¿Cómo gestionar tareas?

Esta entrada pertenece a la serie inicial de este blog “¿Cómo puedo organizarme mejor?” dividida en tres etapas con el objetivo dar los primeros pasos para que te organices.

Antes de hablar de gestionar tareas, en las dos entradas anteriores de esta serie de artículos, te hablaba de hacer una lista de tareas.

Resumiendo, en la primera serie de estos artículos, propuse escribir en un folio las tareas que quieras hacer y tus objetivos. Desde “quiero un mejor trabajo hasta tareas”Escribe desde tareas generales “quiero un mejor trabajo” hasta tareas específicas «tengo que enviar 3 emails esta mañana». Si el folio se queda pequeño pon otro en paralelo.

También recomendé empezar de manera aleatoria e ir escribiendo cada vez más cerca las tareas relacionadas.

Gestionar tus grupos de tareas y su razón de ser

Cuando vaciaste tu cabeza escribiste de todo. Si se te han ocurrido más cosas las has ido añadiendo y a estas alturas tu folio debe tener más de escrito que de blanco.

Más o menos has ido poniendo las tareas en grupos pero lo que no hemos discutido (voluntariamente) es el criterio por el que las has agrupado.

La mayoría de vosotros habréis agrupado las tareas por áreas o grupos temáticos. Vagamente se verán reflejados el ámbito laboral (o estudiantil), las cosas de casa, puede que cocina por un lado y limpieza por otro. Habrá algo de desarrollo personal como dejar de fumar o leer más, etc.

En definitiva áreas de tareas o deseos por su contenido: lo que se persigue con ellos.

Con esto vamos a hacer algo, pero ya os avanzo que en un sistema de organización esta es una clasificación poco útil. Es sensata y nos aclara la mente pero no nos ayuda a resolver las tareas.

Gestión de tareas: tus subobjetivos

Antes de explicar por qué no es práctica la agrupación por temáticas (lo trataré más adelante) vamos a gestionar esos grupos que has hecho. Si alguien ha hecho algo diferente podemos discutir cómo y por qué en comentarios. No es un primer reflejo común.

Lo que ahora me propongo es que hagas el paso número uno de todo sistema de organización: definir tu objetivo para gestionar tus tareas en base a este.

¿Por qué no hemos empezado por ahí? Bueno, al principio nos daba miedo todo lo que teníamos por hacer y que incluso ignorábamos. Lo hemos puesto en un papel y hemos quitado la parte rápida. Después vimos que había cosas factibles y cosas que por mucho que las miramos parecen inabordables.

Sin embargo es ahora cuando empezamos. Ya hemos sido capaces de sacar una lista de tareas factibles y el resto son retos que no sabemos cómo asumir. Entonces habrá una razón para asumirlos, ¿no? Busquémosla y démosle nombre.

Empieza por hacer círculos pequeños según tu agrupación con la siguientes reglas: a todo grupo tienes que darle un nombre y toda tarea tiene que estar en al menos un grupo. Sigue leyendo cuando hayas terminado.

Gestión de tareas: Según tus objetivos

¿Ves como se llama esta sección? Tus objetivos. ¿Ves cómo se llama la anterior? Tus subobjetivos.

En efecto, lo que acabas de rodear no son más que subobjetivos. Puede que hayan aparecido como máximo títulos como «Universidad», «Trabajo», «Cocina» o «Casa».

Pero si somos estrictos «Trabajo» no es un objetivo. Por eso definir tus objetivos es una cosa fundamental en tu sistema de organización pero muy difícil. ¿De qué te sirve ir muy rápido a pequeña escala si todas esas tareas que haces contribuyen a «trabajo»? ¿Vas todos los días al trabajo por trabajo?

Puede que te sorprenda, pero en mi gráfico, ese «Trabajo» se encontraría clarísimamente debajo del apartado «Obtener recursos» bajo el apartado «Mejorar y aumentar mi tiempo libre». Mejorar mi tiempo libre ocupa prácticamente casi todo mi papel porque lo considero un objetivo fundamental.

Lo que hacemos es dejar claros los objetivos de cada tarea, de esta manera, a la hora de gestionar las tareas, lo harás por objetivos y no por tareas. Será mucho más fácil para ti definir el objetivo prioritario de entre pocos objetivos, que una tarea entre miles.

Cambia los títulos si no son verdaderos objetivos. Y no tengas miedo de dejar esta vez alguna cosa fuera. Es absolutamente fundamental que escojas tus objetivos y decidas qué tareas hacer para conseguirlos en vez de hacer tareas y darles un porqué. En otras palabras:

«No pienses como vives, sino que vive como piensas»

Ahora extiende la clasificación. No tengas miedo de nuevo de dejar completamente fuera a ciertos subobjetivos que has escrito. Sólo asumes que no aportan nada al objetivo superior.

Haz círculos cada vez más grandes reagrupando subniveles y fijándote sólo en el título. Sube de «quiero una casa bien decorada» y «quiero una casa limpia» a «quiero una buena casa».

La pregunta final: eres capaz de hacer un círculo que lo englobe todo. ¿Qué título le darías a lo que acabas de englobar?

