Cómo organizar mi empresa

Vale, es probable que en tu empresa la organización haya ido desmadrándose con el tiempo o que estés harto de siempre sentir que debería estar todo más organizado y te has decidido a ponerle fin a esa situación.

Los libros de economía no te ayudan mucho (porque hablan de términos raros y porque están demasiado anticuados) y ahí sigues tú con tu pregunta: ¿cómo se organiza una empresa moderna de forma práctica y razonable?

Eso es lo que vamos a responder en esta guía. Además, este proceso vale tanto si eres un autónomo como si tienes empresa de 50, 250 o más empleados. Es cierto que a partir de los ~10 empleados este estudio crece bastante rápido, pero las líneas directrices son las mismas y, desde luego, para las pequeñas y medianas empresas, es muy revelador.

1. ¿Por qué es importante organizar mi empresa?

Lo primero si tienes una empresa más pequeña (<5 empleados) puede parecer que organizar la empresa es tiempo perdido pero no lo es.

El tiempo que no inviertes organizándote sueles pagarlo con creces a la hora de dar tu servicio y, cuanto más tarde te des cuenta, más tiempo y errores cometes delante de los clientes (animándolos a irse o impidiéndote servir a más).

Lo normal no es solo abrir tu empresa con una organización en mente, sino además actualizarla periódicamente para asegurarte de no haberte ido quedando obsoleto. Más de 6 meses sin revisar tu organización es mala señal (aunque seas un autónomo).

Así que para darle un poco de claridad a esta guía vamos a imaginar que eres el dueño de una academia de clases inglés con 120 alumnos, 7 profesores, un local con 2 aulas, un mostrador en la entrada de atención al cliente y una página web.

Veamos qué te interesaría hacer para tener tu empresa organizada.

2. Aspectos clave para organizar mi empresa: macro vs micro

Lo primero, para organizar una empresa puedes fijarte en 2 tipos de aspectos:

• Los aspectos «macro»: son las grandes líneas como las actividades que hacéis en la empresa, los medios de los que disponéis e interconectarlos.
• Los aspectos «micro»: son los procesos del día a día (desde cómo enseñas el verbo «to be», hasta cómo emites una factura).

La primera simplificación cuando organizas una empresa es: olvídate de todos los aspectos «micro» por ahora.

Organizar una empresa es tener clara la estructura, que estén los grandes medios presentes y que todos los eventos más frecuentes estén cubiertos.

Al terminar de organizar tu empresa lo que quieres es tener un documento de resumen que clarifique esa organización y si en él figuran aspectos secundarios, mezclas cosas puntuales con lo imperecedero o incluyes dudas que aún no has resuelto no solo estarás liando a tu personal, sino que todos seguiréis mucho menos el documento.

Cuando un plan es sólido, claro y resuelve las dudas de quién debe estar dónde y cómo se hace cada cosa en tu empresa, todo el mundo querrá respetarlo.

3. ¿Qué contiene la estructura de una empresa?

Por lo tanto, para organizar la estructura (macro) de tu empresa, lo que necesitas es enfocarte en 4 pilares:

• Actividades – Es lo que tu negocio tiene que hacer (Ej: dar las clases de inglés, hacer la contabilidad, actualizar la página web, etc.)
• Personas – Los trabajadores de tu empresa (en este nivel, nos quedaremos tan solo con nombre y el tiempo que cada uno aporta en horas por semana, abreviado «h/sem»)
• Medios – Los recursos e infraestructuras a vuestra disposición (Ej: un aula de clases). No entres en lo «micro» (un rotulador).
• Asignaciones – Las asignaciones son una lista en la que cada línea conecta que X personas e Y infraestructuras se destinan a la actividad Z.

Puede decirse que tu lista de asignaciones es prácticamente el resumen de tu organización aunque como veremos más adelante:

• las asignaciones toman muchas formas porque si no no serían prácticas para que todo el mundo las entienda (ej: nadie organiza una academia con una lista que conecte hora, profesor y curso de alumnos. Usamos un horario),
• algunas ni llegamos a percibir que existen o ni las cuestionamos hasta que nos molestan (ej: si no das ninguna instrucción, como eres el jefe, por defecto eres responsable de todo hasta delegarlo),
• y luego habrá una cantidad de excepciones a gestionar en el día a día fuera del plan inicial (ej: hoy Javi da la clase de las 17h por que María va al médico).

Evidentemente podríamos afinar mucho más pero empecemos por hacer las bases bien, que son estos 4 pilares.

