trucos/técnicas/métodos de productividad y es que las impresiones se crean sin llegar a hacer el esfuerzo de implementarlas fielmente.
Me encantaría ser más concreto pero sería hablar sin fundamento, que en mi opinión es la clave. ¿Tú te leíste el e-book o implementas los 5 pasos?
PD: Haciendo la búsqueda: aquí está el e-book oficial de la técnica Pomodoro (sólo disponible en inglés) para los interesados.
He leído el libro de Cirillo que señalas y también el de Nöteberg, un programador sueco que escribió una guía muy buena: The Pomodoro Technique Illustrated disponible (bajo pago) en:
http://www.pomodoro-book.com/
Para quien no lea en inglés o no quiera leer un libro, escribí un resumen de la técnica aquí:
http://homominimus.com/2010/10/01/tecnica-del-pomodoro/
Disculpas por la autocita, pero creo que es relevante.
Tengo que decir que para mí ha sido un antes y un después. Llevo usándola un año satisfactoriamente y es ya segunda naturaleza.
Necesitas invertir un par de semanas, pero después resulta extremadamente sencilla y versátil. Ocurre lo mismo con GTD: suena bien , pero hay que dedicar algún tiempo y esfuerzo. En el caso de la técnica pomodoro la inversión es mucho más pequeña porque es mucho más simple.
Creo que es una técnica muy versátil que se puede adaptar a cada persona y a cualquier sistema de productividad que estés ya usando.
Un saludo.
(PD: si alguien desea el libro de Nöteberg, que me escriba un e-mail y se lo envío.)
No te preocupes por el autoenlace, mientras esté dentro de la temática es bien recibido. Lo que si, le filtro anti-spam saltó automáticamente porque coincidían dominios (tu web y la enlazada en el comentario) y tenías 2 enlaces.
Me parece que al no ver tu comentario pensabas que se había borrado y has escrito otro similar pero ahora ya está arreglado. Un saludo
Si, así fue. Pensé que se había perdido el comentario por algún error mío. Gracias.