¿Cómo me puedo organizar mejor?

El objetivo de esta entrada es dar los primeros pasos para que te organices mejor cuando tienes muchas cosas que hacer.

Fotografía original de Becky Wetherington

¿Cómo puedo organizarme?

Probablemente hayas llegado a esta pregunta porque te fijas en tu alrededor y te preguntas ¿cómo puede ser que el tiempo no me llegue a nada?

Haces una lista con tus tareas en un día normal mentalmente y aunque puede que sean un par de cosas, te quedas asombrado/a cuando lo comparas con el número de horas libres que tenías. Algo falla.

Está bien. El objetivo entonces es responder a la pregunta ¿Cómo puedo organizarme? y ponerte cuanto antes a dejar de perder tiempo. Empecemos desde el principio.

¿Cómo empezar a organizarte?

1. Serénate y distánciate del problema

Para poder organizarte bien tienes que ver tu día a día desde una perspectiva diferente.

Proponte que en la próxima hora no vas a avanzar en nada absolutamente en todo lo que te preocupa ahora mismo, sino única y exclusivamente a organizar y discurrir.

Organizar en realidad es como elegir el medio de transporte en el que viajarás hasta tu meta. Digamos que delante de ti hay muchas bicicletas, alguna moto y, escondido entre todo eso, un avión.

Por mucho que tardes en encontrarlo, si la meta está lejos (y tú te enfrentas ahora mismo a todos tus objetivos = muy muy lejos), el tiempo de buscar el avión y viajar en él será mucho menor que coger directamente una bicicleta e ir a pedales.

El único miedo que te fuerza a coger una bicicleta es creer que el avión no existe porque aún no lo has encontrado. ¿Entendida la metáfora? 

Continuemos.

2. Divide y vencerás

Está bien, si quieres llevar a cabo todos tus objetivos, delante de ti tendrás una pila inmensa de cosas que hacer, pero ante todo no te dejes abrumar por ellas. Vamos a empezar a definir fronteras.

Si visualizas lo que tienes por hacer como un enjambre, te acurrucarás en una esquina muerto de miedo. Lo que necesitas es verlo como muchas pequeñas y frágiles moscas. Algunas llevan tiempo pero si las atacas por separado no cabe duda de que ganarás al enjambre.

Para eso, para organizarnos mejor, comenzaremos por descomponer todo lo que tenemos que hacer, nuestros objetivos y subobjetivos. 

Es imprescindible que seas capaz de romper tus objetivos en tareas pequeñas. Si alguna vez haces una lista y tienes tareas demasiado grandes, lo correcto será tacharlas y descomponerlas en subtareas más pequeñas.

Seguro que te suena la frase «Divide y vencerás». Pues no es sólo para militares…

3. Concéntrate en lo que haces

A estas alturas estás analizando tu problema desde una perspectiva más alejada, como si fuesen los problemas de otro que te cuenta su vida y tú le das consejos. Además subdividirás todo en pequeñas tareas abordables. Van dos ideas y te quedan otras dos antes de enfrentarte a ese enjambre.

La tercera idea, es que vas a necesitar toda tu concentración si quieres organizarte bien. ¿Qué quiere decir esto? Que no puedes estar pensando en que deberías estar yendo más rápido mientras buscas tu avión, sino en ingeniártelas para encontrarlo lo antes posible. Deja de intentar convencerte de que no encontrarás nada mejor que una bicicleta.

Un ejemplo de esto son los niños pequeños. A veces no tienen nada que hacer y lo único que ven es lo que tengan en ese momento delante. Para esto los niños son mentes extremadamente concentradas.

Pueden resolver problemas complicados o señalar incoherencias que no ven los mayores porque lo único que hacen es observar sin distracciones. Ven un proceso, una parte les parece absurda o innecesaria y con su voz pequeñita y frágil dejan atónitos a los demás.

