¿Cómo organizarme con mis tareas?

Para lo que viene ahora es necesario que tengas frente a ti la lista de mi artículo “Cómo puedo organizarme mejor”. Si has leído esto del tirón, no habrá problema y si no te dejo cinco minutos para que la reescribas. 

Pero olvida la anterior, no te agobies por eso.

Cómo organizar tareas

1. Reduce la carga de tus tareas

Vamos a enlazar este proceso de escritura (para algunos) con la acción directamente, aunque en la vida real siempre, siempre, siempre, organiza tus tareras primero y lleva a cabo después.

Coge un rotulador de algún color llamativo y subraya todas aquellas líneas en tu papel que sean tareas breves de 2 o 3 minutos y que estén a tu alcance ahora mismo. Sé prudente, señálalas sólo si estás segura/o de que te van a llevar poco tiempo.

Adelante, subraya las tareas

Cuando acabes el subrayado es tiempo de pasar a la acción. Lo que vas a hacer ahora es reducirte la carga que tienes. Todas esas tareas pueden ser entre 1 e infinito. Yo por ejemplo (que también he hecho mi lista en paralelo, aunque me conozca el sistema) tenía apuntado cosas como «lavar taza de té» y «enviar 2 correos emails».

Es el momento de llevarlas a cabo. De nuevo, ya hablaremos de este tema más en el futuro. Porque tendremos mucho que optimizar. Lo importante ahora es que tu papel esté limpio de cosas breves e inmediatas. No necesitas organización para ellas.

Adelante, haz las tareas subrayadas

¡Uf! Has liberado una parte considerable del papel tachando todo lo hecho. Puede que fuesen 15 tareas de 2 minutos y que te haya llevado media hora. Eso sí, cuando hagas un balance al final del día, podrás sumarle quince cosas en media hora.

Ciertamente son poco trascendentes, pero había que hacerlas y eso te deja en una mejor situación para mirar al resto del papel.

2. Empieza con un primer análisis de tareas

Vamos a sumergirnos en el papel. Empezaremos por un vistazo rápido para ver lo que hemos puesto.

Probablemente, no todo lo que has puesto sean tareas y no todo lo que has puesto es factible. Como decía en el primer post «conseguir un mejor trabajo» no es algo que se pueda hacer inmediatamente. No como «poner a cargar el móvil».

Y lo cierto es que buscamos organizar nuestras tareas en cosas como la segunda: todo tareas, todas factibles y todas abordables. Como puedes intuir algunas no son nada fáciles y si alguien te cuenta que te lo puede resolver en dos minutos, desconfía de él.

Lo que sí podemos hacer desde ya es sentar unas buenas bases. Ten a parte en mente que no es mi objetivo el que hagas las tareas de la hoja que tienes en frente, sino que sepas hacer y con el mejor balance posible todas las hojas que escribas.

La que tienes ahora en frente es tu ejemplo personal pero lo que realmente debes aprender es a cómo solucionar tu hoja, sea cual sea la que te propongas.

3. Corrige tus tareas

Se trata ahora de identificar lo que tienes y de corregir las tareas que has puesto mal. No hagas una simple vista por encima como antes, sino que entra en detalle.

Tipos de líneas posibles:

• Tareas que llevan mucho tiempo
• Cosas que desearías
• Cosas que harás pero más adelante
• Notas que te recuerdan algo que tendrás que pensar
• Tareas con interrogación que no sabes si harás
• Tareas para las que te falta algo
• …

De este maremágnum tendrás que sacar sólo lo que sea factible, que puedas hacer y que no esté bloqueado por cualquier tipo de condición, ya sea interna (dependiente de ti) o externa (dependiente de otra persona).

Además, tu próxima etapa será definir un orden. Porque no todas las tareas son igualmente urgentes o importantes y no te puedes permitir el lujo de hacerlas en el orden que prefieras.

Sin embargo, el saber agruparlas conscientemente puede hacer que un orden determinado te suponga un ahorro considerable de tiempo, dedicación y puede que hasta de recursos.

Para el siguiente ejemplo práctico vamos a dejar de lado tus grandes tareas. El cómo afrontarlas y como subdividirlas ocupa una buena parte de este blog y cómo avanzaba antes, sería deshonesto decir que puede ser solucionado de inmediato.