4. Las etapas para organizar mi empresa

Básicamente en este tutorial vamos a hacer 4 grandes etapas:

1. Hacer 3 listas (de actividades, personas y medios).
2. Asignar los medios y personas a las actividades (tu propuesta de organización).
3. Analizarla, comprobar si funciona o reiterar hasta que tengamos la mejor versión posible.
4. Decidir si es viable (y aplicamos el plan) o abortamos (cuando incluso con los cambios ideales, pensamos que el problema es que la empresa es inviable y compensa cambiar de proyecto).

Nota: como ves, es importante siempre que organizas un negocio verificar en algún momento si el negocio tiene un problema de organización o es directamente inviable. De lo contrario podrías pasarte semanas, meses o años intentándolo y quemándote algo tan imposible como meter 2 litros de agua en una botella de 1.

5a. Haz una lista de actividades esenciales

Esta es quizás la fase clave y la que mayores dolores de cabeza despierta porque, si creías que al abrir una academia de inglés tan solo tenías que «dar clases de inglés» no podías estar más equivocado.

Aquí es donde esta metodología nos va a ayudar más y donde tienes que sacar a la luz todas las actividades que puedas pensar que necesita tu empresa para subsistir (aunque las vayas agrupando).

En nuestro ejemplo de la academia podrían ser, por ejemplo:

• Impartir clases de inglés
• Atención al cliente (mostrador de entrada, emails, correos, …)
• Informática y página web / IT
• Ventas (qué hago para salir a buscar nuevos clientes)
• Marketing (qué servicios ofrezco y cómo los empaqueto, qué hago para darme a conocer, qué estrategia de comunicación uso, qué ofertas realizo sobre mis servicios para atraer a más y nuevos clientes)
• Dirección (emprender / estrategia: encargarte si te falta un profesor, reaccionar si tu ciudad se satura de competencia, reaccionar al Covid o expandirte si tus clases están llenas, averiguar qué opinan de ti tus clientes o por qué ya no llenas)
• Legal / financiero / contable (aunque le delegues a una gestoría tu contabilidad, editar facturas, desbloquear dinero para inversiones, separar finanzas personales de las del negocio, buscar financiación para un segundo local, gestionar un pleito, etc.)
• Recursos humanos (gestionar vacaciones, horarios de los empleados, contratar, despedir, gestionar el absentismo, los conflictos laborales, etc.)

Por experiencia personal, incluso con empresarios con entre 10 y 50 trabajadores a cargo, cuando hayas terminado de escribir esta lista (digamos en 10-15 minutos), vuelve a dedicarle otros tantos a expandirla y buscar qué te puedes haber dejado fuera.

Ahí es cuando empezarás a incluir actividades marginales que son las que han ocupado todas tus últimas semanas y luego decimos aquello de «llevo trabajando todo el día y tengo la sensación de no haber avanzado nada». Haz que salgan a la luz.

¿Y si soy autónomo?

Si eres una empresa pequeña o incluso un autónomo: no te confíes.

Un autónomo necesita tanto o más el departamento de recursos humanos que cada empleado de una empresa con 10.000. Solo que un autónomo, ante otras necesidades suele no planificar sus vacaciones, no hacer formaciones por no anticiparlas y en definitiva «ignorar cada función» hasta que se hace evidente o empieza a doler (ej: cuando los clientes te piden tecnologías de las que no has oído hablar).

Pero tranquilo, descubrir que tienes «nuevas responsabilidades» es positivo. En realidad son oportunidades para mejorar tu empresa y, pasado el incordio inicial, empezarás a recoger los beneficios. En este punto, te puede interesar mi artículo sobre cómo organizar clientes.

5b. Haz una lista de personas

Esta es quizás la más fácil de todas.

Tan solo concentra en una lista los nombres de tus empleados, sus funciones y el número de horas por semana (h/sem) que trabajan en la empresa.

En nuestra empresa de inglés podría ser:

• Iago (director / profesor de inglés) · 28h / sem
• María, Javi, John, Steve (profesores de inglés) · 35h / sem (excepto Steve, 15h / sem)
• Atenea (atención al cliente & administrativa) · 35h /sem
• Marcos (marketing) · 35h /sem

5c. Haz una lista de medios

Como estamos hablando de «macro» y en una primera iteración puedes apuntar a las cosas más básicas. Como en nuestro ejemplo:

• Espacios:
  • Mostrador
  • Aula 1
  • Aula 2

Mi consejo, sobre todo para una primera iteración (y asumiendo que ya tienes tu empresa en marcha dese hace un tiempo): no organices nada aquí que no esté generando conflictos.

