Si tienes un proyecto vas a necesitar conocer su estado. Si está creciendo, bajando, subiendo o afianzándose a pesar de parecer el mismo.
Sea como sea, para monitorizar todo proyecto existen variables. Hay variables simples y en constante movimiento como el dinero bruto que tiene tu empresa en su cuenta y otras complejas como el porcentaje de los clientes que han quedado satisfechos.
Si pretendes mejorar tu proyecto deberás conocer tus resultados, juzgar lo que no te gusta y reformar tu modelo para mejorar sus resultados. Lo mismo se aplica a proyectos personales.
Los objetivos de un indicador
Un indicador expresa en todo momento el valor de una variable pero ese no es nunca su fin.
Es imprescindible comprender la frase anterior. El hecho de mirar el valor de una variable no te sirve ni servirá nunca para nada. Lo único que importa son las acciones que desencadene o los comportamientos que incentive en ti. Ése es el verdadero valor a tener en cuenta de un indicador.
Por eso vamos a pasar un momento revisando los indicadores que te rodean y juzgando si te aportan algo o no. Todo lo que no aporta nada es molesto, te hará perder el tiempo y puede que te lleve a mejorar parámetros que no te importan.
Puedes usarlo tanto para tu vida cotidiana como para tu proyecto, pero si tienes un proyecto es imprescindible que lo monitorices de alguna manera. No te valen de nada las derrotas de las que no aprendes ni las victorias que no disfrutas ni comprendes.
Cuándo los necesitas
Necesitas un indicador siempre que quieras:
1. Incentivar una tendencia positiva
Desde el mismo momento en que escoges la variable que quieres seguir, tu intención será mejorarla. Algunas pueden necesitar llevarse a un nivel razonable (% de clientes contentos) y otras simplemente maximizarse (dinero ganado al mes). El hecho de verla periódicamente te predispondrá a pensar cómo mejorarla.
2. Medir los efectos de alguna acción
¿Cómo sabes si tus iniciativas funcionan? Muy simple, siguiendo de cerca los parámetros que pretendías cambiar. Algunas veces no sabrás si la reacción es producto de tus últimas medidas o de algunas anteriores, pero es una primera aproximación.
3. Detectar anomalías
Si alguno de los parámetros de tu proyecto tiene hoy un valor excesivo (por alto o por bajo) sospecha. ¿Qué ha pasado? ¿Alguien ha hablado bien o mal de mí recientemente? ¿Cómo puedo incentivar o disuadir comportamientos como ése?
4. Compararte a una media
A veces simplemente basta queremos tener una referencia. Hay cifras que se vuelven astronómicas pero si te dijesen que todos tus vecinos hacen lo mismo con mucho mejor resultado, te pondrías a investigar.
Cuando no los necesitas
Sin embargo a tu alcance normalmente es más posible rechazar indicadores que crear tus propios nuevos. Estas son unas reglas básicas. Deberías sacar un indicador de tu vista cuando:
1. No te interesa la variable que monitoriza
La temperatura en muchas ocasiones, el que me hayan enviado algo en facebook o la frecuencia con la que doblo la servilleta en una comida. ¡No me interesa! Acerca de esto, los humanos sentimos una fascinación estúpida por estas curiosidades. Valen como entretenimiento en un partido de fútbol, pero no deben nunca determinar la estrategia de tu empresa.
2. Lo miras demasiado frecuentemente
Claude Shannon, el padre de la teoría de la información demostró matemáticamente que la cantidad de información de una noticia está en relación a la cantidad de casos posibles y sus probabilidades. Es decir, si acabas de mirar un indicador, como hay una probabilidad mínima mínima de que se haya modificado su valor, te aportará una información casi nula.
3. Incentiva el comportamiento contrario al deseado
Si estás muy por encima de la media, jamás te compares con ella. O de lo contrario tenderás a pensar «que todavía tienes un margen» y te irás aproximando cada vez más a ella. Usa comparaciones sólo para subir.
4. ¡Cuando son demasiados!
No puedes manejar 300 indicadores distintos y pensar coherentemente (mira los puntos 2 y 3 de esto). Incluso los paneles de los pilotos de avión se conciben con mucho cuidado para limitar al máximo la información que pueden y necesitan los pilotos. Condensa algunos, perderás precisión pero ganarás mucha capacidad de acción.
Tu tarea ahora
Esta ha sido la primera parte de dos. En la próxima te enseñaré lo que no he hecho ahora y eso es: ayudarte a diseñar tus propios indicadores con algunos conceptos, intentando apuntar a lo que quieres incentivar y con estratagemas que explotan a diario Facebook y tu jefe.
Espero que le des una reflexión y si te sientes motivado te propongo unos deberes rápidos: mira a tu alrededor. ¿Cuántos números e indicadores puedes alcanzar? ¿Y en el resto de los entornos por los que te mueves con frecuencia?
Te daré por dónde empezar. Mira si ves relojes, termómetros, número de e-mails, velocidad del ventilador de la oficina, barritas de conectividad de tu Wifi, la temperatura dentro del coche, etc. ¿Qué haces cuando los ves? ¿Cambias la temperatura del coche porque te lo dice el indicador y no el cuerpo?
Si aprendes a dominar la información que recibes y a eliminar lo molesto darás un salto de productividad.
3 comentarios
No he encontrado la segunda parte de este, Cuándo necesitas un indicador y cuándo no. Podrías indicarme como encontrarlo.
Gracias.
Hola Francisco Javier,
Gracias por señalar la falta de enlace hacia el segundo artículo. En efecto, no está indicado y supongo que más de uno habrá tenido dificultades para encontrarlo. Aquí tienes el enlace:
https://iagofraga.com/2011/03/aprende-a-disenar-indicadores-que-incentiven-lo-que-quieres
Un saludo
Los indicadores son un ente que se encuentran entre el cielo y el infierno, y que según cómo los elijas y cómo respondas a lo que valen te elevan o condenan… forman parte de todo sistema de calidad, su existencia es un mal necesario, entendiendose por mal como el conjunto de dolores de cabeza que se tienen hasta cogerles el truquillo… pero sin ellos es imposible mejorar.
Lo que no se mide no se puede comparar, luego no se puede ayudar a mejorar ni si quiera saber si es o no así…
Objetivos, indicadores, estrategias, acciones correctivas y demás palabras y conceptos poco utilizados, si realmente se institucionalizaran en nuestras organizaciones y se interiorizaran, porovocarían la verdadera revolución vital de las próximas generaciones (al menos en nuestra sociedad)