Conjuntos de herramientas (kits)

Esta página tiene el doble objetivo de:

• Enseñarte a clasificar y tipificar tus necesidades entorno a «funciones» (concepto de conjunto de herramientas o «kit»)
• Darte ejemplos de conjuntos pre-construidos de herramientas (para que copies o para que partiendo de uno, construyas el tuyo propio)

Empecemos por el principio.

¿Qué es un «kit»?

Un kit es un conjunto de herramientas de productividad que funcionan juntas de manera coherente y coordinada.

Normalmente, un kit tiene:

• una lista de funciones que el usuario (en este caso tú) necesitas cubrir
• y al menos una herramienta de productividad para cubrir cada necesidad

Organizarte de este modo es mucho más práctico porque eliminas herramientas redundantes, haces que toda la información del mismo tipo converja hacia el mismo sitio y, lo mejor de todo, tendrás mucha más perspectiva de cómo te organizas (lo que se traduce en claridad, control y resultados).

También, en caso de que tu organización evolucione con el tiempo, te resultará más fácil saber qué herramientas dar de baja en cuanto incluyas nuevas.

Ejemplo de: lista de funciones

Una lista de funciones tiene por ejemplo esta pinta. De hecho, este sería el ejemplo de una persona que lleva un tiempo aprendiendo productividad en tdo:

Ejemplo de: kit completo

Este kit completo, por ejemplo, podría ser la respuesta a las necesidades de la persona anterior:

Solo para avanzados: ¿Cómo se construye un kit?

Si ya llevas un tiempo en productividad puede valer la pena dar el salto a un nuevo conjunto de herramientas (que pongan en práctica todo lo que has aprendido).

Si eres principiante, sáltate esta parte. No hay nada más fastidioso que migrar de unas herramientas a otras y descubrir 3 semanas más tarde que tienes que volver a cambiarte porque lo que te conviene es totalmente diferente. No seas impulsivo.

La forma correcta de escoger y migrar de un antiguo conjunto de herramientas a las nuevas es:

1. Haz la lista de necesidades (mínimas) que tienes para organizarte
2. Escoge una herramienta al menos para cada necesidad (¡cuántas menos mejor!)
3. Migra el contenido de tus antiguas herramientas a las nuevas
4. ¡Listo! Ya puedes seguir avanzando en tus objetivos con las nuevas herramientas

A mayores, te recomiendo que cierres las antiguas herramientas sacando de tu móvil, ordenador, etc. los accesos directos y poniendo en su lugar los nuevos. No hay nada peor que tener varios calendarios, por ejemplo, no saber dónde está cada evento y tener información importante en muchos sitios.

Las transiciones de una herramienta a otra cuanto más rápidas mejor. Tómate mucho tiempo antes de dar el salto pero, en cuanto lo hayas decidido, asegúrate de que la transición es lo más breve posible.

Kits pre-construidos (ideal para principiantes e intermedios)

Lo que te dejo a continuación son un par de ejemplos de configuraciones de herramientas acabadas.

Kit para principiantes

Si eres un principiante, el problema que tenemos es que te faltan más conceptos que herramientas. No obstante, si puedo darte un par de recomendaciones para gestionar lo básico a lo que todos tenemos que hacer frente independientemente de que con la productividad vamos a transformar el cómo se generan las tareas y el cómo se debe trabajar con ellas, los objetivos y más conceptos.

Para un principiante, el kit siguiente podría ser un buen punto de partida:

El kit recomendado (para avanzados)

En este kit asumiré que ya dominas las nociones de método de productividad, que te has leído La revolución productiva y que por lo tanto sabes cómo se escribe un objetivo, cómo se diseña una estrategia, conoces los 4 componentes de productividad y dominas de A a Z la cadena entre objetivos y tareas.

Kit a 0€ (avanzado)

Ni que decir tiene que ahorrar en productividad acaba saliendo extremadamente caro (en dinero, tiempo y esfuerzo), pero hago el ejercicio para que veas que sería posible crearte un conjunto más o menos avanzado de productividad pagando 0€.

El fallo claramente está en el «método» y en que te lo tendrían que contar a través de blogs o algo porque hasta para ZTD (que es lo más ligerito que existe) el libro de referencia se vende en la web del autor por 9,5$. La libreta también deberías conseguirla gratuita y, presento esta opción y no la de «inventarte tu propio método» porque sinceramente, sin guía alguna, creo honestamente desde mi experiencia que ZTD aprendido de oídas es mejor que lo que frecuentemente encuentro bajo la frase de «tengo método propio».

NOTA: Para lograr el 0€ exacto solo valen libretas gratuitas :), si no, existen alternativas.

Kit «tipo GTD» (avanzado)

La pega más grande de GTD es que no cubre todas las necesidades en términos de objetivos y de estrategias, algo por lo que yo defiendo que GTD no es un método de productividad sino una solución de ejecución.

No hay que olvidar que GTD significa «Getting Things Done» o en castellano más o menos «logrando que las cosas se hagan». Como GTD se centra en «hacer», la parte de los objetivos es muy muy ligera (es más «perspectiva» que otra cosa). Y por supuesto, GTD no habla de estrategias, un error garrafal que deja un gran vacío entre objetivos y tareas sin fase de concepción de estrategia. Algo que la inmensa mayoría de usuarios no solo sufre sino que además achacan frecuentemente a que creen que «no lo están usando bien».

Dicho esto, GTD tiene una gran comunidad de fans, tiene muchas aplicaciones creadas específicamente para el método y se trata más de escoger la que más te gusta (y con el precio que te va bien) que el hecho de combinar funciones. Si por ejemplo escogieses FacileThings tu kit podría ser:

Último mensaje

Todo el mundo, tarde o temprano, personaliza su conjunto de herramientas. En el mundo no existen dos iguales.

Si hay algo que debes retener de todo esto son las ideas, la estructura, las funciones básicas y los ejemplos que te he dado. Eso es más importante que los kits exactos que tarde o temprano adaptarás para tener exactamente lo que necesitas.

Espero que verlo así de ilustrado te haya aclarado los conceptos.

¿Necesitas más ayuda?

Tengo más ideas de futuro para esta página pero me paro por ahora. Si tienes dudas específicas, preguntas u opiniones deja un comentario y podré responderte a la vez que tener en cuenta los comentarios para próximas evoluciones de esta sección.

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