Por ejemplo: si hay un conflicto entre aulas y profesores porque solo hay 1 proyector, quizás tengamos un problema de medios (convendría comprar otro) o de coordinación (basta con reservarlo). En ese caso sí, inclúyelo. Pero si algo no da problemas, por ahora déjalo fuera.

Consejo estrella: pon especial atención «a los puntos de contacto» entre actividades y personas

Aquí puedes reducir mucho tu trabajo (y darle más libertad a cada empleado) si te concentras tan solo en organizar los puntos de contacto (entre personas y actividades).

Por ejemplo: un punto de contacto (fricción) entre varias actividades puede ser la inscripción de un nuevo alumno. Los profesores van a necesitar saber su nombre y su nivel, contabilidad querrá sobre todo su número de cuenta bancaria y en informática a lo mejor necesitan su email para hacerle una cuenta en la intranet, pero no puedes hacer que el alumno hable con 15 departamentos.

Para organizar y coordinar tu empresa, por lo tanto, es recomendable, fijarse especialmente en estos conflictos y crear puntos de contacto limpios y coordinados como podría ser en este caso, organizar a todos los departamentos implicados en este evento a través de un formulario de inscripción que rellena el alumno y contiene lo que cada departamento necesita. El formulario es el punto de contacto, a cada departamento le pedimos que incluya en él lo que necesita (nombre, foto, número de cuenta, etc.) y a atención al cliente le pedimos que los tenga fotocopiados, los entregue a los interesados y que verifique que lleguen completos.

El resultado es que si controlas los puntos de contacto controlas la interacción entre actividades. Y si controlas la interacción entre actividades y cada una es auto-suficente controlas practicamente el 100% de la organización macro de tu empresa.

Otros ejemplos podrían ser:

• Excel de recursos humanos (lo usan recursos humanos y contabilidad para pagar a los profesores)
• Lista de clases y niveles para este año (usado entre los profesores, la web y marketing para las redes sociales)
• etc.

¿Y si soy autónomo vale la pena?

Definitivamente sí. Por dos razones:

1. No quieres estar pensando todos los días en todo (así que si el 1 de Enero decides tus vacaciones del año, apuntarlas en un sitio accesible te permitirá usar esa información sin tener que recalcularlo todo).
   
2. Si tienes en un sitio cierta información, cambiarla ahí es que esté aplicada (a los autónomos os pasa mucho el no saben si una decisión está tomada o no por abusar de llevar la información «en la cabeza». No lo hagas. Lo que decidas, apúntalo y listo).

6a. Cubre las actividades con personas (qué es hecho por quién)

E insisto, para que una empresa funcione, lo necesario no es que todo el mundo «esté ocupado», sino que todas las actividades estén cubiertas.

Ahora es hora también de cuantificar las actividades e incluirlo en el plan porque ya no nos da igual que haya que dar 3 horas de clase a la semana o 40. También, a la hora de cubrir actividades, no solo pongas quién hace qué, sino cuántas horas de su semana le asignas.

Más adelante (en las conclusiones) veremos cómo analizar y modificar esto pero, en una primera pasada, limítate a rellenar esta lista tal y como se está organizando tu empresa ahora. Es decir, no pongas lo que querrías hacer, sino lo que estáis haciendo.

Con nuestro ejemplo, podría quedar algo así:

• Impartir clases de inglés
  • Javi (35h/sem)
  • María (35h/sem)
  • Iago (20h/sem)
  • John (20h/sem)
  • Steve (15h/sem)
• Atención al cliente – Atenea (20h/sem)
• Informática y página web – Marcos (1h/sem)
• Ventas – Marcos (20h/sem), Iago (5h/sem)
• Marketing – Marcos (20h/sem), Iago (5h/sem)
• Dirección – Iago (0-2 h/sem)
• Legal / financiero / contable – Atenea (20h/sem), Iago (5h/sem)
• Recursos humanos – Iago (10h/sem)

Si en tu cabeza la lista anterior no tiene ninguna lógica, no te preocupes. Esa es la genialidad de escribir primero lo que estás haciendo ahora mismo. En el punto 7 te enseñaré a corregir lo raro de este esquema.

¿Y si soy autónomo?

¡Hazlo! iIgualito!

En las empresas de 1 o muy pocos miembros, este análisis es la bomba.

