Lecciones productivas aprendidas organizando un Startup Weekend

Atrás queda una de las semanas más cargadas probablemente para mí en este 2017 tan llenísimo de proyectos y de acción.

Si me he ausentado un poco en lo digital es porque he estado organizando un Startup Weekend en Lyon, Francia (ciudad en la que vivo actualmente) y en el que aparte de llevar a cabo mil tareas he aprendido un mundo de gestión de equipos, motivación y, como no, de productividad.

Así que para contarte algunas de esas perlas que este mega-proyecto me ha dejado, empecemos por la base:

¿Qué es un Startup Weekend?

Un Startup Weekend es un evento para fomentar el emprendimiento en el que los participantes tienen 54 horas para crear una empresa innovante.

Llegan el viernes, presentan sus ideas en 1 minuto (los que tienen una), se forman los equipos por un sistema de votos entre los participantes y desde ahí empiezan a trabajar en sus proyectos. Se pasan el sábado y el domingo aprendiendo lo que es un modelo de negocio, proponiendo un producto o servicio, aprendiendo y definiendo juntos a los coachs y a los expertos que ponemos los organizadores a su disposición y el domingo lo presentan todo delante del jurado. Tienen tan solo 4 minutos para presentar y 5 de preguntas (aunque esto varía según las ediciones).

El que organizábamos nosotros además tenía varios pluses de complejidad porque era una edición «HandyTech», es decir, todas las empresas e ideas que se presentaban tenían que estar destinadas a resolver problemas relacionados con alguna discapacidad. Como organizadores no solo nos teníamos que preparar para que varios de los participantes tuviesen ellos mismos algún tipo de discapacidad sino que al tratarse además de la primera edición en el mundo de este tipo, estaba todo por descubrir. Ya ves. ¡Menudo papelón!

Trabajar con voluntarios vs trabajar en una empresa

La primera gran lección que me llevo de este enorme proyecto es el aprender a trabajar en equipo cuando la motivación y la implicación son tus únicas opciones para que un colaborador haga una tarea.

Aprender a vivir con esto es una de las principales motivaciones que tenía para embarcarme en este proyecto y he de admitir que es 10 veces más complicado trabajar así de lo que imaginaba.

No basta con saber que trabajando con voluntarios no es posible obligar a nadie a hacer ninguna tarea (porque se te van) sino que vas a tener que gestionar muchos más aspectos (la motivación, la implicación, la autonomía, las interacciones, etc.).

Nadie quiere participar en un proyecto voluntario que sea pesado y aburrido. Al mismo tiempo, si no haces las cosas de un modo mínimamente serio, es cuestión de tiempo hasta que cada uno vaya por su lado y al final las piezas del puzzle no encajen.

Si además te enrocas en una posición de jefe autoritario, es muy fácil desgastarte a cada rato recordando las reglas constantemente y teniendo que «reñir» a cada uno y cada ocasión que alguien se sale de lo acordado. Eso no es viable y simplemente es cuestión de tiempo hasta que se desgasten tanto tus colaboradores como tú.

Así que, ¿cómo resuelves eso? Bueno, pues tienes que instaurar como mínimo una cierta conciencia colectiva.

Del «jefe» a la «conciencia colectiva»

Afortunadamente desde el principio, este proyecto lo lanzamos entre 2 (con Agnès Briard) y, una de las ideas que mejor nos ha funcionado es que decidimos que el equipo no iba a trabajar como una pirámide desde el principio.

Nosotros mismos no queríamos ser «líderes» o «lead organizers» (como se le suele llamar en Startup Weekend a los organizadores que lanzan el proyecto), sino que íbamos a ser coordinadores.

La diferencia importante es que en este esquema cada colaborador es responsable de su área (tanto para las decisiones como para los errores) y nosotros cubrimos, a parte de nuestras respectivas áreas de responsabilidad, el área extra de coordinación (es decir: organizar las reuniones, sincronizar a los responsables, etc.).

El formato enganchó muy bien desde el principio pero no todo el mundo recogió el testigo y ahora, a posteriori, es de lo más normal.

Por una parte parte conseguimos casi que no se notara la diferencia entre quienes éramos los supuestos «líderes» y los organizadores con más ganas (lo cual es genial porque estaban tan implicados o más que nosotros mismos y el proyecto avanzaba enormemente) pero por la otra banda hubo algunas personas para las que el compromiso se les hizo simplemente demasiado.

Ahora me resulta evidente ver que hay varios tipos de voluntarios y que, una cosa es echar una manita puntualmente y otra que te hagan responsable de todo un polo, pero en su momento nos dejó con el culo al aire ya que dándole tanta responsabilidad desde el principio a todo el mundo nos expusimos a que aquellos que no podían realmente cubrirlo hasta el final nos dejasen en un momento dado y abandonasen su responsabilidad.

Yo en todas estas cosas nunca culpo a la persona que lo hace, sino que esta experiencia me ha enseñado que para sacar un proyecto adelante con voluntarios tienes que tener estas cosas en cuenta y no confundirte pensando que todo el mundo puede o quiere recibir más responsabilidades de las que estaba recibiendo antes.

Puede parecer paradójico y yo pensaba que todo el mundo venía a organizar para hacer un máximo, divertirse y asumir todo lo que le dejases asumir pero lo cierto es que no. Hay muchísimos perfiles y para que el proyecto salga adelante bien supone tanta barrera el frenar a los que se pueden motivar solos más y más como el exigirle demasiado a los que solo quieren echarte una mano.

Como te digo, ¡la experiencia ha sido increíblemente formativa!