Tú tienes que ser igual. Cuando afrontes un problema tienes que estar plenamente concentrado. Si no puedes porque dentro de media hora tienes que ir al aeropuerto o sacar la comida del horno necesitarás apartar ese fantasma de tu cabeza. Coge un reloj con alarma, planifícalo para ese momento y hasta entonces no vuelvas a autointerrumpirte.

Una vez pactado que en los próximos 30 minutos vas a estar concentrado, que no vas a estar pensando en lo que estás dejando de hacer y que no vas a intentar solucionar todo de un golpe. 

Estamos listos para mirar al enjambre a los ojos.

4. Haz un Brainstorming de problemas

Vamos a empezar a enumerar a los enemigos. Primero te describiré el proceso entero y luego lo llevarás a cabo, no antes. Te avisaré cuando haya acabado con la explicación.

El brainstorming (del inglés «cerebro-tormentando») consistirá en coger un folio en blanco y un boli. En este folio escribirás, ocupando todo el espacio que quieras lo que tienes que hacer y tus objetivos. Escribe desde «quiero adelgazar» hasta tareas más  específicas como «tengo que sacar la comida del horno». Si el folio se queda pequeño pon otro en paralelo.

Te recomiendo que empieces aleatoriamente y que vayas escribiendo cerca las tareas que tienen relación unas con otras. Te enseñaré cómo hacerlo más eficazmente en el futuro pero lo entenderás mejor si primero pruebas por ti mismo/a.

Es imprescindible que, si te acuerdas de algo que tenías que hacer, lo apuntes pero no lo hagas, no todavía. Este reflejo es uno de los que acaban destruyendo la mayoría de los sistemas de organización. Dale un margen, está apuntado y llegarás a él.

Adelante, inténtalo. Sigue leyendo cuando creas haberlo acabado

Para los escépticos que escaneen el texto pero no lo lleven a cabo sólo puedo afirmar que si no le das ni 5 minutos de confianza al sistema no encontrarás nunca ninguno. En tal caso, la única posibilidad de mejora está en que alguien te imponga el método que le funciona porque por ti mismo no estás en predisposición de encontrar uno. No es lo mismo imaginar lo que escribirías que leer lo que has escrito. Desafíate durante 5 minutos.

Bueno, ya lo tienes frente a ti. Un papel que describe tu mente (si se te van ocurriendo cosas nuevas, súmalas al papel).

Hay tareas, algún que otro propósito de año nuevo, cosas de trabajo/rutina, lo que tienes que hacer dentro de 30 minutos y algunas tareas están incluso agrupadas en conjuntos. Bien, ha sido un buen vaciado.

También te has preguntado un poco qué debías y poner y qué no. O has probado a echar un vistazo a la habitación en la que te encuentras para recoger ideas que puedas haber olvidado. Sino los has hecho actualiza la lista con todo esto.

Esa es la forma del enjambre. Ni más, ni menos. Sólo te da miedo que se te haya olvidado algo por poner pero como hemos dicho que siempre puedes añadirlo, no pasa nada. Por lo demás, has definido tus objetivos. ¡Bravo!

Conclusiones de este inicio

Lo que tienes ante ti es una lista de tareas, la más rústica y primitiva forma de organización.

No obstante en vez de correr desesperadamente dando manotazos al aire para ver si matas alguna mosca, estás mirando directamente a tus objetivos. Puedes sentirte orgullosa/o.

Además has aprendido las 4 ideas fundamentales para volver al principio si algún día pierdes tu organización.

*Nota: Te recuerdo que si quieres acelerar todo este proceso tienes mi auditoría de productividad a tu disposición.

Ahora habrá que mirar cómo dividir en subtareas aquellas que no pudiste dividir más y redefinir aquellas que no se corresponden exactamente con lo que has escrito.

– Hombre, yo «quiero ver menos la tele», pero eso no sé cómo abordarlo…

No pasa nada, es lo que haremos en la segunda parte de esta serie introductoria. Te enseñaré a pasar del estado caótico de «mi rutina me guía» al «yo defino mis objetivos» a través del análisis de tu papel lleno de pensamientos.

Accede a la segunda parte: ¿Cómo organizar mis tareas?