La única diferencia es que para ti no será importante ver quién hace qué (que lo haces tú casi todo), sino cuántas horas de tu semana tienes para cada frente. Pero vamos… el resultado para ti va a ser casi más revelador que para empresas con roles mucho más definidos.

6b. Asigna los medios

Los medios se asignan de modo muy parecido a las personas y, como te recomendaba antes, intenta solo organizar aquello que sean puntos de contacto o que suela generar conflicto.

De todos modos, a menos que seas una empresa altamente dependiente de los medios (una fábrica, una empresa de eventos, algo así), en la escala de importancia, cubrir las funciones con personas lleva el 80% del peso y coordinar los medios es el 20% (o menos).

Como comprenderás no tiene sentido que en tu organización final entregues en un pdf líneas aclarativas como:

• Despacho de dirección: Iago
• Puesto mostrador: Atenea
• 3º Ordenador (el de Marketing): Marcos

Pero si hay elementos como ese proyector que pueda ser fuente de conflicto puedes aclararlo con algo como:

• Proyector:
  • Responsable: Atenea
  • Sitio tras su uso: Mostrador de entrada
  • Funcionamiento: En caso de conflicto hay que reservarlo 24h antes o si no quién lo pida antes.

Esto es lo que tus empleados quieren ver cuando haya un conflicto, lo que quieres responder en un instante y lo que permite que nadie toque a tu puerta interrumpiéndote por enésima vez por un simple proyector.

Cuanto más pequeño sea el pdf que les entregues con «la organización de la empresa» mejor. Así que hay incluso medios que asignarás pero no necesitas comunicárselo a tus empleados en un resumen (y menos comunicar a todos todo).

Consejo interesante: Puedes organizar por actividad o por medio

Con la experiencia darás rápidamente en qué te resulta más intuitivo pero ten en cuenta que puedes asignar los medios jugando al menos con 2 maneras diferentes:

• Poniendo el foco en el medio (ej: voy a decir qué clases y profesores trabajan en qué salas porque las salas son el recurso que interesa organizar)
• Poniendo el foco en la actividad (ej: Clases de nivel avanzado – Javi les da conversación e inglés oral; María da las clases de gramática y expresión escrita, y yo me encargo de pagos administración, gestión y atención al cliente)

¿Cuál de ambos es mejor?

La respuesta es depende, y te explico por qué.

Típicamente organizar una empresa es organizar toda la trastienda (que además como empresario es probablemente lo que te interesa). Estamos hablando de recursos humanos, marketing, ventas, facturación, legal y lo que es más importante cómo se coordinan entre ellos. Muchos empresario se obsesionan con esto porque además es tan tan tan específico a cada empresa que siempre te quedará el trabajo de decidir e implementar la forma final a ti por muchos consejos que recibas.

¡Pero ojo! Piensa que una empresa es algo vivo y si haces una organización perfecta pero rígida tú mismo querrás evitar adaptarte a cambios (porque tendrías que reorganizarte). Eso a la larga lleva a que te distancies de tus clientes, de lo que te piden y tengas por caricaturizarlo «una empresa tan rígida que a ningún cliente le acaba apeteciendo adaptarse a ti».

La otra opción (y la recomendada si estás empezando) es poner el foco en la actividad. Esta tiene la ventaja de que, cuanto más foco pongas en la actividad, más cerca estarás de ver lo que ve tu cliente. Y si dominas la experiencia que ve tu cliente es más raro que cometas errores importantes de cara a ellos.

Los responsables importan

Por último, acostúmbrate a poner personas responsables de cada «medio sensible».

Por ejemplo, es mejor que el Excel de recursos humanos lo lleve solo recursos humanos (y los demás le pidan información regularmente) que no que nadie se haga cargo, el Excel se vaya quedando obsoleto y luego te acaben responsabilizando a ti en caso de duda (porque eres el jefe).

7. Analiza, reitera y decide

El último paso es análizar, reiterar (hasta que te gusta tu propuesta de organización) y, lo más importante, decidir.

7.1 Cómo hacer un análisis rápido de la organización de tu empresa

Ahora toca mirar con ojos críticos la organización que estás a punto de proponerte.

Te toca intentar simular mentalmente qué pasaría con esa organización si la implementases (quién se quejaría, qué fallaría, qué no estaría cubierto, etc.) y si lo ves funcionando o no.

La primera vez que hagas esto, de todas formas, no hace falta imaginar nada porque estarás trabajando sobre tu organización actual y ya sabes que problemas te está causando. Pero cuando te hagas a ti mismo propuestas de mejora, antes de aplicar esos cambios debes intentar anticipar qué pasará.