Lo que parecía una inocente lista de tareas se ha convertido en tus propósitos vitales. No pierdas de vista que has vaciado toda tu mente ahí. Si hay algo que te gustaría en la vida que no figura en ese papel ten presente que no estás haciendo nada por perseguirlo.

Cómo gestionar tareas: Optimización

Al principio de la serie hablaba de concretar tus tareas en un papel ahora se vuelve todo abstracto de nuevo remontándome a cuál es tu objetivo en la vida y que no justifiques lo que haces. Sí claro, pero… ¿cómo llevo a cabo mis objetivos?

Aún tiene sentido, te lo garantizo. Tus objetivos son tus objetivos y eso no lo cambia nadie.

Así que para cumplir tus objetivos tenemos que hablar de optimización y gestión de tareas. Bueno, eso sí parecía lógico incluso al principio. La variante es que uno de los principales recursos a optimizar es tu actitud.

El cambio que propongo es simple. Si defines claramente tu meta, actúa en consecuencia. La mayoría de cosas que creías injustificadas hace un minuto vuelven a cómo las veías hace 20, con una diferencia. Ahora sabes por qué las haces, o sabes por qué no las haces. Y si no hay razón a favor: eliminada. No importa que el resto del mundo la haga. Mis prioridades, mis normas.

Empezar el cambio optimizando

En otras palabras, nada de revoluciones. Vamos a gestionar tus tareas, vamos a escoger lo que está en tu mano directamente y vamos a ponerlo apuntando en la dirección que quieres.

Si hay grandes aspectos a cambiar nos los plantearemos como proyectos para llevar nuestra situación actual a una mejor, como por ejemplo: «dejar de fumar». Eso cuesta un esfuerzo y tiene un beneficio, si compensa lo aplicaremos.

Hagamos un balance rápido de decisiones en nuestras manos. Por ejemplo ir a trabajar. Pues hombre no es que quiera, pero es parte de obtener recursos que a su vez mejora mi tiempo libre.

¿Limpiar la casa? Pues no lo hago por placer pero me compensa la comodidad de vivir en una casa limpia al tiempo invertido.

¿Y cuando llego a casa que escojo? Hombre pues normalmente la tele pero me gustaría divertirme lo máximo posible, ya que trabajé para eso y limpié mi casa prometiéndome eso.

El cambio posible aquí sería dedicar tiempo y recursos durante un período para escoger un hobby y a crear un entorno en el que tu mejor opción ya no sea la tele, sino una mucho mejor.

Eso es optimización. En vez de gastar tus recursos en algo que mejora tímidamente tu situación, escoger el mejor cambio posible, el óptimo. No está para nada lejos de tu alcance y no necesitas empezar por ninguna revolución.

Optimización es coger tu lista de tareas y organizarlas según las que puedes hacer inmediatamente, las que dependen de otra cosa, las que te llevarán mucho tiempo o las que sólo puedes hacer si sales a la calle. Las juntas y con ello ahorras un tiempo libre que hubieses invertido en hacer lo mismo. Si no tienes ningún objetivo que perseguir durante tu tiempo libre no has optimizado nada.

Las ideas y el poso que dejan

A lo largo de esta serie de 3 artículos, hemos pasado por etapas sencillas, por etapas complejas y por etapas que caen de cajón pero no sabemos muy bien por qué no las hacemos. A decir verdad es tan simple que sí, dicho así es muy fácil pero luego sabemos que no pasa.

¿Por qué? Los cambios cuestan.

Sin embargo todas estas ideas te deberían haber dejado un poso. Voy a hacer un pequeño recorrido. Si en alguna no está de acuerdo lo discutiremos, sino usa la lista para refrescártelo de vez en cuando:

1. Distánciate de tu situación y no te dejes abrumar

2. Divide tu tarea en sub-tareas

3. Cuando concibas soluciones: de una en una

4. Reduce y concentra tus frentes de batalla

5. Diferencia entre tareas, proyectos y ambiciones

6. Define un orden argumentado de avance

7. Ten claros tus objetivos

8. Toda decisión posible debe ser coherente con tus objetivos

9. Optimiza tus recursos hacia tus verdaderos objetivos, no hacia las tareas

Y me permito añadir a una última 10ª que no contribuye en si pero que te ayudará con las otras 9. Predisponte a innovar. Da igual que ya tengas todo aparentemente resuelto, que además, nunca es cierto.

Para acabar como empecé, innovar es como dedicarle cinco minutos cada día a buscar en un lugar distinto si hay un avión aún más potente. Al principio tenías una bici, pero apostaste por intentar conseguir un avión. Una vez que lo encontraste úsalo, pero no pierdas la esperanza de encontrar algo mejor. Quizá encuentres de este modo la solución a otro problema.

Espero que esta serie introductoria te haya despertado el interés de leer cosas más concretas. Como introducción diré en mi defensa que si lo que lees te parece imposible o chocante yo asumo el reto de guiarte.

Una buena forma de empezar será a través de mi auditoría de productividad.

El objetivo está ahora bien definido y lo único que queda es orientar todos tus esfuerzos hacia la misma dirección. Para cualquier duda o opinión, estaré encantado de discutirla en los comentarios.