Si quieres tratar este tema, un primer paso será mi auditoría de productividad.

Vamos a probar a definir un orden de tareas y para ello necesito que recojas sólo las líneas de tu papel que respondan a esos criterios: ser una tarea y ser factible para ti (no ser simplemente un deseo).

4. Definir un orden de tareas

A estas alturas ya tienes una buena idea de lo que necesita tener un buen sistema de organización.

Eres consciente de cómo vaciar tu mente y seguir principios básicos para estar en condiciones de organizarte. Aunque la vida real hará necesarios más trucos este es un buen inicio.

Un ejemplo: en la vida real no sólo tendrás que organizarte sino que tendrás que ser capaz de saber volver a tu punto de organización. Es decir, no olvidar esto que estás aprendiendo cuando te toque usarlo.

Pero a fin de cuentas asumimos que todo va acabar en una lista de tareas recogidas de tus diferentes objetivos y que tú sólo puedes trabajar en una a la vez.

Con tus tareas en la mano lo siguiente que vas a necesitar es decidir cuál es la siguiente a hacer, o siendo más preciso un orden. Hay varias soluciones posibles y organizar tus tareas es todo un arte, pero hay muchas ideas falsas y eso es lo que quiero que aprendas desde hoy.

Ideas sobre la organización de tareas que debes tener en cuenta

1. Sí existen órdenes erróneos

No creas que puedes escoger al azar. Puede que dos tareas puedan ser hechas de manera  indiferente, pero hay tareas que no pueden ser menospreciadas y, es más, existen tareas simples que merecen que les des mayor prioridad.

2. Tienes prioridades, no las ignores

El orden se basa en tus objetivos. Si quieres antes uno que otro mira bien tu lista. Lo único que puedes hacer mal con tus prioridades es ignorarlas. Unas vacaciones por ejemplo pueden ser el número uno en tu lista y tienes que saber admitir cuando.

3. Las prioridades son personales

Lo que le funciona a tu vecino no tiene por qué funcionarte a ti. Es decir, si tu vecino se está haciendo millonario puede que su prioridad sea dinero frente a tiempo libre. Si ese balance no te vale: no copies a tu vecino.

4. Las tareas a menudo dependen unas de otras

Hay órdenes parciales que tienes que hacer patentes en tu lista de tareas. Por norma general vestirse antes de ducharse resultará estúpido. Lo mismo pasa con tus tareas. No te agobies por hacer una antes de su condición, pero dale a la condición la importancia de las dos.

Esto tiene múltiples consecuencias y lo peor es que ahora mismo en tu cabeza tienes muchas cosas que implementar. Quédate con la idea de que necesitas un orden, ese orden tienes que basarlo en criterios reales y que esos criterios sólo dependen de ti.

Intenta aplicar esto a tu sublista de tareas. Prueba por ti mismo y saca conclusiones. Es inútil agobiarse por ejemplo por cosas sobre las que no tienes el control. Fuera de la lista. Si una depende de otra pon una flecha desde esta a su condición. Así si alguna vez necesitas que esa tarea se haga concentrarás toda tu energía en desbloquearla haciendo su condición.

Tareas: Lo que va y lo que te queda

Bueno parece que estamos cada vez más cerca de empezar a hacer esas tareas. Nos hemos quitado del medio muchas cosas problemáticas que necesitan un detenimiento mayor pero es un buen inicio.

En la última entrada de la serie retomaré la lista que dejamos de lado. Esa con los deseos, grandes objetivos y demás desafíos que no sabemos cómo atacar. El sólo hecho de haber profundizado en la diferenciación ha supuesto un gran avance.

Hablaré de categorías y de optimización. Muy dependientes la una de la otra. Pero antes de seguir guarda de nuevo tu lista de tareas si ahora no tienes tiempo o saca del horno lo que hayas puesto. Si tienes nuevas preguntas o incluso algo que objetar estoy abierto a debates en los comentarios.

Como decía en la primera parte, el mejor aprendizaje es que veas por ti mismo qué necesidades tienes. No aceptes ningún sistema que no entiendas al 100%. Nos vemos en cómo gestionar tareas, la tercera y última parte de la serie.