En esta etapa es también buena idea comentar las ideas con tus empleados (una vez un poco maduradas para evitar marearlos).

Si retomamos nuestro ejemplo (sección 6a), solo con escribir de manera realista lo que estábamos haciendo ya se veían un montón de problemas corregibles. Por ejemplo:

• El director de la academia está encargándose sin quererlo un poco de todo (bajando a «ayudar» en todo, fallo típico)
• Dirección tiene una asignación entre 0 y 2 horas a la semana (el barco no tiene quien lo pilote, el piloto anda a otras cosas).
• Hay profesores sin completar sus horas mientras el director de la empresa está dando clases (a lo mejor porque así empezó la academia)
• Marcos (el de marketing) hace más de sus 35h / semana (está explotado y tarde o temprano eso dará problemas)
• Atenea se encarga de 2 funciones clave (atención al cliente y financiero/contable). La empresa es tienen un punto muy vulnerable aunque tenga una gripe ya tenemos problemas grandes.
• Etc.

Ejemplos como estos te dan una idea del tipo de conclusiones que puedes sacarle a tu empresa para organizarla mejor y con un efecto sencillo pero muy potente.

Es cierto que la calidad de la nueva organización dependerá de lo bien que observes tu empresa y lo sincero que seas contigo analizándola, pero al ver las cosas por escrito y tener la información cruda tan clarita va a resultarte y mucho más fácil proponer una organización de conjunto para tu empresa que sea más adaptada, pertinente y realista que antes.

Siempre vas a tener menos medios de los ideales pero, cuánto más puedas decidir tú qué aspectos sufren, más alejes el fuego del granero y menos dejes al azar de cada día, mejor le va a ir a tu empresa.

7.2 Reitera

Una vez visto lo que «haces ahora» es hora de repetir el proceso (6a, 6b y 7.1, las listas no cambian) pero esta vez cubriendo las actividades con personas y medios del modo que te gustaría.

Eso no quiere decir que ya puedas organizarte diferente a corto plazo (porque probablemente necesites una etapa de transición), pero una vez que tengas claro cómo organizar mejor tu empresa sí puedes ponerte manos a la diseñar esa transición.

De todas formas, aún queda un micro-paso porque, no siempre salimos con un plan híper-claro a nuestro alcance.

7.3 Decide

Una vez acabado este proceso hay una etapa final de decisión con 2 resultados posibles:

• O bien: (A) tienes tu organización de empresa viable acabada (y tan solo falta comunicársela al equipo, implementarla y mejorarla con el tiempo)
• O bien: (B) tal y como está la cosa estás en una situación inviable (en déficit de personas, déficit de medios, o incluso si llegases a cubrir el déficit la empresa no sería rentable). En esta situación saldríamos de la «organización de empresa» y tendríamos que tomar una decisión estratégica de negocio o bien corrigiendo ese déficit (contratar, invertir, otro) o bien cerrándolo porque no compensa.

Y por favor, por favor, por favor, si el plan sale como «inviable» ni se te ocurra seguir adelante sin corregirlo o solo «intentándolo con más ganas». Si no sabes cómo hacerlo, busca ayuda especializada, pero no ignores esa luz roja y sigas adelante.

Las empresas que salen adelante son las que tienen planes viables y cuando llega un imprevisto reaccionan. Las que salen a trabajar con un plan inviable, incluso encadenando días perfectos, siempre acaban por saturarse, con deudas, con tu salud y lo peor de todo, sin recompensa a la altura del riesgo que corres cada día.

Un clase de inglés mal impartida se recupera al día siguiente, pero un plan de empresa inviable se sufre cada día.

Si necesitas ayuda con esta fase pídela aquí , pero no te quedes atascado en un plan que te genera una situación inasumible cada día.

Si por otro lado estás en el caso A, ¡enhorabuena! ¡Ya tienes tu nueva organización de empresa lista para ser aplicada!

Llegados a este punto, puede que también te interese mi artículo sobre cómo mejorar la productividad de mi empresa.

¿Qué te ha parecido esta guía? ¿Tienes un poco más claro cómo organizar tu empresa o hay algún aspecto en particular del que te gustaría preguntar algo más? No te olvides de comentármelo aquí abajo, (si te a gustado) de ayudarme a difundirlo en las redes e intentaré responderte a tus dudas. ¡Nos vemos 🙂 !