Gestionando el margen

Otro de los grandes asombros que tuve con este proyecto es comprobar cómo nos comíamos todo el margen que habíamos previsto ¡como palomitas!

Teniendo en cuenta que era nuestra primera experiencia «coordinando» un evento de este tipo, empezamos con un equipo relativamente grande (7 personas) y 6-7 meses antes de la fecha del evento.

Bueno, bien. ¡Pues menuda decepción al comprobar que se nos escurrían las semanas al principio como si nada!

Si el 1 de Abril teníamos un equipo de 7 personas y 6 meses y medio por delante, el 1 de Septiembre el evento contaba con un equipo de 4 personas y apenas 2 meses y medio. Y lo que es peor, en Septiembre todavía debíamos de tener un 80% de las tareas por hacer.

Esta me duele especialmente porque incluso siendo experto en productividad, intentando instaurar un ritmo desde el minuto 1 del proyecto e intentando concienciar de la necesidad de ir completando apartados desde muy pronto, me ha resultado totalmente imposible instaurar una dinámica de ese tipo.

Es un apartado que tendré que mejorar y la verdad es que tengo algunas ideas de cómo pero ninguna garantía de que funcione.

Lo que mejor ha funcionado de todo lo que he probado es hacer una especie de diapositivas con el «estado de cada apartado» al principio de cada reunión y, aunque siempre me resultaba bastante pesado, este método tenía la ventaja de que no era yo el que decía «hay que ir más deprisa» sino que eran los propios responsables los que veían el dato, se decían «¡estamos mal!» y se daban prisa haciendo más incluso de lo que yo les podría haber sugerido.

Es un poco como la inversión del management tradicional. En vez de pedirles cuentas y regañarles porque van lentos en algo, les haces una tabla bonita de cómo va su responsabilidad y ellos mismos reaccionan.

Pero aun así, funciona a medias.

El resultado es que, efectivamente nos hemos desgastado mucho al final, hemos hecho pedidos de última hora, hemos tenido dudas sobre multitud de cosas hasta el último día y hemos malgastado mucho del tiempo de las primeras semanas, pero no dejan de ser detalles a mejorar porque todo lo esencial funcionó a la perfección.

Para coordinar bien, debes saber preservar tu bienestar

Por último y, probablemente lo más valioso que he aprendido de esta aventura es que, si quieres coordinar un equipo debes mantenerte operativo en todo momento y eso implica proteger todo lo que necesites para funcionar correctamente (cueste lo que cueste).

La imagen que más me ayuda a entender esto ahora es la de que el coordinador es como un socorrista en la playa. Si un colega de tu equipo se está ahogando te toca a ti ir hasta él, ayudarle a flotar y traerlo de vuelta hasta la orilla.

Pero he aquí el truco, sin ni siquiera ninguna mala voluntad, hay muchos comportamientos que pueden dejar a la playa sin socorrista (y por lo tanto hacer que tu proyecto fracase al hundirse el próximo que tenga problemas):

• Puede ahogarte a ti un compañero de equipo intentando salir a respirar si no le ayudas correctamente
• Puede ahogársete un segundo compañero si el primero no para de ponerse en sitios a los que tienes que ir a rescatarlo
• Pueden ahogarse todos si les dices que hagan lo que quieran y no les indicas ni siquiera por dónde no nadar
• etc.

La moraleja de la historia es que, sin mala fe, hay muchos momentos en los que queriendo ayudar te puedes desgastar si no gestionas bien tu atención.

Tienes que descansar o te hundirás pronto, tienes que hacerte la experiencia agradable o subconscientemente no querrás avanzar, tienes que marcarte límites o te absorberá y tienes que asegurarte de que nada te distrae de mantener la «playa vigilada».

Es curioso porque en este aspecto una vez más, hacer más no contribuye nada, sino que la clave está en saber el cómo hacer las cosas y en qué trampas no deberías dejarte llevar.

Casi diría que es una parte de coordinar que depende puramente de tu productividad.

Conclusión: contentísimo y queriendo mejorarlo aún más

Si les preguntas tanto a los participantes, como a los sponsors, como a los coachs que nos han acompañado este fin de semana, la respuesta es rotunda: les ha encantado.

El evento ha sido tal exitazo, que varios proyectos podrían convertirse en empresas en los próximos meses y de uno en particular ya tenemos la confirmación de que van a fundar su empresa (desde que presentaron el proyecto al jurado el domingo).

Se trata de un planificador online de viajes para personas en silla de ruedas (que gestionan la información genial para no llevarse sorpresas al viajar).

A pesar de no haberse llevado el primer premio tienen mucho futuro y también nos encantaría por supuesto ver consolidarse tanto a los ganadores (una solución innovadora para que todas las páginas web sean aptas para invidentes desde su creación sin necesidad de adaptación especial ni proyectos millonarios) como a todos los demás.

Atrás quedan 6 meses de trabajo, reuniones y coordinación con un montón de momentos increíbles y mi más sincero agradecimiento a las tres otras culpables de todo este eventazo.

Porque aquí tanto hablamos de qué se podría mejorar y aprender de productividad pero todo este tinglado lo hemos montado entre solo 4 personas (por orden en la foto arriba): Judith Kreyder, Agnès Briard y Nadine Sader, con una gran mención también para nuestra animadora de excepción, Emma Le Goff.

Y ahora os dejo con el vídeo que ha sido mucho curro pero da gusto verlo:

¿Alguna vez habías organizado un proyecto con voluntarios? ¿Y qué le recomendarías que hayas aprendido a alguien que va a organizar uno?